Laatujohtamisen kehittäminen dokumentinhallinnan avulla – viisi keskeistä hyötyä organisaatiolle

Laatujohtamisen dokumentinhallinta on kaikille organisaatioille kriittinen osa, ei pelkkä hallinnollinen velvoite. Sujuvan laadunhallinnan suurimpia haasteita ovat manuaaliset toimintamallit ja matala digitalisaation aste. Työn tekemisen tasolla havaintojen, poikkeamien ja asiakaspalautteiden kerääminen ja käsittely määrämuotoisesti on elintärkeää, jotta toimintaa voidaan kehittää ja virheiden toistaminen välttää.

Konkreettisella tasolla laatu varmistetaan tyypillisesti erilaisilla dokumenteilla, joita voivat olla esimerkiksi pöytäkirjat, työohjeet, koulutusrekisterit ja prosessikuvaukset. Kaikki tämä tärkeä tieto saattaa olla pirstaloituneena organisaation eri tahoilla ja aiheuttaa haasteita laadun toteutumisessa ja johtamisessa. Hajallaan olevasta dokumentaatiosta tai epäselvistä prosesseista johtuvia haasteita ovat esimerkiksi toiminnan laadun kehittäminen, auditointeihin valmistautuminen, vaatimuksenmukaisuuden varmistaminen, laadun mittaaminen ja siitä viestiminen. Näihin haasteisiin vastaamisessa dokumentinhallinnan rooli on merkittävä, sillä sujuvasti hallittava ja hyödynnettävä tieto on tehokkaan laatujohtamisen perusta.

1. Jatkuvan parantamisen kulttuurin tukeminen
Organisaatio voi parantaa laadukasta tekemistä vain silloin, kun se saa palautetta toiminnastaan. Syötteitä työn tekemisen kehittämiseen ovat esimerkiksi aloitteet, poikkeamat, havainnot ja asiakaspalautteet. Syötteitä voidaan kerätä sähköisillä lomakkeilla, joiden reitittäminen oikeille henkilöille ja ennalta määriteltyihin työnkulkuihin varmistaa niiden käsittelyn. Laadun todentamisen tasolla auditoinnit ja laatutodistusten hallinta ovat keskeisessä roolissa. Kun laadunhallinnan koko elinkaari hallitaan samassa järjestelmässä, on organisaatiolla hallussa kaikki tieto muutosten ja parannusten tarpeisiin, seuraamiseen, arvioimiseen ja toteuttamiseen.

2. Laatustandardien ja vaatimusten mukainen toiminta varmistuu
Laatustandardit, kuten ISO 9001, asettavat tiukat vaatimukset dokumentoinnille. Asianmukainen dokumentinhallinta mahdollistaa standardien täyttämisen ja varmistaa, että kaikki prosessit ovat selkeästi määriteltyjä ja dokumentoituja ja niistä myös viestitään asianosaisille. Vaatimusten, lakien ja asetusten mukainen toiminta on vaivaton todentaa, kun järjestelmä tukee toimintaa ja laatua.

3. Dokumentit löytyvät vaivattomasti ja prosessien tehokkuus lisääntyy
Laatuun liittyvien dokumenttien keskitetty tietovarasto helpottaa dokumenttien löytämistä ja jakamista. Kun dokumentteihin voidaan kohdistaa hakuja sekä metatietoja, että sisältöjä hyödyntäen, tarvittavat dokumentit ovat hetkessä saatavilla.
Laatudokumentaatioon liittyy olennaisesti myös erilaiset työnkulut. Kun dokumenttien hyväksyntä-, katselmointi- ja tarkastusprosessit automatisoidaan, saadaan inhimilliset virheet minimoitua, monia aikaa vieviä työvaiheita poistettua ja osaajat voivat keskittyä laadukkaan toiminnan kehittämiseen. Työnkulkujen automatisointi varmistaa, että tärkeät toimenpiteet dokumentaatioon liittyen eivät mene ohi ja prosessi toimii kellon tarkkuudella.

4. Dokumenttien versionhallinta ja audit trail -seuranta mahdollistuu
Tehokas versionhallinta on auditointien kannalta keskeinen ominaisuus, jonka avulla voidaan osoittaa muutokset ja viimeisimmän version paikkansapitävyys. Samalla varmistutaan myös siitä, että toimenpiteitä ja työtä ei tehdä vanhentuneen tiedon perusteella. Hyvä versiohallinta siis varmistaa, että kaikki käyttävät aina viimeisintä vastuuhenkilön hyväksymää ja päivitettyä versiota. Lisäksi se mahdollistaa vanhoihin versioihin palaamisen tarpeen mukaan.

5. Käyttöoikeudet turvaavat arkaluonteiset tiedot
Usein laatuun liittyviin dokumentteihin liittyy tarkasti määriteltyjä käyttöoikeuksia sekä mahdollisesti arkaluonteista tietoa. Canonin dokumentinhallinnan ratkaisulla voidaan varmistaa, että vain oikeutetut henkilöt voivat tarkastella, muokata tai hyväksyä dokumentteja. Tehokas käyttäjäoikeushallinta onkin olennainen osa tietoturvaa!

Siirtyminen sähköiseen ja reaaliaikaiseen dokumentinhallintaan mahdollistaa laadunhallinnan kehittämisen kaikilla tasoilla. Panostamalla tehokkaaseen dokumentinhallintaan ja ottamalla laatudokumentaation koko elinkaaren tarkasteluun, voit helpottaa organisaatiosi laadukasta tekemistä ja palvella kaikkia sidosryhmiä, asiakkaita, yrityksen omistajia sekä työntekijöitä.