Katsaus nykypäivän toimistotyöntekijöiden tuottavuuteen, tietoturvaan ja pilvipalvelujen tuomaan tehokkuuteen

Hybridityöskentelyn yleistyminen on mullistanut monien yritysten toimintatapoja. Työntekijät työskentelevät nyt usein eri paikoissa, kuten toimistolla, kotona, yhteistyötiloissa tai jopa mobiililaitteilla liikkeellä ollessaan.

Samaan aikaan pilvipalvelut ovat vakiintuneet käyttöön ja digitalisaatio ja automaatio ovat lisääntyneet. Tämän päivän työntekijöillä onkin ennennäkemättömän paljon vaihtoehtoja asiakirjojen käsittelyyn.

Eri paikoissa oleviin laitteisiin tulostaminen ja luottamuksellisten asiakirjojen turvallinen skannaaminen ovat erittäin tärkeitä tehokkaissa liiketoimintaprosesseissa, jotta asiakirjat voidaan arkistoida ja noutaa ilman, että tietoturva vaarantuu.

Tulostuksen- ja asiakirjanhallinnan markkinajohtajana näemme, että toimistotyöntekijät eivät aina hyödynnä tulostus- ja skannaustoimissaan organisaation kaikkia olemassa olevia pilviratkaisuja. Sama koskee tulostus- ja skannauslaitteiden ominaisuuksien käyttöä. Tämä tarkoittaa, että yritysten pilvitekniikkaan tekemien investointien hyötyjä ei maksimoida.

Tekemällä yksinkertaisia muutoksia siihen, miten työntekijät tulostavat ja skannaavat, organisaatioissa voidaan lisätä tuottavuutta, säästää aikaa työläissä ja toistuvissa tehtävissä sekä parantaa tietojen ja asiakirjojen tietoturvaa. Toimimalla tehokkaammin organisaatio voi myös edistää vastuullisuustavoitteita.

Tunnistatko nämä haasteet?

• Sinun on matkustettava säännöllisesti toimistolle, jotta voit tulostaa asiakirjoja tai toimittaa tärkeitä lomakkeita käsittelyyn.
• Sinun on lähetettävä asiakirjat sähköpostiosoitteeseesi ja jaettava ne sitten kollegoillesi liitteinä, tai asiakirjoja on jaettu sinulle samalla tavalla.
• Sinun on tallennettava tietokoneeseesi mahdollisesti luottamuksellisia asiakirjoja, kuten ansioluetteloita tai sopimuksia.
• Sinun on vaikea löytää asiakirja, muistaa sen nimeä tai tallennuspaikkaa.
• Skannaat asiakirjapinoja toimiston monitoimitulostimen normaalilla skannaustoiminnolla. Tiedostot on sen jälkeen eroteltava ja nimettävä käsin työpöydän ääressä.

Skannaus pilveen parantaa asiakirjojen hallintaa, sillä asiakirjat ladataan automaattisesti keskitettyyn pilvipalveluun, mikä helpottaa tietojen hakemista, käyttämistä ja noutamista sekä parantaa yhteistyötä. Näin tiimit voivat käyttää ja jakaa skannattuja asiakirjoja helposti työskentelypaikasta riippumatta.

Erilaisista tutkimustiedoista ilmenee, että työntekijät voivat hukata päivässä jopa kaksi tuntia tietojen hakemiseen, ja yli 76 % myöntää säilyttävänsä itsellään kopioita asiakirjoista, mikä estää yhteistyötä.

Koska digitalisaatio vähentää paperinkäyttöä, organisaatiot voivat toimia entistä vastuullisemmin ja säästää samalla paperissa, tulostuksessa ja säilytystilassa.

Lisäksi arkaluonteisten asiakirjojen tallentaminen paikallisesti ja niiden jakaminen sähköpostitse voi aiheuttaa organisaatiolle vakavia seurauksia, jos tietoturva vaarantuu siksi, että asiakirjan useita kopioita on hallitsemattomasti hajallaan eri paikoissa.

Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Canonin palkitut pilvipalveluita tukevat monitoimilaitteet ja markkinoiden johtavat pilviratkaisut tarjoavat yhdessä saumattoman integroinnin kaikkiin suosittuihin pilvitallennusratkaisuihin, joita käytetään nykyisin yrityksissä, kuten Microsoftin OneDrive for Businessiin, OneDriveen, SharePointiin ja Teamsiin sekä Google Workspaceen.

Canonin pilviratkaisut vastaavat liiketoiminnan moniin eri tarpeisiin, ja ne edistävät entistä tuottavampia tulostus- ja skannaustapoja sekä yksittäisten käyttäjien että suuryritysten tasolla:

• Canon Cloud Connector
• Pienille organisaatioille sopiva perustason ratkaisu, joka mahdollistaa pilvitulostuksen ja -skannauksen mahdollisimman vähäisillä IT-resursseilla.
• uniFLOW Online Cloud Essentials
• Asiakkaille, jotka tarvitsevat suojatun tulostuksen sekä muita asiakirjanhallinnan perusominaisuuksia, kuten raportoinnin, keskitetyt laitteet ja käyttäjähallinnan.
• uniFLOW Online
• Skaalautuva pilvipohjainen tulostus- ja skannausratkaisu, joka tarjoaa saumattoman hybridityöskentelyn, laajan laiteyhteensopivuuden ja tukee myös monimerkkiympäristöä. Se myös mahdollistaa edistyneet skannaustoiminnot, kuten useiden asiakirjojen eräskannauksen sekä asiakirjojen automaattisen tallennuksen, käsittelyn ja indeksoinnin niiden sisältämien tietojen perusteella jatkokäsittelyä varten. Sama pilviratkaisu ei kuitenkaan sovi kaikille. Tämä riippuu yksittäisen organisaation tarpeista. Mitä työnkulkuja organisaatiossa on? Mikä on organisaation koko? Millaisia ovat hybridityöjärjestelyt? Olipa kyse pilvipalveluita tukevista tulostus- ja skannauslaitteista, ratkaisuista tai palveluista, Canonin tiedonhallinnan ratkaisujen valikoima voi auttaa hyödyntämään nykyisiä investointeja, kuten pilvipohjaisia tallennusratkaisuja, tehostamaan tuottavuutta ja parantamaan koko organisaation tietoturvaa.