Taitavasti johdettu projekti on enemmän kuin osiensa summa

Canonin prosessin- ja tiedonhallintapalveluissa huolehditaan ratkaisun toimittamisesta asiakkaalle. Asiantuntijat varmistavat, että asiakkaan kanssa toteutettava hanke tai palvelun toimitus etenee sovitusti ja kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla ja informoituina. Laadukas prosessin- ja tiedonhallinta varmistaa projektin onnistumisen ja sen, että asiakkaan tarpeet ja toiveet tulevat kuulluksi projektin etenemisen aikana. Näin saavutetaan onnistunut lopputulos ja huolehditaan siitä, että asiakas saa tarvittavat työkalut myös jatkoon, kun asennus- ja käyttöönottoprojekti on jo saatu päätökseen ja ratkaisun varsinainen käyttö on vasta alkamassa.

Ilkka Hakkarainen työskentelee Canonilla asiakasprojektien johtamisessa projektipäällikkönä. Hänen toimenkuvaansa kuuluvat erilaiset tehtävät asiakkaalle toimitettavan ratkaisun toimituksen johtamisen parissa. Roolissaan hän on samanaikaisesti niin muutosjohtaja kuin konsultti: hän ohjaa projektia hallitusti siihen tavoitteeseen, johon asiakas pyrkii. Hakkarainen kuvaa tyypilliseen työpäiväänsä kuuluvan statuspäivityksien hoitamisen, statuspalaverien järjestämisen, yhteyden pitämisen asiakkaan projektipäällikköön sekä muutoksista ja etenemisestä tiedottamisen. Hakkarainen kuvailee itseään humoristisesti ”puhelinkeskukseksi”:

– Toimin linkkinä asiakkaan ja Canonin välillä – välitän tietoa ja varmistan että kaikki osapuolet pysyvät informoituina koko projektin ajan.

Hakkarainen työskentelee osana Professional Services -tiimiä, jonka keskeinen tehtävä on toimittaa Canonin ratkaisu asiakkaalle. Toimitusprojektiin kuuluu viisi vaihetta:

1. Projektin käynnistys
2. Ratkaisun määrittely ja suunnittelu
3. Ratkaisun toteutus ja testaus
4. Ratkaisun koulutus ja käyttöönotto
5. Projektin päättäminen

Professional Services -tiimin lisäksi toimitusprojektissa on mukana aina oma projektitiimi, johon kuuluu valikoidusti asiantuntijoita kulloisenkin tehtävän tarpeiden mukaan varmistamassa projektin onnistumisen. Hakkarainen toimii tiimien tukipilarina pitäen kaikki osapuolet tietoisina aikataulusta, etenemisjärjestyksestä ja -vaiheesta.

Hakkarainen on työskennellyt Canonilla jo yli 20 vuotta erilaisissa tehtävissä ja kerännyt sinä aikana monipuolisesti kokemusta. Laaja-alainen kokemus on etu, josta Hakkarainen ammentaa työssään:

– Tunnen talon ja sen roolit kuin omat taskuni. Pitkän työurani ansioista minulla on hyvä kokemus myös sellaista asioista, jotka eivät juuri nyt kuulu työtehtäviini. Tästä on etua erityisesti, kun olen kokoamassa projektitiimiä: osaan arvioida, millaista osaamista kaivataan ja ottaa mukaan oikeat ihmiset. Tämä hyödyttää suoraan myös asiakasta ja takaa toteutuksen sujuvuuden ja laadun.

Vanha sanonta pitää paikkansa, mutta hyvänkin suunnitelman toteutumisen kannalta on tärkeää, että projektia johdetaan hyvin. Projektin alussa on aina hyvä käydä läpi, mitä ollaan tekemässä, mitä pyritään saavuttamaan ja miksi se on tärkeää. Sekä sisäisille ja ulkoisille asiakkaille on tärkeää viestiä visio, kokonaiskuva ja se, mitä odotetaan lopputulokselta.

– Sujuva yhteistyö ja avoin kommunikaatio luovat edellytykset onnistuneelle projektille. Alusta alkaen on osattava lähteä johtamaan projektia niin, että kaikki ovat hyvin perillä siitä, mitä tehdään. Tällä tavoin voimme lähteä tuottamaan laadukasta palvelua, jonka perustana on se, että tavoite on kirkkaana mielessä ja kaikki ovat sitoutuneet siihen.

Viestinnän lisäksi palvelun laadukkuuden varmistaa sertifiointi. Projektinhallinnassa käytetään Foundation ja Practitioner -tason projektinjohtamisen metodeja. Sertifikaatit myös määrittelevät toimintaa: kun toimitaan niiden mukaan, voidaan varmistua, että prosessi etenee laadukkaasti kaikkien taiteen sääntöjen mukaan.

