Neljä vinkkiämme tiedonhallintateknologian mutkattomaan käyttöönottoon

Päätös investoida uuteen teknologiaan, joka parantaa tiedonkulkua organisaatiossa, on yksi asia. Sen onnistunut käyttöönotto niin, että häiriöt ja kustannukset minimoidaan, onkin eri asia.

Tässä on tärkeää onnistua, sillä katastrofaaliset tekniset käyttöönotot päätyvät otsikoihin – olipa kyse NHS:n hylätystä potilastietojärjestelmästä, jota kuvataan kaikkien aikojen suurimmaksi IT-hankkeen epäonnistumiseksi¹, tai Sainsburyn kehnosta varastoautomaatiojärjestelmästä, joka lopulta hylättiin ja jonka hinnaksi tuli 150 miljoonaa puntaa².

Haastattelimme uudessa tutkimuksessamme tuhansia IT-päättäjiä, jotta saimme käsityksen siitä, miten liiketoimintaprosessit muuttuvat. Se osoitti, että uusissa teknologioiden käyttöönotoissa yhteensopivuus olemassa olevan arkkitehtuurin kanssa oli tärkein IT-päättäjien kohtaama haaste.

Tällaiset ongelmat voivat olla tuhoisia uusille teknologiaprojekteille aikana, jolloin monet yritykset pyrkivät parantamaan digitalisaatioastettaan. Saimme myös tietää, että 10 % vastaajista oli joutunut hylkäämään käyttöönoton kokonaan parin viime vuoden aikana.

Tässä artikkelissa kuvaamme neljä aihetta, jotka IT-päättäjien on huomioitava uuden teknologian käyttöönotossa. Kun nämä osat on saatu kohdalleen, käyttöönotto voi sujua paremmin, ja yritykset voivat alkaa saada hyötyä uusista järjestelmistään.

Osana raporttiin liittyvää tutkimusta kysyimme IT-päättäjiltä haasteista, joita he kohtasivat edellisessä strategisen teknologian käyttöönottohankkeessa. Integrointi olemassa olevaan IT-ympäristöön oli yleisin ongelma, näin ilmoitti 28 % vastaajista.

Siksi uutta investointia harkitsevilla IT-päättäjillä yhteensopivuus on tärkein asia hankintaprosessin aikana – jopa tärkeämpi kuin itse teknologian ominaisuudet.

Kun otetaan huomioon aika, kustannukset ja haasteet, jotka liittyvät täysin uusien ratkaisujen käyttöönottoon, neuvomme on suhtautua hankintaan strategisesti ja panostaa skaalautuviin teknologioihin, joihin voi lisätä ominaisuuksia ilman suuria uusia käyttöönottoja.

Kysyimme IT-päättäjiltä, minkä tasoista tukea heillä oli viimeisimmässä teknologian käyttöönotossa. 61 % sanoi käyttäneensä kolmannen osapuolen toimittajaa ainakin jossakin määrin.

On kiinnostavaa, että kaikki yritykset eivät suhtaudu samalla tavoin ulkoisen tuen etsimiseen. 34 % etsii perustason tukea, jonka avulla he voivat hallita hanketta itse. 35 % hakee kumppania yhteistyöhön, jossa vastuu projektista jaetaan. 30 % IT-päättäjistä haluaa kumppanin, joka ottaa kokonaisvastuun projektista alusta loppuun saakka.

Tuen taso riippuu organisaation tarpeista ja valmiuksista. Suuret organisaatiot, joissa on yli 5 000 työntekijää, valitsevat useammin täyden yhteistyön, mikä ei yllätä, kun otetaan huomioon, miten monimutkaista uuden teknologian käyttöönotto on suuryrityksissä.

Tärkein huomio on se, että kaikille sopivaa strategiaa ei ole, vaan jokaisen yrityksen on tutkittava omia vahvuuksiaan ja heikkouksiaan ennen ulkoisen tuen ja kumppanin hankkimista.

Oikea valinta riippuu organisaation prioriteeteistä.

Tutkimuksessamme esimerkiksi ilmeni, että viimeisintä teknologian käyttöönottoa sisäisesti hallinneet yritykset kokivat vähiten yhteensopivuusongelmia ja viiveitä, joten jos nopeus on tärkeintä, tämä voi olla paras vaihtoehto. Tässä kustannuksia aiheutuu kuitenkin siitä, että jatkuvaa tukea on vähemmän. Viidesosa vastaajista oli sitä mieltä, että viestintä toimittajien kanssa oli puutteellista, ja yhdellä seitsemästä myynnin jälkeinen tuki oli riittämätöntä.

