Arkistoinnin suunnittelussa keskeistä on huomioida ulkoiset arkistoa koskevat vaatimukset sekä organisaation sisäiset vaatimukset arkistolle. Tietoa voidaan arkistoida nykyhetken tarpeita ajatellen, jolloin ketterä käyttöarkisto on hyvä vaihtoehto päivittäiseen käyttöön. Toisaalta pitkäjänteiseen digitaaliseen maailmaan siirtyminen edellyttää myös pysyväisarkistoinnin kehittämistä. Voidaankin sanoa, että käyttötarkoitus ohjaa käyttö- ja pysyväisarkiston valintaa, ja silloin on hyvä tunnistaa näiden kahden arkistomallin erot.

Sähköinen käyttöarkisto toimii perinteisen dokumentinhallinnan tapaan keskitettynä tallennuspaikkana. Arkistokategorioiden ja metatietojen rakenne voi olla hyvin yksinkertainen riippuen siitä, minkälaista toimintoa arkisto asetetaan palvelemaan. Ratkaisu voi olla myös varsin toimielinkohtainen ja määräajaksi suunniteltu sijainti, jonne päivittäinen dokumentaatio keskitetään esimerkiksi verkkolevyn sijaan.

Sähköinen pysyväisarkisto toimii sähköisen dokumentaation loppusijoituspaikkana, eli tietoa ei ole tarkoituksenmukaista enää siirtää toisaalle, kun se on kertaalleen saatu pitkäaikaisarkistoon. SÄHKE2-suositusten perusteella rakennettu pysyväisarkisto määritettyine metatietoineen voi olla työlään tuntuinen päivittäiseksi työkaluksi, mihin se ei ole tarkoitettukaan. Jos kyse on tiedostojen muokkaamisesta ja jakamisesta organisaation sisällä ja ulkoisille sidosryhmille, käyttöarkisto voi tarjota tähän ketterän vaihtoehdon. Pysyväisarkiston tarkoitus on pitää data turvallisesti tallessa, jolloin tallennettuja tiedostoja ei tulla enää koskaan muokkaamaan.

Sähköinen käyttöarkisto voidaan rakentaa asiakkaan tarpeiden perusteella ”käyttäjänsä näköiseksi”. Metatietoja ja arkistoja voidaan lisätä joustavasti ja nopeasti sekä muokata ja poistaa tarpeiden mukaan. Koska käyttöarkistoa voidaan muokata, siitä voidaan suunnitella oikeasti juuri niin ketterä ja helppokäyttöinen kuin halutaan.

Kyseisessä räätälöintityössä asiakas pääsee vaikuttamaan suurelta osin lopputulokseen. Yleensä käyttöönoton yhteydessä tai pienen testijakson jälkeen tehdään vielä viimeisiä silauksia, jolloin käytännön työskentelytavat tulevat huomioiduksi arkiston rakenteessa ja käytettävyydessä. Käyttöarkiston osalta viimeistelyt saatetaan ottaa käyttöön vielä senkin jälkeen, kun järjestelmä on jo ollut osaston päivittäisessä käytössä.

Sähköinen pysyväisarkisto omii rakenteensa Kansallisarkiston SÄHKE2-suositusten mukaisesti, eli pysyväisarkisto ei ole asiakkaan toiveiden mukaisesti vastaavasti räätälöitävissä. Mikäli arkiston rakennetta muokattaisiin, se ei enää täyttäisi sille asetettuja suosituksia sähköisen säilytyksen osalta. Käytännössä ero näkyy metatietojen hallinnassa, kun käyttöarkiston tapaan niitä ei voida muokata omien mieltymysten mukaisesti, vaan järjestelmän muotoseikat tulevat ikään kuin annettuna. Koska rakenne ei ole räätälöitävissä, varmistutaan myös oikeaoppisesta arkistoinnista parhaiden käytäntöjen mukaisesti ja järjestelmän rakennetta noudattamalla asiakas tallentaa tiedot aina oikein.

Sähköinen käyttöarkisto on keskitetty ratkaisu, jolla vähennetään tiedon henkilöitymistä ja kasvatetaan digitalisuuden määrää korvaamalla paperisidonnaisia prosesseja. Toisena päämääränä voi olla työn kokonaisvaltainen sujuvoittaminen ja automatisointi, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa tuottavampiin tehtäviin. Näiden lisäksi olennainen tavoite on henkilökohtaisten tallennuspaikkojen yhtenäistäminen keskitettyyn tietoarkistoon ja koko organisaation tiedon löydettävyyden lisääminen.

Sähköinen pysyväisarkisto taas on sähköisen säilytyksen mahdollistaja, jolloin paperiversioita ei enää tarvitse taltioida paperiarkistoon. Voidaankin sanoa, että paperiarkistojen korvaaminen sähköisellä arkistolla on yksi nykyajan muutosajureista. Pysyväisarkistossa tiedostot myös tallennetaan aina lain edellyttämällä tavalla, johtuen SÄHKE2-suosituksiin perustuvista vakioiduista rakennevaatimuksista. Tallentamalla tietoa arkiston vaatimalla tavalla varmistutaan, ettei tallennuksessa tapahdu virheitä ja kaikki huomioitavat asiat tulevat tehdyksi.

1 Aloita
Aloita kuvaamalla prosessit tapahtumaketjuiksi. Jos prosessien kuvaaminen tuntuu haasteellista, hahmottamista yleensä yritetään suorittaa liian ylätasolta. Prosessien kuvaamiseen ja hahmottamiseen kannattaa lähteä henkilö- ja dokumenttitasolta, eli jokaisen työn sisällöstä ja tekemisen tavoista.

2 Tunnista
Tunnista mitä tietoa taltioidaan paperiarkistoon ja mitä tietoa laki velvoittaa taltioimaan pysyväisarkistoon. Tähän vaiheeseen mahdollisesti jo valmiina oleva tiedonohjaussuunnitelma voi antaa valmiita työkaluja.

3 Pohdi
Pohdi, miten arkistoitua tietoa tullaan hyödyntämään ja miten sitä halutaan etsiä. Usein dokumenteissa käytetyt metatiedot saadaan haettua muista järjestelmistä tai pääteltyä tekoälyn avulla.

4 Määrittele
Määrittele kenen tarpeita arkistointihanke tulee ensisijaisesti palvelemaan. Arkiston hankinnassa on hyvä huomioida laajennettavuus useiden toimielinten käyttöön, mutta lähtökohdaksi kannattaa alussa asettaa vähemmän kunnianhimoinen tavoite. Ellei sitten hankkeeseen ole käytettävissä merkittävästi resursseja ja aikaa.

5 Älä unohda
Älä unohda arkiston laajennettavuutta, koska sillä tavoin investoinnille saadaan parempi tuottosuhde, kun käyttöastetta kasvatetaan kunnan toiminnoissa.

6 Muuta
Muuta työtapoja arkistointiprojektin aikana. Muuten edessä on uusi digitointiprojekti parin vuoden päästä. Paperilla olevien prosessien siirtäminen sähköiseen maailmaan automatisoi tiedon käsittelyyn ja taltiointiin liittyviä käytäntöjä, mahdollistaa kustannushyödyt ja varmistaa lain edellytysten täyttymisen ¬– mutta uudet ratkaisut myös poikkeuksetta tehostavat työskentelyä. Lisäksi Canonin käyttö- ja pysyväisarkistojen alustana toimii yhtenäinen teknologia, jonka ansiosta samalla hankinnalla voidaan tukea useita digitaalisen kunnan toimintoihin tähtääviä hankkeita.