Vinkkejä IT-päälliköille: Näin teet tehokkaasta hybridityöskentelystä helppoa

Viime vuosi oli vaikea IT-päälliköille kaikkialla maailmassa. Kukaan tuskin osasi ennakoida äkillisiä ja yllättäviä tapahtumia, joiden takia organisaatioiden oli muutettava IT-strategiaansa. Työtavat olivat jo muutenkin muuttumassa, ja pandemian takia muutostahti on kiihtynyt. Monen yrityksen on täytynyt siirtyä digitaaliseen toimintaympäristöön paljon suunniteltua nopeammin.

1. Kevyt infrastruktuuri

Aiemmin IT-tiimit ovat käyttäneet paljon aikaa infrastruktuurin hallintaan ja ylläpitoon. Vaikka tämä oli useimmiten melko tehotonta, se oli hyvin tyypillistä monille organisaatioille. Pandemia on saanut monet yritysjohtajat arvioimaan normaaleja prosesseja uudelleen. Työskentely toimistolla on ollut hankalaa tai jopa mahdotonta, joten hajautettua työskentelymallia tai hybridityöskentelyä on ollut pakko kehittää. Yrityksen toiminta ei voi enää olla pelkästään paikan päällä toteutetun infrastruktuurin varassa. Yksi tarkasteluun joutuneista osa-alueista on ollut ajurien hallinta.

Se ei välttämättä nouse usein esiin keskusteluissa, mutta aiheuttaa IT-tiimille päänvaivaa, vaikka kaikki laitteet ja käyttäjät olisivat perinteiseen tapaan toimistolla. Hybridityöskentely on tehnyt ajurien hallinnasta entistä monimutkaisempaa. Uudet työtavat todennäköisesti tarkoittavat myös investointeja uusiin laitteisiin, jotka sopivat paremmin etätyöhön. Uusien laitteiden ja ohjelmistojen käyttöönotto sekä niiden tietoturvan varmistaminen aiheuttaa lisäkuormitusta IT-tiimeille.

Käyttäjäkohtaiset vaatimukset vaihtelevat heidän rooliensa mukaan, mikä vaikuttaa ajurien hallintaan. Yhä useampi käyttäjä haluaa yhdistää infrastruktuuriin omia laitteitaan, joten on entistäkin tärkeämpää, että tulostinajureita hallitaan ja käytetään oikealla tavalla. Pilvipohjaiseen ja ajurittomaan ympäristöön siirtyminen säästää aikaa etälaitteiden asennuksessa ja päivittämisessä sekä varmistaa, ettei paikan päälle tarvitse hankkia lisää infrastruktuuria.

2.Keskitetty laitehallinta

Pilvipohjaiseen laitehallintaan siirtyminen helpottaa myös infrastruktuurin etähallintaa. Se mahdollistaa keskitetyn laitehallinnan ja helpottaa tulostus- ja skannauslaitteiden valvontaa ja ylläpitoa.

Aiemmin ei esimerkiksi voitu havaita väriaineen loppumista, paperitukoksia ja laitevirheitä ennen kuin työntekijä ilmoitti niistä. Tällöin ongelma oli jo ehtinyt hidastaa heidän työskentelyään. Työntekijän kotitoimistossa tai yrityksen toisessa toimipisteessä olevan laitteen vianmääritys ja korjaaminen oli vielä hankalampaa. Pahimmassa tapauksessa laite saattoi olla pitkään poissa käytöstä. Pilvipohjaisten työkalujen avulla voidaan seurata laitteiden käyttöä ja ennakoida ongelmia, kuten väriaineen loppuminen, mikä vähentää käyttökatkoksia.

Keskitetyn laitehallinnan ansiosta myös päivityksiä on helpompi hallita. Jokaista laitetta ei kannata päivittää erikseen, elleivät ne satu olemaan samassa huoneessa. Pilvipohjaisen hallintaohjelmiston avulla voidaan ajaa päivityksiä ja ottaa käyttöön uusia ominaisuuksia samanaikaisesti koko laitekannassa. Uusimmat versiot ja ominaisuudet ovat työntekijöiden käytettävissä ilman viiveitä, mikä on erityisen tärkeää tietoturvan varmistamisen kannalta.

3.Suojattu ja tehokas tiedonkulku

Työnkulkujen täytyy olla paitsi tehokkaita, myös hyvin suojattuja. Tietoturvan merkitys on viime vuosina vain korostanut. IT-tiimien on löydettävä tasapaino käytettävyyden ja suojauksen välillä. Työntekijöiden täytyy saada käyttöönsä tarvitsemansa asiakirjat, mutta heidän käytöstään on myös voitava rajata pois tietyt luottamukselliset tai suojatut asiakirjat. Tietojen ja asiakirjojen täytyy olla helposti saatavissa, mutta kuitenkin turvassa ulkopuolisilta uhkilta ja hyökkääjiltä.

Pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat tähän monia ratkaisuja. Työntekijät voivat käyttää tarvitsemiaan asiakirjoja helposti mistä tahansa. IT-tiimit voivat hallita suojausta entistä helpommin myöntämällä käyttäjäkohtaisia oikeuksia ja asettamalla käyttörajoituksia palvelimella oleviin tietoihin ja asiakirjoihin.

Pilvipohjainen laitehallinta on tehokas ratkaisu myös tulostus- ja skannauslaitteiden valvontaan ja hallintaan. Käyttäjäprofiileja ja työnkulkuja voidaan hallita keskitetysti, joten käyttöoikeuksia ja tiedonhallinnan koskevat säännöt on helppo ottaa käyttöön.

Hybridityöskentelyn aikakaudella IT-tiimien roolina on aiempaa useammin toimia "tietoarkkitehteina". Kaiken ytimessä ovat työkalut ja teknologiaratkaisut, jotka takaavat tehokkaan ja turvallisen työskentelyn mistä tahansa. Monet organisaatiot ovat jo aiemmin suunnitelleet pilvipalveluihin siirtymistä, ja niiden merkitys vain korostuu tulevaisuudessa, etenkin laitehallinnan osalta. Tehokkuus on luonnollinen peruste, mutta pilvipohjainen laitehallinta myös lyhentää käyttökatkoksia sekä varmistaa tietojen ja työntekijöiden turvallisuuden.

Lue lisää siitä, miltä näyttää tulevaisuuden IT.