Sopimushallinnan hyvät ja huonot käytännöt

Koet ehkä, että sopimusten valmistelu- ja allekirjoitusvaihe tuottaa liikaa työtä. Jos se vie runsaasti aikaa ja on äärimmäisen turhauttavaa, tiedät jo valmiiksi, että jotain on pahasti pielessä. Voi olla, että sopimuksia on tallennettuna vähän sinne tänne, useisiin eri paikoissa, jopa eri järjestelmiin. Tällöin on selvää, että oikean dokumentin etsiminen on työlästä ja löytäminen epävarmaa.

Mikäli koet, että sopimushallinnan käytäntöihin ei panosteta eikä organisaatiollasi ole edes siihen soveltuvia työkaluja käytössä, olet syystäkin huolissasi. Rahaa ja aikaa kuluu kaiken aikaa hukkaan. Sopimusten uusiminen, tai irtisanominen, saattaa myös unohtua, jolloin seurauksena voi olla merkittäviäkin liiketoimintariskejä, tietoturva- ja tietosuojariskejä, sekä näistä johtuvia sanktioita.

Mikäli haluat varmistaa, että sopimushallinta toimii luotettavasti ja tehokkaasti, tarvitset yhtenäisen toimintamallin ja sitä tukevan sähköisen järjestelmän. Niiden avulla voit varmistaa, että uusimmat sopimuspohjat ja tuoreimmat sopimusversiot löytyvät vaivatta. Juuri sopimushallintaan soveltuva järjestelmä tarjoaa mm. mahdollisuuden lähettää automaattisia muistutuksia sopimuskauden päättymisestä sekä tallentaa kaikki sähköpostikeskustelut ja liitteet samaan paikkaan sopimustesi kanssa.

Mikäli organisaatiosi on jo niin pitkällä, että oikeanlainen järjestelmä on käytössä, on aika valjastaa digitalisaatio ja automaatio käyttöön toden teolla. Esimerkiksi sisäisen hyväksymisprosessin automatisoitu työnkulku auttaa varmistamaan, että oikeat henkilöt ovat aina mukana luupissa. Integroimalla järjestelmään sähköisen allekirjoituksen ratkaisun, voi sopimukset allekirjoittaa nopeasti ja näppärästi. Tehokkuus lisääntyy ja liiketoiminnan kasvu vauhdittuu.

Harvaa kehtaa tänä päivänä myöntää, etteikö datalla olisi merkitystä. Mutta harva silti näkee selkeästi, mitä hyötyä sopimushallintaan liittyvä raportointi tarjoaa. Jos kuitenkin satut olemaan todella kiinnostunut prosessien kehittämisestä ja tehokkuuden lisäämisestä tiedät, että tarvitset todennettua tietoa prosessien läpimenoajoista. Kliseen uhalla, et voi kehittää mitään, mitä et mittaa.

Ja tottahan data on pohja analyysille. Relevantti tieto auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset solmukohdat työnkuluissa ja puutteet järjestelmänhallinnassa. Kaikkein edistyksellisimmät sopimushallinnan järjestelmät mahdollistavat erilaisten raporttien koostamisen helposti. Mutta raporttien tuottamaan tietoon syventymistä tai jatkokehitystoimenpiteiden jalkauttamista ei mikään järjestelmä hoida puolestasi. Se jää edelleen sinun harteillesi.

Tunnistitpa sitten olevasi täysi noviisi tai jo melko kehittynyt sopimushallinnassa, mikäli olet kiinnostunut kehittämään organisaatiosi sopimushallintaa edelleen, me Canonilla olemme valmiita auttamaan.