Työskentelytapamme ovat muuttuneet nopeasti. Tähän asti toimistotyöhön keskittyneet yritykset ovat nyt alkaneet etsiä muita vaihtoehtoja työntekijöitään varten.

Olemme tunnistaneet Euroopan laajuisissa asiakaskeskusteluissamme neljä yleistä työskentelytapaa, joita yhdistelemällä on muodostettu hybridityöympäristöjä. Nämä ovat 'toimiston keskus' (pää- tai sivukonttori), 'yhteistyötilan keskus' (esimerkiksi jaettu toimistohotelli), 'etätyön keskus' (tarkoittaen kotona työskentelyä) ja 'liikkuvan työn keskus' (työskentely matkustettaessa).

Hybridityöskentelyyn mukautuminen ei kuitenkaan aina ole helppoa. Kun tiimit työskentelevät eri paikoissa, on elintärkeää, että yrityksillä on selkeä suunnitelma, jonka avulla voidaan ylläpitää tietoturvallista ja tehokasta liiketoimintaa.

Seuraavassa artikkelissa annamme viisi vinkkiä, joiden avulla organisaatiot voivat varmistaa että hybridityöskentely on parhaiden käytäntöjen mukaista.

Pilvipohjaiset alustat tarjoavat yhtenäisen ympäristön, jossa tiimit voivat työskennellä yhdessä, jakaa tietoja ja tehdä yhteistyötä sijainnistaan riippumatta. Kun työrutiinit, alustat ja infrastruktuuri siirretään pilvipalveluun, voidaan myös työntekijöiden tarpeet eri työtiloihin suunnitella uudelleen. Ja jos yritykselläsi ei ole paikan päällä olevaa infrastruktuuria ylläpidettävänä, liiketoimintaa voi periaatteessa pyörittää täysin virtuaalisesti.

Kun organisaatiosi on ottanut pilviteknologiat käyttöön, on mahdollista hyödyntää tiimien hybridityöskentelyä helpottavia sovelluksia. Tiedämme, että työntekijöiden tehokkaan työskentelyn edellytys on pääsy päivittäin tarvittaviin dokumentteihin. Siksi olemme kehittäneet Dokumentinhallinta pilvipalveluna –ratkaisun, jonka avulla organisaatiot voivat käyttää ja hallita dokumenttien työnkulkuja pilvipalvelussa. Näin tiimit voivat jatkaa työskentelyä tavalliseen tapaan paikasta riippumatta.

Riippumatta siitä, oletko jo siirtynyt pilvipalveluihin vai suunnitteletko sitä vielä, voimme auttaa optimoimaan yrityksesi hybridityöskentelyä. Tämä johtuu siitä, että Canon tarjoaa ratkaisut asiakaslähtöisesti juuri sinulle soveltuen, joko palvelinpohjaisena, pilvipalveluna tai näiden kahden yhdistelmänä.

Oletko miettinyt, miten organisaatiosi työnkulut mukautuvat hybridityömalliin? Aloita hahmottamalla ne. Missä kohtaa ne ovat riippuvaisia kasvokkain suoritettavista työvaiheista tai sijaintiin sidotuista vaiheista? Jotta työnkulut toimivat tehokkaasti hybridimallissa, työn on sujuttava saumattomasti riippumatta työntekijöiden sijainnista. Tämä tarkoittaa työvaiheiden muuttamista digitaalisiksi uusimman teknologian avulla.

Digitaalisten työnkulkujen suunnittelu ja käyttöönotto voi olla monimutkaista ja kallista. Tämä saattaa vaikeuttaa erityisesti pienyritysten siirtymistä hybridityöskentelyyn, tiukkojen budjettien vuoksi. Dokumentinhallinta pilvipalveluna –ratkaisussa olemme valmiiksi määritelleet yleiset liiketoiminnan prosessit puolestasi, laskujen käsittelystä sopimusten hallintaan. Pääset käyttämään näitä prosesseja suoraan Canon-laitteilta. Tämä tarkoittaa, että digitaalisen dokumentinhallinnan työnkulut, kuten hyväksyntä-, tiedonjako- ja arkistointikäytännöt, on valmiiksi määritelty. Tämä säästää aikaa ja rahaa hybridityöskentelyn käyttöönotoissa.

