Tarvelähtöisen dokumenttituotannon monet edut
Tarvelähtöisen dokumenttituotannon automatisointi nopeuttaa liiketoiminta- ja tuotantoprosesseja muodostaen omasta materiaalituotannosta yhden lisäkilpailuedun. Ajantasaiset ja sisällöltään kohdennetut sekä ulkoasultaan laadukkaat dokumentaatiot ovat myös osa yrityksen tarjoamaa asiakaskokemusta. Ja koska make or buy -päätökset ovat tärkeä strateginen valinta, kannattaa omaa tulostusprosessia pohtia monesta eri kulmasta.
1) Ajantasaisuus: Kuinka usein tulostettavien dokumenttien sisältö ja tiedot muuttuvat? Kuinka kriittistä sisällön ajantasaisuus on ja voiko virheistä muodostua liiketoiminnallisia riskejä? Omassa tulostustuotannossa dokumentteja ja niiden sisältöä voidaan muuttaa joustavasti aina tarpeen vaatiessa. Näin dokumentit eivät ole ainoastaan ajantasaisia, vaan lisäksi niistä muodostuu dynaamisia sekä juuri käyttötarkoitukseensa tehtyjä.
2) Tarvetulostus: Kuinka laaja erilaisten tulostettujen dokumentaatioiden kirjo on ja kuinka paljon nykyisin syntyy hukkaa vanhentuneista dokumentaatioista? Omassa tulostustuotannossa tulosteita voidaan tuottaa vain kulloinkin tarvittava määrä ja materiaalien varastoarvot voidaan pitää matalina tai poistaa varastointitarve kokonaan.
3) Automaatio: Onko nykyinen tilaus-toimitusprosessi tehokas? Kuinka paljon se sitoo resursseja? Entä kuinka läpinäkyvä se on organisaatiolle? Omassa tulostustuotannossa voidaan ottaa helpommin käyttöön dokumenttien koonnin, luonnin ja tulostamisen automaatiota – hyödyntäen jo olemassa olevaa toiminnanohjausratkaisua ja dokumenttien hallintajärjestelmää. Näin laadukkaiden tulosteiden luominen sekä tuottaminen nopeutuu ja helpottuu merkittävästi.
4) Osaaminen: Pitääkö yrityksen palkata dokumentaatioiden tulostusvastaava? Ei, sillä tulostaminen itsessään ei vaadi erityisosaamista tai ylimääräisiä resursseja. Hyvin toteutettuna tulostusprosessit on helppo hallita nykyisellä henkilöstöllä myös sairastumis- tai muutostilanteissa.
5) Kysynnän vaihtelut: Jos tulosteiden tarve on tasaista ja määrät merkittäviä, kannattaa tulostaminen yleensä hoitaa itse. Valitettavasti suuret vaihtelut kysynnässä johtavat usein ulkoistuspäätökseen, vaikka ”piikkeihin” voitaisiin varautua järkevästi mitoitetuilla laiteinvestoinneilla.
6) Saatavuus: Ulkoistuspäätös vaikuttaa usein toimitusketjun riskien hallintaan. Etenkin viime aikoina on todettu, että omaan dokumentaatioiden tuotantoon panostaneet yritykset ovat hyötyneet valinnoistaan.
7) Ulkoasu ja viimeistely: Ovatko tulostetut dokumentit aina ulkoasultaan ja viimeistelyltään samanlaisia tai samantyyppisiä – vai vaativatko ne erikoisviimeistelyä, räätälöintiä tai asiakaskohtaista muokkausta? Jos modifioinnin määrä on korkea, oma tuotanto on usein kannattavin toimintamalli ja mahdollistaa nopean reagoinnin.
8) Muut riskit ja salassapitotarve: Tulostustuotannon ulkoistaminen saattaa lisätä tiettyjä riskejä huomattavasti. Ulkoistetun tulostamisen ja sen jatkuvuuden hallittavuus on vaikeampaa, jos joudutaan jakamaan liiketoimintakriittistä ja salaista tietoa ulkoisille tahoille. Lisäksi ulkoistuksessa on tärkeää huomioida myös mahdolliset maineriskit sekä alihankkijoiden vastuullisuus.
9) Kustannukset: Oman tulostustuotannon tai ulkoistamisen kustannussäästöt ovat tietysti merkittävä tekijä. Paljonko tulosteiden tuottaminen maksaa itse ja paljonko hankittuna? Oman tuotannon kustannukset saattavat olla matalammat ja logistiikkakustannuksissa säästetään, mutta tuotannon pystyttäminen voi edellyttää kustannuksia. Toisaalta voidaan miettiä, mikä on kustannus, jos toimitusketjussa on katkoksia tai laatu on epätasaista. Oma tulostustuotanto toimii useimmiten kustannustehokkaimmin silloin, kun yksittäiset tulostussarjat ovat lyhyitä, dokumentteja on määrällisesti paljon tai niiden räätälöintitarve on korkea. Suursarjaiset ja -volyymiset tulostustyöt voivat olla kustannuksiltaan kannattavampia ulkoistaa. Oma tulostustuotanto ja ulkoistaminen eivät siis ole vastakohtia, vaan täydentävät toisiaan ja antavat lisäjoustoa kustannustehokkaaseen tulostuskokonaisuuteen.