Neljä syytä miksi as-a-service -hankintamalli on IT-tiimien tulevaisuus

IT:n rooli on muutoksen kourissa. IT-tiimi on perinteisesti ollut vastuussa teknologian käytön hallinnasta, kuten paperitukosten korjaamisesta tai toimiston nettiongelmien selvittämisestä. As-a-service -hankintamallin myötä kaikki on kuitenkin muuttunut. Ohjelmistohankinnoissa suosittu palvelujen hankintatapa on levinnyt kaikkien IT-hankintojen, kuten tietoturvan ja laitehallinnan piiriin¹. Miksi?

Viime vuosina työympäristöissä on tapahtunut valtava muutos, sen jälkeen kun yritykset luopuivat keskitetyn toimistotyöskentelyn vaatimuksestaan. Tämän muutoksen myötä IT-alankin on täytynyt pohtia uudelleen sitä, miten se palvelee hybridityöskentelyä ja liikkuvaa henkilöstöä.

Samaan aikaan yritysten luottamus as-a-service -hankintoihin on kasvanut. Ne ovat nyt osoittaneet selvästi arvonsa tuomalla joustavuutta, kustannustehokkuutta, mielenrauhaa ja mahdollisuuden irrottautua kalliista laite- ja ohjelmistoinvestoinneista. As-a-service -hankintamalleja sovelletaan yhä useampien toimialojen teknologioihin ja palveluihin.

Viime vuosina olemme kokeneet dramaattisia muutoksia maailmassa, koronaviruspandemiasta kansainvälisiin selkkauksiin. Tällaisina aikoina as-a-service -hankinnat toimivat lääkkeenä jatkuvaa toimintaympäristön epävarmuutta ja IT-hallinnan haasteita vastaan.

Etä- ja hybridityö eivät suinkaan ole uusia konsepteja, mutta viime vuosina niiden merkitys on kasvanut voimakkaasti. Laajan etätyö-aallon vuoksi organisaatioiden on pitänyt ottaa käyttöön uusia käytäntöjä todella nopeasti. Kannettavilla tietokoneilla ja etätyöratkaisuilla IT on jatkuvasti tukenut toimiston ulkopuolella työskenteleviä. Hybridityön tukeminen lisäsi merkittävästi tietotekniikan ja desktop-laitteiden as-a-service -hankintoja, jotka nousivatkin vuonna 2021 peräti 38,5 prosenttia ja 67,7 prosenttia².

Uusien ominaisuuksien hankkimiseksi yritykset joutuivat usein ostamaan kalliita laitteita etukäteen, mikä tarkoitti yleensä yrityksen tiloissa käytettävän tietotekniikan hallintaa.

Siihen as-a-service -hankintamalli tarjoaa tehokkaan vaihtoehdon. Tämän mallin avulla organisaatiot ostavat mahdollisuuden käyttää kapasiteettia ilman että itse teknologiaratkaisu on heidän vastuullaan. Tämän ansiosta IT-tiimit voivat luoda kaikkia osapuolia hyödyttävän tilanteen, joissa voidaan toteuttaa sisäisiä innovaatioita ja samalla vähennetään rajoituksia ja riippuvuutta toimipaikkaan.

Näin IT-tiimit pystyvät vastaamaan asiakkaiden vaatimuksiin ja lisäämään joustavuutta. Teoriassa, jos yritys hyödyntäisi tätä tapaa koko yritysympäristössään, se voisi toimia täysin etätyömallilla, eikä keskitetyille IT-resursseillekaan tarvittaisi kiinteää työskentelypaikkaa. Näin myös IT-tiimi voisi työskennellä missä tahansa.

As-a-service -hankinnat tarjoavat helpomman elämän IT-tiimeille. Laitteistojen ja ohjelmistojen hallinta paikan päällä vie aikaa, mutta se on entistä haastavampaa silloin kun työntekijät työskentelevät toimitilojen ulkopuolella ja tekniikan ylläpito tai ongelmien korjaaminen vaikeutuu.

