Perinteisesti "toimistotyöntekijällä" on viitattu sekä työskentelypaikkaan että työn tyyppiin – tiedonhallinnan tehtäviin ja viimeisten kahden vuosikymmenen aikana tietokoneella suoritettuun työhön.

Toimistotyön käsite on jälleen muuttunut viime vuosina. Sen sijaan, että organisaatiot olisivat sidoksissa yhteen paikkaan, yhä lisääntyvässä määrin työntekijöiden sallitaan työskennellä missä tahansa. Edellytyksenä muutokselle on säilyttää työn tuottavuus.

Monet asiakkaistamme ovat siirtymässä käyttämään pitkällä aikavälillä hybridityömallia, jossa erilaiset työympäristöt yhdistyvät: päätoimipisteestä tai sivutoimipisteestä työntekijöiden koteihin, jaettuihin yhteistyötiloihin ja liikkeellä ollessa juniin tai lähtöauloihin.

Hybridityön yleistyessä IT-johtajat eivät enää kysy, miten työskentely toimiston ulkopuolella voidaan mahdollistaa, vaan miten se voidaan optimoida mahdollisimman tuottavaksi.

Alla käsittelemme neljä usein kysyttyä kysymystä organisaatioilta, jotka haluavat ylläpitää ja parantaa tuottavuutta hybridityöympäristössä. Kerromme myös, miten Canon voi auttaa näissä tilanteissa.

Jotkut yritykset ovat yhä riippuvaisia paperidokumenteista, eikä tämä tee hybridityömalliin siirtymisestä mahdotonta. Mutta se voi tehdä siirtymisestä monimutkaisempaa.

Heti ei ole pakko siirtyä pelkästään digitaalisiin työnkulkuihin, vaan on tärkeää optimoida ja mitoittaa tulostustarpeet ajan mittaan. Tämä helpottaa tiimien työskentelyä eri sijainneissa ja pienentää kustannuksia sekä talouden että ympäristön kannalta.

Canon on asiantuntija monimutkaisissa dokumentinkäsittelyn työnkuluissa ja integroinneissa, joissa yhdistyvät paperipohjaiset ja digitaaliset prosessit. Ymmärrämme, että organisaatiot ovat eri tasoilla digitalisaatiossa, joten voimme tukea yritystäsi tasosta riippumatta. Organisaatiosi strategian mukaisesti voimme tarjota asiakaskohtaista tukea sopivaan hybridimalliin siirtymisessä.

Vaikka päätoimipisteessä olisi oltava tietty määrä työntekijöitä tiettyinä aikoina, kenellekään työntekijälle ei pitäisi asettaa rajoituksia siksi, että hänen on voitava tulostaa tai skannata.

Canon tarjoaa kaikenlaisiin työympäristöihin suunniteltuja laitteita, kuten työpöydälle sopivia laitteita etätyöskentelyyn ja tehokkaita monitoimilaitteita kiireisiin toimistoihin. Canonin laitteiden monipuolisten yhteyksien ja liittymien ansiosta tiimit voivat käyttää tarvitsemiaan dokumentteja helposti myös toimiston ulkopuolella.

Esimerkiksi imageRUNNER ADVANCE DX C5800 -sarjan laitteilla dokumentit voi skannata suoraan pilvipohjaisiin alustoihin, kuten OneDriveen ja Dropboxiin, tai olemassa oleviin työnkulkusovelluksiin. Niitä voi myös arkistoida tai luokitella automaattisesti koneoppimisohjelmistolla, mikä helpottaa dokumenttien jakamista, työnkulkujen jatkamista eri paikoissa ja vähentää manuaalisia virheitä.

Canonin Print Business- ja uniFLOW Online Print & Scan -sovellusten kaltaisten mobiilisovellusten yhteensopivuuden ansiosta työntekijät voivat myös lähettää asiakirjoja tulostettavaksi tai vastaanottaa sähköisiä asiakirjoja mobiililaitteisiinsa liikkeellä ollessaan, jotta työt sujuvat tehokkaasti sijainnista riippumatta.

Canonin laitteisiin voidaan asentaa kattava valikoima ohjelmistoja, jotka toimivat saumattomasti laitteidemme kanssa. Ratkaisumme, kuten Dokumentinhallinta pilvipalveluna, tarjoavat täydellisen dokumentinhallinta- ja yhteistyöpalvelun kaikkiin hybridityömalleihin. Tämä on pilvipohjainen sijainnista riippumaton alusta, jonka avulla työntekijät voivat hakea, käyttää ja käsitellä asiakirjoja tietoturvallisesti ja nopeasti ja mistä tahansa.

