Näkymä suomalaisten yritysten sopimushallintaan 2024

Canonin toteuttama Sopimushallinnan tila Suomessa -tutkimus tarjoaa näkymän suomalaisten yritysten sopimushallinnan tilanteeseen vuonna 2024. Tutkimus osoittaa, että digitaalisen sopimushallinnan merkittävimmät hyödyt voidaan tiivistää kolmeen pääteemaan:

• Nopeus ja tehokkuus: Digitaalinen toimintamalli nopeuttaa prosesseja merkittävästi, erityisesti sähköisessä allekirjoituksessa, hakutoiminnoissa ja sopimuskannan analysoinnissa.
• Tiedon jakaminen ja läpinäkyvyys: Digitaalinen malli mahdollistaa pääsyn sopimuksiin missä ja milloin tahansa. Lisäksi automaattiset muistutukset lähestyvistä eräpäivistä helpottavat työskentelyä.
• Vaatimustenmukaisuus ja tietoturva: Keskitetty ja tietoturvallinen järjestelmä varmistaa, että käyttöoikeudet ovat hallinnassa ja kaikki toiminta noudattaa sovittuja käytäntöjä.

Digitalisaatio on ottanut harppauksen eteenpäin ja se näkyy myös sopimushallinnan järjestelmien osalta. Organisaatiot näkevät digitaalisen toimintamallin hyödyt ja tutkimuksessa tämä oli ilo huomata.

Vastaajista kolmannes kertoi, ettei esimerkiksi sopimushallinnan käytäntöjä ole kuvattu, tai niitä ei noudateta johdonmukaisesti. Vaikka sopimusarkistoja on digitoitu, luottaa joka neljännes yrityksistä yhä paperiarkistoihin, vaikka ne hidastavat ja vaikeuttavat tiedon löytämistä.

Sähköiseen sopimushallintaan siirtyneissä organisaatioissa sopimusten etsimiseen kuluu usein yhä runsaasti aikaa järjestelmien puutteiden ja käyttöongelmien vuoksi. Lisäksi suurimmalla osalla ei ole kykyä analysoida sopimuskantaa tai sopimusten sisältöä digitaalisesti.

Sähköinen allekirjoitus on yleistynyt nopeasti suomalaisissa organisaatioissa. Kuitenkin vain noin puolet vastaajista on tyytyväisiä sen toimintaan. Tämä viittaa siihen, että sähköiset allekirjoitusratkaisut ovat monissa yrityksissä irrallisia eivätkä integroituna osaksi laajempaa sopimushallinnan järjestelmää.

Nykyaikainen järjestelmä tarjoaa reaaliaikaisen näkymän yrityksen sopimustilanteeseen, auttaen johtoa ja liiketoimintaa seuraamaan sitoumuksia, sopimuskannan kehitystä ja sopimusten elinkaarta.

Tulevina vuosina monien yritysten tulisi keskittyä perusasioiden parantamiseen, mutta digitaaliseen toimintamalliin siirtyminen avaa samalla merkittäviä uusia mahdollisuuksia ja hyötyjä liiketoiminnalle. Moderni järjestelmä maksaa itsensä takaisin jo pelkästään dokumenttien nopeutuneen löytymisen johdosta.

Miten teillä hoidetaan sopimushallinta? Lataa tutkimusraporttimme ja lue, miten suomalaiset kaupan, teollisuuden ja julkishallinnon organisaatiot arvioivat tilannettaan ja kehitystarpeitaan vuonna 2024.

Voit myös ottaa suoraan yhteyttä, jos haluat keskustella Canonin asiantuntijan kanssa siitä, miten moderni sopimushallinta voisi tuoda hyötyä teidän organisaatiollenne.