Prince2 Foundation -tason sertifioinnin suorittaneella projektipäälliköllä on valmiudet muun muassa peilata toimintaansa projektin liiketoimintaperusteeseen ja sen voimassa pysymiseen; osata määrittää eri projektivaiheiden välillä siirtymiseen vaadittavat, hyväksyttävät tuotokset; luoda projektiorganisaatio, jolla on selkeät vastuut ja osaaminen; hyödyntää testattuja raportointimalleja; reagoida muutoksiin hallitulla tavalla ja suunnitella projektin elinkaari.

Lisäksi Canonilla toimitaan ITILin mukaan ja siten myös kaikkia projekteja johdetaan kyseisen standardin mukaisesti.

– Toimivien prosessien ja sertifiointien lisäksi osaaminen ja asiantuntijuus takaavat laadukkaat asiakastoteutukset. On ehdoton etu, että meillä on käytössä omat teknologia ja ohjelmistot sekä omat asiantuntijat, jotka toteuttavat ratkaisua. Nämä lähtökohdat tuottavat vankkaa osaamista. Vahva brändimme on jo itsessään arvolupaus, Hakkarainen kertoo.

Dokumentinhallinnan puolella on viime vuosina korostunut asiakkaiden tarve muuttaa paperisia arkistoja digitaaliseen muotoon. Vaikka digi on jo arkipäivää, on moni digitointiprosessi vielä kesken. Dokumentinhallinnan projektit voivat olla hyvinkin suuria ja tarpeet erilaisia. Julkishallinnon projekteissa esimerkiksi digitalisaatioon liittyy paljon yksityiskohtia, kuten pitkäaikaissäilytyksestä huolehtiminen, jotka täytyy varmistaa sekä prosessin edetessä että valmiissa toteutuksessa.

– Pidämme asiakkaat tietoisina digitaalisen arkiston hyödyistä, asiakkaan tarpeet ja tilanne huomioon ottaen, kun lähdemme miettimään toteutusta; mikä on nykytilanne ja mihin ollaan pyrkimässä. Toisinaan myös jo olemassa olevassa digiarkistoissa on saattanut tulla ”parasta ennen” -päiväys vastaan, jolloin uuteen järjestelmään siirtäminen voi olla ajankohtaista, Hakkarainen kuvaa projekteja.

Etätyön yleistyessä on monessa yrityksessä myös havahduttu siihen, miten paperiarkistoihin päästäisiin näppärästi käsiksi kotitoimistolta. Paperisen toimiston digitalisointi ei pelkästään helpota etänä tapahtuvaa tiedonhakua vaan myös nopeuttaa sitä. Sähköisistä asiakirjoista voidaan hakea tietoa hakusanoilla, jolloin tietoa ei tarvitse penkoa arkistossa. Tämä puolestaan vapauttaa työntekijöiltä aikaa muihin tehtäviin.

Kun digitointi on toteutettu ammattimaisesti, ei olekaan enää väliä ollaanko etänä vai toimistossa, sillä työskentely sujuu yhtä helposti missä vain.

– Monesti projektityössä unohdetaan antaa hyvä koulutus asiakkaalle siitä, miten ratkaisu toimii. Näin asiakas pääsee ottamaan ratkaisun heti käyttöön ja saa siitä irti kaikki hyödyt ja koko potentiaalin.

– Arkiston digitointi ei siis ole pelkästään paperisten dokumenttien siirtämistä digitaaliseen muotoon, vaan samalla voimme kehittää asiakkaan koko liiketoimintaa ja tehostaa sitä. Taiten johdettu ja toteutettu projekti tarjoaa asiakkaalle enemmän kuin osiensa summan, Hakkarainen iloitsee.

Hakkarainen kokee vahvuuksikseen erityisesti työhistoriansa aikana kerryttämänsä tiedot ja taidot. Hän on käynyt paljon myös teknisissä koulutuksissa ja toiminut muun muassa teknikkona ja asiantuntijana, joten konkreettinen osaaminen antaa myös käytännön perspektiiviä projektinjohtamiseen.

– Tavoitteenani on aina toteuttaa hanke kustannustehokkaasti ja aikataulussa, laadusta tinkimättä. En pelkää laittaa käsiäni saveen, Hakkarainen kertaa mottoaan.

Onnistumisen kannalta myös oman tiimin tuki on merkityksellistä. Hyvän esimiehen ja kollegoiden vaikutus ja molemminpuolinen sparraus tukee työskentelyä: asioista pystytään puhumaan avoimesti myös vaikeissa tilanteissa, ja yhdessä voidaan reflektoida projekteja sekä eteen tulleita haasteita ja onnistumisia. Hyvä yhteishenki näkyy myös joustavuutena: aina ollaan valmiita auttamaan.