Mieti ensin, mitä kipupisteitä työnkulkuihin liittyy, jos ne viedään toimipaikan ulkopuolelle. Dokumenttiprosessien automatisointi on todella suositeltava ratkaisu toistuvien ja jäsennettyjen tehtävien käsittelyyn. Jos tämä yhdistetään hybridityöhön, sinun pitäisi keskittyä sellaisten toistuvien tehtävien automatisointiin, joita tiimin jäsenten on yleensä hallittava itse.

Canon on auttanut lukemattomia organisaatioita ottamaan nämä prosessit hallintaansa. Teknologiamme auttavat vähentämään henkillöstön työkuormitusta, jolloin työnkulut etenevät tehokkaasti samalla kun ajankäyttö kohdistetaan lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

Dokumentinhallinta pilvipalveluna –ratkaisu tarjoaa esimääritetyt ja automatisoidut työnkulut sekä liittymät yleisimpiin liiketoimintasovelluksiin, kuten sopimusten hallintaan ja laskujen käsittelyyn. Laitteitamme hankkivat organisaatiot voivat ottaa digitaaliset työnkulut välittömästi käyttöön suoraan laitteista, mikä auttaa pitämään toiminnan tehokkaana kaikissa toimipaikoissa.

IT-toimintojen hallinta hybridityöympäristössä ei ole yksinkertaista. Siinä on huomioitava esimerkiksi tiimien pääsy tietoihinsa ja dokumentteihinsa, ja estettävä uusien tietoturvauhkien syntyminen.

Jotta hybridityöskentely olisi mahdollisimman tehokasta, on tärkeää saada kokonaiskuva IT-laitteista. Vaikka organisaatiosi toimii useissa toimipisteissä, sijainnit eivät ole toisistaan riippumattomia. Tiimien on voitava viestiä ja olla yhteyksissä saumattomasti. Jos IT-toiminnoissa valitaan hajanainen lähestymistapa, jossa työkalut ja ratkaisut haalitaan kokoon ilman strategiaa, tuloksena voi olla katkonaisia työnkulkuja ja integraatio-ongelmia, joista aiheutuu lisää viiveitä ja monimutkaisuutta.

Tässä ei ole kyse ainoastaan teknologiasta, vaan tarvitaan sellaista teknologiaratkaisua, jonka osat toimivat saumattomasti keskenään ja eri sijaintien välillä. Tämä on Tiedonhallinnan ratkaisujemme ydin: laitteistojen, ohjelmistojen ja palvelujen ekosysteemi, joka on suunniteltu tukemaan tehokasta työskentelyä missä tahansa. Tämä laadullisesti testattu teknologiaympäristö on suunniteltu toimimaan yhteensopivasti ja vähentämään työntekijöiden ja IT-tiimin työn monimutkaisuutta ja keskeytyksiä.

Tiedämme myös, että laitekannan hallinta on parhaimmillaankin hankalaa, ja tämä pitää paikkansa erityisesti silloin, kun laitteet eivät edes sijaitse yrityksen tiloissa. Pilvipohjainen uniFLOW Online -ohjelmistomme tarjoaa yhden alustan kaikkien työympäristöjen yhdistämiseen. Alustan avulla voit hallita laitekantaa keskitetysti riippumatta siitä, missä laitteet sijaitsevat, aina käyttäjien tietoturvamäärityksistä tulostusmäärien valvontaan, missä tahansa työskenteletkin.

Tuottavuus on sidottu organisaation tekemään tulokseen, ja siksi se on jokaisen johtajan prioriteeteissa korkealla. Monissa organisaatioissa on huolia siitä, miten perinteisten toimintamallien muuttaminen vaikuttaa työntekijöiden tuottavuuteen.

Oikean kumppanin ja oikean ekosysteemin valinta tarkoittaa, että hybridityöskentelyn aikana liiketoiminnan jatkuvuus varmistetaan ja nykyiset työnkulut voidaan uudistaa sekä optimoida ne tuottavuuden parantamiseksi.

Oikeanlaiseen teknologiaan investoiminen ei siis ainoastaan helpota hybridityöskentelyä juuri nyt. On tärkeää nähdä organisaation tulevaisuus mahdollisuutena jatkuvaan kehittymiseen. Tämä perusta auttaa IT-tiimejä valmistelemaan organisaation muutoksia varten ja helpottaa jatkokehitystä ja optimointia tulevaisuudessa.