Työntekijöiden siirtäminen yrityksen tilojen ulkopuolelle aiheuttaa luonnollisesti uusia tietoturvauhkia erityisesti silloin, kun tietoa liikkuu organisaation sisään ja sen ulkopuolelle. Onkin tärkeää selvittää, mitkä yrityksen arvokkaimmat tiedot ovat, ja miettiä sitä, miten tiimit voivat käyttää näitä tietoja muissa sijainneissa työskennellessään. Mitä suojauksia on käytössä, jotta näihin tietoihin liittyvät tahattomat tai tahalliset tietoturvaloukkaukset voidaan välttää? Organisaation on tärkeää ottaa käyttöön vahvennetut ja parhaisiin käytäntöihin perustuvat säännöt, joilla estetään työntekijöitä vaarantamasta yritystietoja. Lisäksi tarvitaan teknologia, jossa on valmiiksi sisäänrakennettu tietoturva työntekijöiden suojaamiseksi heidän päivittäisessä työssään. Siksi on tärkeää huomioida hybridityöhön harkitsemiesi ratkaisujen tietojen suojaustavat ja niiden tehokkuus.

Tietoturva oli etusijalla, kun kehitimme Dokumentinhallinta pilvipalveluna -ratkaisua. Tietojen elinkaaren hallinta ei pelkästään paranna hybridityöskentelyn käyttökokemusta, vaan se sisältää myös sisäänrakennetun tietoturvan dokumenttien elinkaaren jokaiseen vaiheeseen. Esimerkiksi dokumenttien käyttöoikeussääntöjä sovelletaan automaattisesti samalla hetkellä kun asiakirja skannataan, ja keskitettyyn dokumenttiarkistoon tallennetut tiedot suojataan Microsoft Azurella.

Dokumentinhallintaratkaisumme ja -palvelumme toimivat yhdessä laitteistojemme kanssa ja tarjoavat liiketoiminnallesi vankan suojauksen. Laitteemme on suunniteltu turvallisiksi, ja niissä on useita ominaisuuksia ja toimintoja dokumenttien suojaamiseen, McAfee Embedded Control -ohjelmistosta käyttäjän tunnistamiseen.

Onnistuneen hybridityömallin luominen edellyttää kaikkien työympäristöjen kokonaisvaltaista tarkastelua. Työympäristöt eivät ole toisistaan irrallisia saarekkeita, vaan tiimien on tehtävä saumatonta yhteistyötä välimatkasta huolimatta. Ei siis ole kyse vain kuhunkin sijaintiin sopivan ratkaisun löytämisestä, vaan keskenään integroituvan teknologian löytämisestä. Mieti, oletko kokeillut ja testannut ne teknologiat, joita aiot käyttää. Onko ne suunniteltu helposti integroitaviksi? Vai vaativatko ne jatkuvasti IT-osaston apua, jotta ne toimivat yhteensopivalla tavalla? Ratkaisujen integrointi on yksi IT-tiimien monimutkaisimmista tehtävistä, joten asiaa on harkittava tarkkaan.

Canon suunnittelee kaikki laitteistot ja ratkaisut toimimaan sujuvasti keskenään, mikä auttaa IT-osastoja hybridityöympäristöjen hallinnassa. Dokumentin- ja tiedonhallinnan ratkaisumme helpottavat integrointia, sillä ratkaisut ovat yhteensopivia laitteidemme kanssa. Ratkaisut myös skaalautuvat ja joustavat tarpeiden muuttuessa.

Uusiin työtapoihin siirtymiseen kohdistuu paljon muutospaineita, mutta paineen alla ei tulisi keskittyä nopeuteen hyvän suunnittelun kustannuksella. Voi olla hankalaa uudistaa yritystoimintoja niin, että ratkaisu on sekä tietoturvallinen, yhteistyötä tukeva että tehokas, kun tiimit ovat fyysisesti hajallaan. Sen sijaan että yrittäisit suunnittella yksin, Canon voi toimia yrityksesi kokeneena kumppanina. Tuemme organisaatiotasi kaikissa vaiheissa, sekä hybridityöskentelyyn siirtymisessä että sen jatkuvassa kehittämisessä. Näin rakennat perustan kestävälle ja parhaiden käytäntöjen mukaiselle hybridityöskentelylle.