Kuinka arkiston digitoinnista voi selvitä voittajana?

Julkishallinnossa digitalisaatiota ja siihen linkittyvää digitointia kirittävät paitsi uusi tiedonhallintalaki myös tehokkuuden vaatimukset. Miten arkiston digitointihankkeesta ja sähköiseen arkistoon siirtymisestä voi suoriutua voittajana? Arkiston digitointiin liittyy paljon olettamuksia, joiden paikkansapitävyyttä halusimme lähteä selvittämään. Istuimme alas digitointihankkeista pitkän kokemuksen omaavan aluejohtaja Niko Haapamäen kanssa ja pyysimme häntä vastaamaan tiukkoihin väittämiin, jotka koskevat julkishallintoa ja arkistojen digitointia.

Väite 1: Julkishallinto ei ole edistyksellinen digitalisaatiokehityksessä

”Toisin kuin saatetaan olettaa, julkishallinto on voimakkaasti eteenpäin menevä. Edistykselliset kunnat ovat pitkällä sähköistämisessä ja sähköistetyn tiedon hyödyntämisessä. Digitalisoitu tieto laajentaa mahdollisuuksia ja nopeuttaa sähköisten palveluiden sekä robotiikan käyttöönottoa”, Niko Haapamäki sanoo.

Tärkeintä Haapamäen mukaan onkin julkishallinnossa tehdä päätös digitaaliseen ympäristöön siirtymisestä ja tiedon hyödyntämisestä sekä siitä, että jatkossa tuotetaan vain digitaalista materiaalia ja siirrytään digitoimaan vanha arkisto vaiheittain.

Väite 2: Sähköinen arkistointi on ylitsepääsemätön urakka

”Sähköinen arkistointi on iso urakka. Mutta osaavan ja kokeneen kumppanin kanssa on helpompi lähteä pureskelemaan iso kokonaisuus paloiksi. Arkiston digitointi sujuu parhaiten, kun arkiston digitointi siirtymävaiheistetaan. Moderni järjestelmätoimittaja tarjoaa avoimia rajapintoja järjestelmiin, mikä helpottaa tarpeeseen sopivan kustannustehokkaan ratkaisun valintaa”, Haapamäki painottaa.

”Meidän roolimme on ollut tuoda johdolle ymmärrystä, mitä ollaan päättämässä ja mihin ollaan menossa, mutta samaan aikaan olemme arkistonhoitajan tukena”, Haapamäki kertoo.

”Digitaalisessa muutoksessa arkistonhoitajan rooli kasvaa ja vaatii näkemystä uudesta kokonaisuudesta. Järjestelmätoimittajan asiantuntemus ja kokemus vähentävät kunnan omien resurssien tarvetta mm. tiedonohjaussuunnitelman teossa, materiaalin seulonnassa, digitoinnissa ja monessa muussa asiassa, johon vaaditaan arkistoasiantuntemusta”, Haapamäki sanoo.

Väite 3: Asiakirjojen lajittelu ja tietojen poiminta asiakirjoista on työlästä

”Nykypäivänä sen ei tarvitse olla enää vaikeaa. Me Canonilla pystymme tuomaan avuksi koneluentaa ja tekoälypohjaista oppivaa tekniikkaa”

Haapamäki toteaa. Haapamäki kertoo, että tietojen poiminnan automatisoinnilla mahdollistetaan pienenkin kunnan mahdollisuus luopua paperiarkistosta. Arkistonhoitajan ei enää tarvitse viedä tietoa arkistoon kuten aiemmin. Näin tiedon löydettävyys, kustannustehokkuus ja sähköisten palveluiden tarjonta paranevat.

Väite 4: Tiedon tallentaja voi mokata tallentaessaan

”Tämä toteamus tulee vastaan melkein aina. Vastakysymykseni on, että eikös se ole sama paperisen arkiston kanssa, jossa useimmassa kunnassa joku voi laittaa paperin väärään paikkaan tai hakea arkistosta paperin, eikä koskaan palauta sitä. Sähköisessä ympäristössä ei tarvitse palauttaa dokumenttia takaisin arkistoon, koska sitä ei voi koskaan ottaa sieltä pois”, Haapamäki muistuttaa.

”Jatkossa järjestelmä ohjaa tallentajaa ja huolehtii enemmän tarpeellisesta tietojen tallennuksesta. Järjestelmä huomioi automaattisesti myös säilytysajat ja sen, ketkä pääsevät tietoon käsiksi.”

Väite 5: Järjestelmien käyttö on vaikeaa ja ihmisiä on vaikea saada käyttämään niitä

”Uskallan väittää, että Canon Säilö on Suomen helppokäyttöisin ja joustavin arkisto, koska se on alun perin suunniteltu sujuvaan dokumentinhallintaan ja siinä on ajateltu loppukäyttäjää”, Haapamäki sanoo.

”Kunnissa käytössä olevat järjestelmät ovat usein niin vaikeakäyttöisiä, että pääkäyttäjien lisäksi on vaikea saada muita mukaan. Sen sijaan Canonin tarjoamassa arkistoratkaisussa kaikki käyttävät sitä mahdollisimman helposti ja toisinaan arkisto toimii taustalla tukien käyttäjää työssään.”

Väite 6: Sähköinen arkisto on kallis

”Niin se onkin, jos se on monessa paikassa. Mitä useampi sähköinen arkisto kunnassa otetaan käyttöön, sitä useampaan kertaan arkiston kustannuksia joudutaan maksamaan. Suosittelen miettimään keskitettyä arkistoa, koska keskittämällä vältytään turhalta työltä ja moninkertaisilta toteutus- ja ylläpitokuluilta”, Haapamäki muistuttaa.

”Tämän hetken iso ongelma kunnissa on se, että hallintokunnat ostavat tai haluavat ostaa järjestelmiä itse. Mikäli kunnassa ei vielä ole määritetty strategiaa arkiston osalta tai tulevaisuuden toiminnasta, voidaan ostaa suuri määrä operatiivisia järjestelmiä, jotka tarvitaan joka tapauksessa, mutta samaan aikaan tullaan hankkineeksi monta säilytyspaikkaa”, Haapamäki pohtii.

Väite 7: Sähköisiin tietoihin liittyy paljon tietoturvauhkia

Tietoturvauhat herättävät usein huolta, kun puhutaan sähköisistä tiedoista. Mitä vastaat huolestuneille?

”Teknologia on auditoitua ja todettu tietoturvalliseksi ja usein tietoturvariskit liittyvätkin ihmisten väärinkäytöksiin. Varmasti sähköiseen ympäristöön liittyy tietoturvahaasteita, mutta toisaalta kehitys on väistämätöntä. Sähköisistä järjestelmistä saamme esimerkiksi lokitietoja jälkitietämyksen laajentamiseksi. Analogiseen malliin verraten tämä on turvallisempi tapa. Järjestelmissämme olevat GDPR-sertifioinnit ovat tehty ja meille yksi tärkeimmistä asioista on se, että alustamme toimivat ja kestävät erilaiset tietoturvahyökkäykset.”