Etätyöskentely
Hyödynnä mobiililaitteita ja anna työntekijöillesi mahdollisuus tulostaa, skannata ja käsitellä asiakirjoja missä vain.
ARTIKKELI
Kuinka huolehtia kotitoimiston tietoturvasta?
Canonin tietoturva-asiantuntija Quentyn Taylor kertoo parhaat vinkkinsä siihen, kuinka huolehtia tietoturvasta myös kotoa käsin työskennellessä.
1. Ongelmien kalastelua
Kyberrikolliset etsivät jatkuvasti uusia tilaisuuksia, ja nyt heille tarjoutuu sellainen, kun työntekijät siirtyvät työskentelemään yrityksen verkon ulkopuolelle. Uusien raporttien1 mukaan liikkeellä on huomattavasti entistä enemmän huijaussähköposteja, joiden väitetään tarjoavan tärkeitä tietoturvapäivityksiä, mutta jotka tartuttavatkin käyttäjän laitteeseen haittaohjelmia. Suhtaudu siis varauksella tällaisiin sähköposteihin. Tarkista myös aina viestin lähettäjä ja se, että lähettäjän sähköpostiosoite vastaa tarkalleen oletetun vastaanottajan osoitetta. Jos sinua pyydetään napsauttamaan tuntematonta linkkiä, mieti tarkkaan, kannattaako.
2. Lukitse laitteesi
Kotoa käsin työskentelyyn liittyy myös sellainen vaara, että lapsillasi on pääsy työkoneellesi. He saattavat tulla uteliaina katsomaan, mitä äiti tai isä tekee kaiket päivät – tai vain googlettamaan, kuinka tehdään limaa. Joka tapauksessa he tuskin ovat tietoisia siitä, että työkoneesi on liitetty työpaikkasi VPN-yhteyteen. Muista siis asettaa lapsille rajat ja kertoa heille, että tiettyihin tietokoneisiin ja puhelimiin ei saa koskea.
3. Tulosta turvallisesti
Jos työskentelet kotitoimistolla, todennäköisesti myös tulostat siellä. Pidä kuitenkin mielessä, että kotitulostimessasi ei ehkä ole samoja tietoturvaominaisuuksia kuin työpaikkasi tulostimissa. Vaikka kotonasi ei liikkuisi muita kuin sinä ja perheenjäsenesi, muista, että jos tulostimesi on yhdistetty internetiin, se on myös alttiimpi mahdollisille tietoturvahyökkäyksille. Sinun tulee varmistaa, että verkkosi on yksityinen ja että siihen pääsee liittymään vain turvallisella salasanalla (ja ei, sellainen ei ole 12345).
Myös asiakirjojen tietoturvalliseen hävittämiseen tulee kiinnittää huomiota. Aivan kuten tiliotteita ei tule heittää sellaisenaan jäteastiaan, näin ei myöskään saa toimia yrityksen asiakirjojen kanssa. Silppua tai polta aina kaikki luottamukselliset asiakirjat, kun olet valmis hävittämään ne.
4. Pysy ajan tasalla
Työnantajayrityksesi todennäköisesti huolehtii työlaitteidesi päivityksistä. Ota selvää siitä, mitä sinun tulee tehdä pitääksesi laitteesi päivitettyinä silloin, kun et ole yhteydessä yrityksen verkkoon. On esimerkiksi mahdollista, että sinun tulee jättää kannettava tietokoneesi päälle yöksi, jotta saat tarvittavat virustorjunta- ja Windows-päivitykset. Työnantajasi antaa asiasta lisää tietoa. Jos käytät työntekoon omia laitteitasi, huolehdi niiden päivityksistä, jotta sinulla on aina käytettävissäsi paras mahdollinen tietoturva.
5. Rennosti mutta turvallisesti
Vaikka voitkin tehdä kotona töitä rennoissa vaatteissa, kuten verkkareissa tai yöasussa, älä kuitenkaan suhtaudu yhtä rennosti yrityksen käytäntöihin. Käytä ainoastaan työnantajasi tarjoamia sovelluksia, verkkoja ja pilvipalveluita. Vaikka ilmaisten pilvipohjaisten työkalujen käyttäminen houkuttelisikin, käytä yhteistyöhön ja tallennukseen ainoastaan työnantajasi hyväksymiä työkaluja ja palveluita. Ilmaiset työkalut voivat olla helppokäyttöisiä, mutta ne eivät välttämättä ole turvallisia.
Jos siis työskentelet kotoa käsin, muista varmistaa, että osaat ylläpitää kotisohvallasi samaa tietoturvatasoa kuin toimistossa.
Kirjoittaja Quentyn Taylor
Director of Security, Canon EMEA
1 https://www.ncsc.gov.uk/news/cyber-experts-step-criminals-exploit-coronavirus
Perusasiat kuntoon
Verkko on pullollaan uhkia. Quentyn Taylor kertoo, miten voit varautua tietoturvauhkiin, minimoida ne, ja toimia oikein, jos turvallisuutta koetellaan.
RFID – mitä siitä pitäisi tietää?
Mikä on RFID, mihin sitä käytetään ja mihin sitä ei pitäisi käyttää? Video auttaa ymmärtämään tätä laajalti käytettyä teknologiaa ja siihen liittyviä riskejä.
Turvallisesti kotitoimistolla
Työkäyttöön tarkoitettu tietokone vai kotikone? ”Kone kuin kone!”, saatat ajatella. Quentyn Taylor käy läpi seuraamuksia, joita voi ilmetä, kun kotikäyttöön suunniteltuja älylaitteita hyödynnetään työtehtävien hoitoon.
Aiheeseen liittyvät ratkaisut
Asiakirjojen digitointi
Tutustu parempiin ja nopeampiin työnkulkuihin, jotka tehostavat asiakirjojen käsittelyä missä tahansa.
Tietoturva etätyössä ja toimistossa
Ratkaisumme kattavat kaikki yrityksen prosessit, työkalut ja käytännöt, joilla tunnistetaan, torjutaan ja dokumentoidaan paperipohjaisiin ja digitaalisiin tietoihin kohdistuvia uhkia.
Lue lisää
Artikkelit
Kuinka hyödyntää sähköistä allekirjoitusta?
Sopimuksilla ja niiden hyväksymisellä eri keinoin on pitkä historia: puumerkkejä ja sormenjälkiä on käytetty läpi aikojen leimaamaan asiakirja viralliseksi, ja kynällä paperille tehtyä suherrusta pidetään yhä virallisena keinona todistaa merkittävienkin sopimusten pätevyys.
CANON TALKS
Canon Talks on keskustelusarja, joissa kattoteemana tiedon arvon kasvattaminen. Juontajana Teemu Arina aisaparinaan Canonin asiantuntija sekä vaihtelevina vieraina tiedon arvon parissa työskenteleviä asiantuntijoita.
Kellarin kätköistä digitaalisen arkiston aikaan
Monitilatyöympäristön ja arkistojen digitoinnin myötä mekaaninen työ on vähentynyt. Arkistojen digitoinnilla Lehto Groupilla päästiin haluttuihin tavoitteisiin, joista tärkeimpänä oli tilan tehokkuus ja tätä kautta syntyvät säästöt.