Kun laitteet on ostettu palveluna, palvelutoimittaja on vastuussa laitteen suorituskyvyn varmistamisesta riippumatta siitä, onko kyse riittävästä väriaineen määrästä laitteessa tai tietoturvapäivitysten ajantasaisuudesta. Tämän ansiosta IT-tiimien ei tarvitse itse ylläpitää laitteita ja työntekijät saavat parempaa palvelua - mikä vähentää käyttökatkoksia ja turhautumista. Laitteiden hallinnan ulkoistamiseksi on kehitetty uusia ratkaisuja, kuten Canonin PRaaS -tulostusratkaisu.

Palvelutoimittajat liittävät usein palveluratkaisuun mukaan houkuttelevia lisäarvopalveluita, kuten raportointia ja resurssienhallintaa. Tämä säästää IT-tiimien aikaa suorituskyvyn mittaamisessa ja optimoinnissa, mutta tarjoaa myös organisaatioille paremman näkyvyyden teknologian käyttöön.

Läpinäkyvyys on erityisen tärkeää, koska monilla organisaatioilla on kausikohtaista vaihtelua, mikä vaikuttaa tarpeisiin. Esimerkiksi työntekijöiden sijainnin muutokset voivat vaikuttaa toimistolaitteiden, kuten tulostimien ja skannereiden, käyttöön. Säännöllisten tai reaaliaikaisten käyttötrendien avulla organisaatiot voivat seurata, tuottavatko nykyiset palvelut sitä, mitä tarvitaan.

Näiden tietojen saaminen aiheuttaisi silti ongelmia, jos ne osoittaisivat että hankittu palvelu ei toimi, eikä sopivaa ratkaisua ole tarjolla. Onneksi näin ei yleensä ole. Palvelun lisähyötynä on, että organisaatiot voivat yleensä muokata palvelusopimustaan vastaamaan kysyntään. Tämän ansiosta IT-tiimit pystyvät vastaamaan jatkuvasti muuttuvan ympäristön tarpeisiin, yleensä ilman riskiä sitoutumisesta pitkäkestoiseen, joustamattomaan sopimukseen.

As-a-service -sopimus ei ainoastaan tarjoa IT-tiimeille helpompaa elämää, vaan se voi myös korostaa heidän rooliaan liiketoiminnassa. Perinteisessä toimintamallissa suuri osa IT-tiimin vastuusta on huolehtia päivittäisestä ylläpidosta. IT-tiimit voivat keskittyä roolinsa strategisempiin osa-alueisiin, kun ne luovuttavat hankalampia tehtäviä palvelutoimittajalle, esimerkiksi ohjelmistopäivitysten aikataulutuksen ja laitteiden valvonnan.

Tämä myös auttaa muuttamaan käsitystä IT-tuesta. Perinteisesti sitä on pidetty erillisenä yrityksen tukitoimintona, mutta nykyään teknologian merkitys yrityksen laajemman strategian määrittelyssä ja toteuttamisessa ymmärretään paremmin. IT-tiimit pystyvät entistä paremmin vastaanottamaan tämän roolin, koska päivittäisiin toimintoihin kuluu vähemmän aikaa.

As-a-service -malli on jo pitkään mullistanut yritysten tavan ostaa ohjelmistoja. Nopeat muutokset työtavoissamme ovat yhä vauhdittaneet kiinteähintaisten palvelujen kasvua, kuten infrastruktuurin ja laitteiden hankintaa palveluna. IT-johtajat etsivät yhä enemmän hankintamalleja, jotka lisäävät joustavuutta ja vähentävät riippuvuutta yrityksen toimitiloista. As-a-service -hankintamalli tarjoaa nämä hyödyt samalla kun IT-tiimit voivat vähentää päivittäisten IT-toimintojen hallintaa. Tämä puolestaan antaa IT-johdolle mahdollisuuden toteuttaa strategisempaa roolia.

Oletko kiinnostunut joustavammasta tavasta hankkia tulostaminen palveluna? Tutustu Canonin PRaaS-palveluratkaisuun