Sähköinen sopimushallinta on ainoa oikea ratkaisu muuttuvassa maailmassa

Hälyttävätkö vanhaksi menevät sopimuksenne automaattisesti mapeissaan? Onko jokaisen yrityksenne tekemän sopimuksen sisältö helposti saatavilla?

Sopimushallinta on laaja kokonaisuus, joka käsittää koko sopimuksen elinkaaren aina sen valmistelusta, päivittämisestä ja tietoturvallisesta säilytyksestä dokumenttien hävittämiseen ajallaan. Ilman toimivaa ja johdonmukaista sopimushallintaa yrityksen voi olla lähes mahdotonta tietää mitä on sovittu, kenen kanssa ja kuinka pitkäksi aikaa.

Paras vaihtoehto tehokkaaseen sopimushallintaan on sähköinen sopimushallinnan järjestelmä, joka hoitaa yrityksen sopimushallinnan lähes automaattisesti, minimoiden inhimillisten virheiden mahdollisuuden. Canonin ratkaisukonsultti Pasi Mattila antaa kolme artikkelia käsittävän artikkelisarjamme ensimmäisessä osassa neuvoja siihen, mistä tehokas sähköinen sopimushallinta on hyvä aloittaa kaiken kokoisissa yrityksissä. Ladattava oppaamme kertoo, mitä kaikkea on tärkeää ottaa huomioon oikeaa sopimushallinnan ratkaisua valitessa.

Muuta bittejä, älä mappeja

Perinteinen tapa toimia sopimusten kanssa on digitaalisessa maailmassa auttamatta vanhentunut: sopimus tulostetaan paperille, allekirjoitetaan käsin, skannataan ja monistetaan kaikille osapuolille ja sijoitetaan varmuuden vuoksi vielä mappiin. Esimerkiksi yrityksen muutto uusiin tiloihin saattaa herättää tilanteeseen, jossa todella nähdään, paljonko mappeja on kerääntynyt.

”Lähdemme Canonilla asiakkaidemme kanssa sopimushallinnan uudistamiseen keskustelemalla ensin siitä, missä dokumentit tällä hetkellä sijaitsevat. Ovatko ne mahdollisesti paperiversioina, yrityksen verkkolevyillä tai yksittäisten ihmisten sähköposteissa? Useissa yrityksissä paperisten dokumenttien valtava määrä saattaa aiheuttaa tunteen siitä, että dokumenttimassan digitoiminen on aikaa vievä ja suuritöinen, yrityksen resursseja liikaa sitova prosessi”, Pasi Mattila kuvailee.

Matka mapeista automaatioon on onneksi yllättävän lyhyt, ja sen voi myös toteuttaa haluamallaan tavalla. Digitointiprosessin voi tehdä kokonaan itse Canonin laitteilla tai ostaa ulkoistettuna palveluna.

Käsialanäyte ei ole enää sähköisyyden este

Pasi Mattila kertoo sähköisen sopimushallinnan aloittamisen pysähtyvän usein jo sopimuksen elinkaaren alkumetreihin eli allekirjoittamiseen.

”Yksi tärkein syy sopimusten mapittamiseen on allekirjoitus. Perinteisesti vaadittu käsialanäyte on kuitenkin jäämässä historiaan. Kaikkien unelma, paperiton toimisto, saattaa tyssätä sopimuksiin, sillä kaikkialla ei vielä ymmärretä sähköisen allekirjoituksen mahdollisuuksia. Canonin sopimushallinnan ratkaisun avulla voi todistaa henkilöllisyytensä pankkitunnuksella tai mobiilivarmenteella. Allekirjoitustapahtuma ei useimmiten vaadi erillistä käyttöohjetta, sillä käyttöliittymä on kaikille tuttu. Sähköinen allekirjoitettu dokumentti ei voi vahingossa hävitä, ja jokaisesta sopimuksesta voi tarkistaa allekirjoituksen lisäksi myös tietojen muuttumattomuuden jälkeenpäin”, Mattila sanoo.

Canonin dokumentinhallintaratkaisu ja verkkopalvelun kautta käytettävä sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön muun muassa Turun aikuiskoulutuskeskuksessa, jossa herättiin perinteisen tavan vaivalloisuuteen muutama vuosi sitten. Turun AKK on ottanut käyttöönsä sähköisen allekirjoituksen lisäksi myös muita Canonin dokumentinhallintatyökaluja esimerkiksi dokumenttien arkistointia varten, ja dokumentinhallinnan sähköistäminen on tuonut lisää myös turvallisuuden tunnetta tulevaisuutta ajatellen.

Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä myös tabletilla, johon laitetaan sähköinen käsialanäyte. Tällainen tapa on käytössä paikoissa, joissa pankkitunnistautuminen veisi liikaa aikaa, esimerkiksi asiakaspalvelupisteissä. Monipuoliset vaihtoehdot sähköisen allekirjoituksen toteuttamiseen ovatkin innostaneet yhä useammat yritykset siirtymään sähköiseen sopimushallintaan.

Haluatko tietää lisää sopimushallinnan prosesseista ja yrityksenne liiketoiminnan tukemisesta sopimushallinnan ratkaisuilla?

Lue artikkelisarjamme seuraavat osat ”Sujuvampia prosesseja läpi yrityksen” ja ”Tehokas sopimushallinta on liiketoiminnan paras buusteri”.