Ne IT-päättäjät, jotka valitsivat täyden yhteistyön kolmannen osapuolen kanssa, kertoivat muita todennäköisemmin, että haasteita ei ollut (21 %). Tämä strategia tarjosi myös parempaa myynnin jälkeistä tukea ja viestintää, ja ennen kaikkea vain 5 % joutui hylkäämään projektin, eli noin puolet verrattuna yrityksen itse hoitamiin käyttöönottoihin. Tutkimuksessa löytyi haaste joka liittyi hiukan suurempi toiminnallisuusongelmien määrä.

Selvää on kuitenkin se, että tuen yhdisteleminen niin, että ensin vastuussa on kolmas osapuoli ja loput käyttöönotosta hoidetaan yrityksen sisällä (tai päinvastoin), voi olla ongelmallista. Yli 90 % tämän vaihtoehdon valinneista IT-päättäjistä kertoi haasteista, ja huomattavasti useampi oli joutunut hylkäämään projektin. Tämä lähestymistapa aiheutti myös enemmän ongelmia, kuten teknologian sopimattomuutta tarkoitukseen tai uusien järjestelmien vähäistä käyttöä työntekijöiden keskuudessa.

Näitä haasteita kohdanneille IT-päättäjille on selvää, että kaikki kumppanit eivät ole samanarvoisia.

Oikean kumppanin valinta teknologian käyttöönottoon ei ole helppo päätös. Moni asia riippuu siitä.

Hyvä kumppani voi toimia IT-päättäjien ja eri liiketoimintayksiköiden kanssa ja lieventää suuriin ja monimutkaisiin projekteihin liittyviä yhteensopivuus- ja aikatauluriskejä. Sama pätee myös päinvastoin. Kuten olemme nähneet, täysi yhteistyö voi myös pahentaa yhteensopivuusongelmia ja viiveitä.

Mitä tämä kertoo meille? On keskeisen tärkeää, että IT-päättäjillä on kumppani, jolla on syvällistä asiantuntemusta ratkaisujen integroinnista ja erikoisosaamista teknologiasta, jonka IT-päättäjät aikovat ottaa käyttöön. Mahdollisten kumppanien on voitava yhdistää käytettävät ratkaisut ja orkestroida ratkaisut niin, että ne toimivat yhdessä.

Onnistunut käyttöönotto edellyttää myös liiketoimintaprosessien syvällistä ymmärtämistä – erityisesti siitä, miten dokumentteja, asiakirjoja ja tietoja käsitellään organisaatiossa – jotta työ etenee sujuvasti.

Hyvän kumppanin pitäisi tuoda varmuutta IT-päättäjälle automaatioon sitoutumisessa ja ennenkaikkea vakuuttaa päättäjä ratkaisun hyödyistä tietoturvalle, vaatimuksenmukaisuudelle, tuottavuudelle ja asiakaskokemukselle.

Ei ole olemassa nopeaa ratkaisua teknologioiden käyttöönoton helpottamiseen. Prosessi on haastava, ja yhteensopivuusongelmat tuottavat aina huolta.

Ne yritykset, jotka ovat jo digitaalisesti kypsempiä ja joiden yrityskulttuurissa sitoudutaan uusiin teknologioihin ja uusiin ideoihin, ovat kuitenkin valmiita menestykseen. Kun IT-päättäjällä on ammattitaitoinen kumppani, on mahdollisuudet onnistuneeseen käyttöönottoon ja tehokkuuden kasvattamiseen korkealla tasolla.

Canonilla on yli 30 vuoden kokemus liiketoimintaprosessien suunnittelusta sekä ratkaisujen käyttöönotosta ja organisoinnista. Olemme auttaneet jo yli 2 700 asiakasta eri puolilla Eurooppaa tiedonhallinnan parantamisessa. Olemme erikoistuneet työnkulkujen automaatioon ja digitaaliseen dokumentinhallintaan, joten missä tahansa vaiheessa tiedonhallinnan muutosta oletkin, voimme auttaa sinua ottamaan seuraavan loikan.

Lataa raportti nyt ja tutustu yleisiin ongelmiin, joita yrityksillä on teknologian käyttöönotossa, sekä siihen, miten organisaatiot käyttävät automaation kaltaisia teknologioita tiedonhallinnan parantamiseen.