Suomi toimii tiedolla

Kymmenen vuotta sitten maailman arvokkaimmat yritykset olivat öljy-yhtiöitä. Nyt arvokkaimpien kärkeen kuuluu etupäässä laajoja datamassoja hyödyntäviä verkkoyrityksiä. Tieto on tällä hetkellä kullanarvoinen resurssi, mutta miten muutokseen pitäisi suhtautua? Canonin Business Development Manager Jaakko Heinola näkee teknologian tuomat mahdollisuudet välttämättömänä hyvänä, varsinkin juuri alkaneen etätyöaikakauden alkumetreillä.

– Nopea siirtyminen kotitoimistoihin on aiheuttanut sen, että tiedon saatavuus missä ja milloin tahansa digitaalisessa muodossa ei ole enää vain mahdollisuus. Se on pakko, jotta organisaatiot säilyvät toimintakykyisinä. Ja jos toimintatavat ja teknologiat ovat kunnossa, etätyöt voivat olla huomattavasti aikaisempaa tehokkaampi tapa työskennellä.

Digiympäristö nostaa tiedon arvoa

Canon on ollut jo pitkään digitaalisen toimintakulttuurin edelläkävijä. Globaalin toimijan modulaariset ratkaisut tarjoavat yrityksille mahdollisuuden digitalisoida omaa toimintaympäristöään sopivissa paloissa.

– Älykäs tiedon luokittelu ja haltuunotto sekä paperisten tietovarastojen digitointi ovat ensimmäiset askeleet kohti tiedon tehokkaampaa hyödyntämistä. Kun peruspalaset ovat kunnossa, on helppoa hyödyntää meidän prosessin- ja tiedonhallinnan ratkaisuja, kuten dokumentinhallintaa, sopimushallintaa, sähköistä allekirjoitusta tai vaikka henkilöstöhallinnon dokumentinhallintaa. Hyvin suunniteltu teknologia-alusta mahdollistaa tiedon jakamisen, käytön ja myös toiminnan kehittämisen aivan uudella tavalla aika- ja paikkariippumattomasti.

Trendi vai laki? Kumpaa uskoa?

Uusista teknologioista, kuten tekoälystä, on puhuttu kaiken muuttavana voimana jo pitkään, mutta toisaalta myös ulkoiset vaatimukset ja lait pakottavat kehittämään toimintaa.

– Esimerkiksi tekoäly ei ole enää pelkkää utopiaa, vaan käytännön sovelluksia hyödynnetään jo useissa prosesseissa myös Canonilla. Muun muassa tiedon haltuunoton teknologiamme käyttää koneoppimista tunnistaakseen mistä asiakirjasta on kyse, mitä merkityksiä asiakirja sisältää ja miten tietoja tulee hyödyntää. Tiedon haltuunoton järjestelmän avulla voidaan automatisoida työtehtäviä, jotka ovat ennen kuormittaneet henkilöstöä jopa kokopäiväisesti. Lisäksi monet ulkoiset säädökset, kuten GDPR ja tiedonhallintalaki, vaativat organisaatioita kehittämään prosessejaan. Eli painetta nykyaikaisiin järjestelmiin siirtymiseen tulee monelta taholta, eikä se ole huono juttu. Kun tietoa hyödynnetään mahdollisimman hyvin ja samalla turvallisesti, yritykset ja koko suomalainen yhteiskunta toimivat paremmin.

Canonilla on vastaus myös julkishallinnon tarpeisiin

Uusi tiedonhallintalaki astui voimaan 1.1.2020 ja laissa on määritelty monia vaatimuksia, jotka kohdistuvat etenkin julkishallinnon organisaatioihin. Määräaikojen puitteissa yksiköiden ensimmäisenä tehtävänä on rakentaa tiedonhallintamalli, jonka pitää olla valmis jo vuoden loppuun mennessä.