Canon kuntien ja kaupunkien tukena murroksessa

Kuntatyöntekijöiden suorittaman työn määrä on ollut tasaisessa kasvussa, johtuen muuttuvasta toimintaympäristöstä, lainsäädännön julkishallinnoille asettamista kasvaneista vaatimuksista ja kuntalaisten tyytyväisyyteen tähtäävien palveluodotusten täyttämisestä. Siirtämällä työvaiheita digitaalisille ja automatisoiville alustoille, varmistetaan ettei työ kulu samojen työvaiheiden toistamiseen. Kun lisäksi sähköisistä työvälineistä- ja tavoista valitaan omaan tarpeeseen parhaiten sopivat vaihtoehdot, saa kunta digitalisaatiosta irti kaiken mahdollisen hyödyn.

Globaalisti 180 000 henkilöä työllistävä Canon lukeutuu maailman suurimpiin yrityksiin. Suomessa Canon palvelee kuntia ja kaupunkeja vahvan maahantuojaorganisaation ja validoitujen Canon Business Center -kumppaneiden avulla, jolloin missä tahansa Suomessa sijaitseva kunta pääsee hyödyntämään samoja korkeatasoisia palveluita.

Markkinajohtajana Canon on valittu puitesopimuskumppaniksi Suomen merkittävimpiin tulostusratkaisuiden hankintasopimuksiin. Digitaalisissa arkistointiratkaisuissa palvelujamme hyödyntävät kunnat, kaupungit, liikelaitokset sekä keskitettyjä ratkaisuja asiakasomistajille tuottavat kuntaomisteiset palveluntarjoajat ja hankintayhtiöt. Canon tarjoaakin kumppaneidensa digitalisaatiomatkalle laadukkaimmat, luotettavimmat ja kustannustehokkaimmat ratkaisut, jonka takaa ISO/IEC 20000-1 sertifioitu palvelunhallinta.

Canonin menestys kuntien ja kaupunkien kumppanina perustuu sähköisinä ja paperisina käsiteltävien ja hallinnoitavien dokumenttien yhteensovittamiseen osaksi organisaation sujuvampaa arkea. Digitalisaation myötä moni työtehtävä onkin siirtynyt sähköiseen maailmaan, jossa informaation tehostunut jaettavuus ja hallinta tukevat aika- ja paikkariippumatonta työtä.

Kaikki tiedonkäsittely ei kuitenkaan ole sähköistynyt. Osa kunnan tekemistä työvaiheista ja prosesseista on toimivampaa ja edullisempaa tehdä analogisesti, perinteisiä ja entuudestaan kaikille tuttuja printtiasiakirjoja hyödyntäen. Sähköisten ja paperisten dokumenttien välillä ei tulisikaan tehdä paremmuusjaottelua, vaan pyrkiä hyödyntämään molemmista käyttöliittymistä parhaimmat ominaisuudet.

On myös hyvä tiedostaa, että matka digitaalisiin työtapoihin ja -ympäristöihin ei ole aina suora tai nopea. Digitalisoituminen edellyttää kunnianhimoisten tavoitteiden asettamista, mutta toisaalta realismia kehitysbudjetin ja aikaresurssien osalta. Kilpailukykyisen kuntayhteisön rakentamisella saavutettavat hyödyt ovat kuitenkin niin merkittäviä, että organisaatioiden on lähes pakko katsoa tulevaisuuteen ja ottaa harkittuja kehitysaskelia omien resurssiensa rajoissa.

Tällä matkalla Canonin rooli on toimia tiedonhallinnan kumppanina ja tarjota asiantuntijuutta ja ratkaisuja, jotka tukevat kunnan tavoitteita ja tuovat mielekkyyttä kuntatyöntekijän päivittäiseen tekemiseen. Parhaimmat muutoshankkeet tähtäävät digitalisaatioasteen reiluun kasvattamiseen, jonka yhtenä tavoitteena pitäisi aina olla ammattilaisten työn helpottaminen. Ja tämä toteutuu, kun kiireisessä arjessa pystytään tehostamaan asioiden hallintaa helppokäyttöisellä nykyteknologialla, joka automatisoi toistuvia tiedonsiirtoja ja ohjaa vaatimustenmukaisessa arkistoinnissa.

Hallintotoimen vastuulla on kunnan elinvoimaisuuden varmistaminen, mikä lähtee kuntabrändin rakentamisesta ja kuntastrategian toteuttamisesta. Kunnalla on nykyään monta tehtävää, ja erilaisen osaamisen varmistamiseksi on oltava vetovoimainen työnantajana, joka hyödyntää hybridityöskentelyn mahdollistavia työvälineitä. Myös kuntalaisten näkökulmasta viestiminen ja palvelujen saavutettavuus sähköisiä kanavia pitkin on tehtävä helpoksi. Kolmantena viestilähteenä toimivat sidosryhmät, jotka voivat koostua kunnan luottamushenkilöistä ja viranomaisista, joiden kanssa kommunikointiin liittyvät vahvat tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden edellytykset. Voidaankin todeta, että kuntien hallintotoimi hallinnoi valtavasti eri lähteistä tulevaa dataa, jonka käsittelyyn ja analysointiin tehokkaalla aikataululla tarvitaan aikaisempaa parempia työvälineitä.

