Ole tarkkana: miksi jokainen minuutti on tärkeä tuottavuuden kannalta

Kukaan ei halua hukata aikaa, olitpa työntekijä, joka käy läpi tehtävälistaa, tai yrittäjä, jolle aika on rahaa. Työskentelyn nopeus on kasvanut huimasti digitaalisten teknologioiden myötä – nyt voimme keskustella muiden kanssa vain nappia painamalla. Teknologia tuo kuitenkin joskus mukanaan omat haasteensa ja hidasteensa.

Tuoreen tutkimuksen¹ mukaan työntekijät hukkaavat päivittäin keskimäärin 46 minuuttia teknologian hitauden takia. Yksi viidestä työntekijästä myöntää, että teknologian hidastelu saa heidän keskittymiskykynsä herpaantumaan. Kun näitä ongelmia ilmenee säännöllisesti, työntekijöitä voi jopa lähteä yrityksestä – yksi kymmenestä työntekijästä toteaa, että toistuvat ohjelmisto- ja tietotekniset ongelmat ovat saaneet hänet harkitsemaan irtisanoutumista². Teknologian tulisi tukea työntekoa, ei haitata sitä.

Yksi tärkeimmistä haasteista työpaikan tuottavuutta parantavan teknologian hankinnoissa liittyy ominaisuuksien ja käyttökokemuksen yhdistämiseen. On tärkeää muistaa, että järjestelmiä käyttävät oikeat ihmiset, ja vaikka ohjelmisto tai laite olisi toiminnoiltaan markkinoiden paras, sillä ei välttämättä saavuteta haluttua tuottavuutta. Jos työntekijät pitävät työpaikan teknologiaa vaikeana käyttää, he hukkaavat luultavasti aikaa sen ongelmiin – tai välttävät sen käyttämistä, valitsevat tutumpia vaihtoehtoja tai käyttävät tehottomia ja vanhentuneita manuaalisia prosesseja.

Tämä käy ilmi tutkimuksesta, jonka mukaan lähes kaksi kolmasosaa työntekijöistä myönsi jakaneensa tietoja työkavereilleen ja 60 % organisaation ulkopuolisille henkilöille käyttämällä käytäntöjen vastaisia tiedostonjakotyökaluja, jotka eivät olleet yrityksen tarjoamia³. Sen lisäksi, että tämä voi heikentää liiketoimintaprosessien tehokkuutta päivittäisessä työssä, tällainen toiminta lisää tietojen menettämisen ja tietomurtojen riskiä, ja voi aiheuttaa yritykselle vakavia seurauksia. Perustason intuitiivisen käytettävyyden pitäisi olla uusien teknologioiden ensisijainen ominaisuus.

Tämä on entistäkin tärkeämpää nykypäivän nopeasti muuttuvissa työympäristöissä, joissa yhä useammat organisaatiot käyttävät hybridityömalleja. Nämä uudet työskentelytavat muuttavat sitä, miten työntekijät käyttävät toimistojärjestelmiä ja mihin yritysten on keskityttävä investoinneissaan. Jos yritykset käyttävät mallia, jossa työntekijät työskentelevät pääasiassa kotona, työntekijä tulee todennäköisesti toimistolle suorittamaan ne tehtävät, joita ei voi tehdä kotona, kuten osallistumaan kokouksiin tai käyttämään tiettyä laitetta. Siksi on tärkeää, että työntekijät voivat suorittaa tehtävät toimistoteknologian avulla mahdollisimman tehokkaasti, jotta aika toimistolla on tuottavaa.

Tässä on otettava huomioon myös tukipalvelut. Jos toimistohenkilökuntaa on vähennetty, paikalla ei todennäköisesti ole teknistä tukea ongelmia ratkomaan. Näin ollen jokaisen teknisen laitteen on oltava luotettava, jotta voidaan välttää tekniset ongelmat ja niistä aiheutuvat käyttökatkot, joiden takia työntekijät eivät voi työskennellä tehokkaasti paikan päällä ollessaan. Siksi organisaatioiden kannattaa ehkä investoida muutamaan edistyneempään laitteeseen, joiden käyttö on tuottavampaa ja luotettavampaa.

Juuri nämä yhteydet ovat mahdollistaneet työskentelyn hybridimallin – jossa osa henkilöstöstä työskentelee toimistolla ja osa kotona – tehokkaan käytön. Teknisten laitteiden, kuten tulostinten ja monitoimilaitteiden, on voitava sallia tehokkaat yhteydet kaikkien välillä paikasta riippumatta ilman hankalia prosesseja tai epäluotettavia tuloksia. Järjestelmät on suunniteltava niin, että ne nopeuttavat käyttöä ja käyttävät enemmän aikaa tuottavuutta edistäviin toimintoihin, kuten paperisten asiakirjojen muuttamiseen digitaalisiksi tiedoiksi, jotka ovat kaikkien saatavilla.

Canonin uusimmat toimistojen tulostus- ja skannauslaitteet on suunniteltu parantamaan yritysten tuottavuutta ja tarjoamaan helppokäyttöisyyttä, luotettavuutta ja yhteyksiä, jotka perinteisen työn, etätyön ja hybridityön yhdistelmä vaatii. Uusissa imageRUNNER ADVANCE DX C5800 -sarjan ja imagePRESS C170 -sarjan laitteissa on kaikki moderneilta toimistolaitteilta vaaditut toiminnot.

Näissä uusissa laitteissa etusijalla on tuottava ja tehokas toimistotyöskentely, joka perustuu nopeaan tulostukseen ja skannaukseen, automaattisiin työnkulkutoimintoihin ja hyvään käytettävyyteen. Koska imagePRESS C170 -sarjan laitteilla voi tuottaa myös laadukkaita luovia printti-töitä, Canon vastaa tehokkaasti kaikkiin yrityksen sisäisiin tuotantotarpeisiin. Luotettuna valmistajana voimme luvata luotettavan käytön, jotta työntekijät saavat työnsä tehtyä.

Haluatko tietää lisää siitä, miten imageRUNNER ADVANCE DX C5800- ja imagePRESS C170 -sarjan laitteet tukevat tuottavaa toimistotyöskentelyä? Napsauta tätä