Näiden kriittisten ja toimintaa ohjaavien kuntatietojen käsittelyyn Canonilla on sähköisiä ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää sekä asianhallinnassa että arkistoinnissa, jolloin päällekkäisiä toimintoja ei tarvitse rakentaa. Arkistointikontekstissa sama arkisto vastaa toiminnallisuuksien ja hallinnointivaatimusten osalta käyttö- ja pysyväisarkistoa, jolloin päällekkäisiä hankintoja ei myöskään tarvitse tehdä, vaikka arkistointitarpeet olisivat hyvin monipuoliset ja edelleen kehittymässä.

Kuntaympäristön infraan ja tekniikkaan liittyvä suunnittelu, toimeenpano ja ylläpito ovat teknisen toimen vastuulla, mikä tekee siitä jatkuvasti vahvasti ajankuvaan muovautuvan osaston. Työn luonne ja käytössä olevat työvälineet ovat viimeisinä vuosina kehittyneet merkittävästi sähköisempään suuntaan, jolloin kaikki paikkatietoon liittyvä dokumentaatio ei enää edellytä vierailua paperiarkistoon.

Tontti- ja kaavatietoja ei tulla samaan tapaan tiedustelemaan kunnanvirastolta, kun sisällöt ja tieto on saatu verkkoon, missä se voidaan saumattomasti tarjota kuntalaisille nettipalveluissa. Paperiarkistojen sähköistäminen on siis yleensä teknisten osastoiden primääritavoitteita – ja tämä helpottaa merkittävästi manuaalisia työvaiheita, kun data on paikkariippumattomasti saatavilla. Edellytyksenä on kuitenkin sisällön saaminen hallittuun sähköiseen muotoon, mikä yleensä edellyttää paperiarkistojen skannausta, eli paperien digitalisointia sähköiseen muotoon.

Digitointia tärkeämpää on kuitenkin oikean loppusijoitusarkiston, eli sähköisen tallennuskohteen valinta. Pelkästään tiedon saattaminen sähköiseen muotoon ei prosessia nopeuta, mikäli tieto ei sähköisessä sijainnissa ole helposti metatiedoilla löydettävissä tai integroitavissa muihin käyttöalustoihin. Canonin arkistointiratkaisuilla kunta voi digitoinnin yhteydessä tehdä valinnan käyttö-, pysyväis- ja väliaikaisarkiston osalta, mikä tukee parhaiten kunnan ison linjan valintoja arkistoinnin osalta. Rakenteisen tiedon siirrettävyys sähköisessä muodossa arkistosta toiseen on myös tehokkaampaa, mutta edellyttää johdonmukaista suunnittelua eri järjestelmien välillä. Näiden teemojen lisäksi tuemme kuntia ja kaupunkeja teknisen tulostamisen osalta laiteratkaisuilla, joilla asiakkaat voivat itsenäisesti suorittaa digitointihankkeita.

Sivistysosaston alle lukeutuu laaja kokoelma kuntalaisille tarjottavia palveluita varhaiskasvatuksesta kulttuuriin. Nopeasti digitalisoituvassa maailmassa esimerkiksi tulostettujen opetusmateriaalien hyödyntäminen kaikilla luokka-asteilla on edelleen osoittautunut tärkeäksi opetusvälineeksi. Lyhyidenkin välituntien aikana tulostettavat laadukkaat väritulosteet ja tehtävät vahvistavat opettajan viestintää ja tukevat oppimista aistien kautta sähköistä maailmaa paremmin. Lisäksi sivistyspuolen opetushenkilökunta hyötyy oppilashuollon sähköisestä arkistoinnista, joka helpottaa lainvaatimusten täyttämistä oppilaita koskevan tiedon hallinnassa.

Yksi hyvä esimerkki henkilöstön kuormituksen vähentämisestä on myös kirjastopalvelujen siirtyminen tietyiltä osin omatoimi- ja itsepalveluun. Tämä on joissakin kunnissa tarkoittanut muun muassa sitä, että kaupungin asukkaille on tarjottu tulostusmahdollisuus kirjastoissa, joissa ei ole vakituista kassahenkilökuntaa. Ja tämä taas on ollut mahdollista, koska Canonin kirjastotulostusratkaisut ovat yhteensopivia Suomen käytetyimpien kirjastojärjestelmien kanssa.

Kuntien ja kaupunkien yleishallintoja yhdistää tarve kustannustehokkaille ja sopivasti mitoitettaville ratkaisuille, joiden käyttöönotto päivittäisen työn mahdollistajina tulee tapahtua nopeasti. Canonin kuntaratkaisuja yhdistää skaalautuvuus kunnan kokoiseksi, jolloin myös samalla hankinnan kohteella voidaan täyttää useita käyttötarpeita osastorajat ylittäen.

Pyrimme Canonilla mahdollistamaan kunta-asiakkaillemme ja näissä työyhteisöissä kiireisissä olosuhteissa työskenteleville ammattilaisille markkinoiden parhaimmat työvälineet ja ratkaisut, jotta aikaa jää enemmän kuntalaisten palvelemiseen. Yhteistyömme kuntien kanssa lähtee liikkeelle aina asiakkaan tavoitteiden ja haasteiden läpikäymisestä, jotta yhteiset hankkeet voidaan yhdistää kunnan strategisiin tavoitteisiin sekä huomioida loppukäyttäjien työn mielekkyys ja sujuvuus.