Tehokas sopimushallinta on liiketoiminnan paras buusteri

Sähköisellä sopimushallinnalla saavutettavia hyötyjä löytyy lukuisia, mutta kaikkein tärkeimmän niistä voi tiivistää yhteen lauseeseen: tehokas, sähköinen sopimushallinta on kaiken liiketoiminnan tukipilari.

Olemme avanneet artikkeleissamme ”Sähköinen sopimushallinta on ainoa oikea ratkaisu muuttuvassa maailmassa” sekä ”Sujuvampia prosesseja läpi yrityksen” sopimushallinnan yleisiä haasteita. Artikkelisarjamme viimeisessä osassa ratkaisukonsulttimme Pasi Mattila kertoo, kuinka toimiva sopimushallinta tukee yrityksenne liiketoimintaa.

Sopimukset - liiketoiminnan jatkuvuuden tuki ja turva

Ajan tasalla olevat sopimukset ja niiden sisällöt vaikuttavat suoraan liiketoimintaan ja sen kasvuun. Toimiva sopimushallinta helpottaa esimerkiksi budjetointia ja palveluiden hinnoittelua. On äärimmäisen vaikeaa nostaa ajallaan tuotteiden ja palvelujen hintoja, jos ei tiedä kuinka kauan niitä koskevat sopimukset ovat olleet voimassa.

Pasi Mattila toteaa sopimushallinnan olevan suuressa roolissa yritysten taloudenpidossa: ”Kun tehdään budjetointia, on erittäin tärkeää tietää, mitkä sopimukset ovat edelleen voimassa, kuinka paljon ne aiheuttavat kustannuksia ja minkälaisia vastuita niihin liittyy. Toimivalla sopimushallinnalla saadaan helposti selville tietyn budjettikauden kaikki sopimukset ja niiden vuosiarvot sekä sopimuksiin liittyvät vastuut, jolloin budjetoinnin teko helpottuu huomattavasti.”

Sopimusten elinkaareen liittyy paljon yrityksen menestymisen kannalta tärkeitä vaiheita, jotka tulee usein pystyä todistamaan kaikille osapuolille myös jälkikäteen. Sähköisessä järjestelmässä, kun sopimus on hyväksymisen jälkeen allekirjoitettu, se menee liitteineen automaattisesti arkistointiin. Näin koko sopimuksen elinkaari ja sen hyväksymisketju jäävät näkyviin. Järjestelmästä on myös helppo löytää sopimusten viimeisimmät versiot, mikä on yrityksille liiketoiminnan kannattavuuden ja jatkumisen kannalta elintärkeää. Canon Sopimushallinta -opas avaa sopimuksen koko elinkaaren sähköisen hallinnan hyödyt laajemmin.

Tietoturva on myös liiketoiminnan turvaamista

Nykyaikana yrityksillä on paljon paineita todistaa, että kaikki toiminta on säädösten mukaista ja jäljitettävissä. Uudet säädökset aiheuttavat erilaisia uusia vaatimuksia sopimuksen- ja dokumentinhallintaan. Toukokuussa 2018 voimaan astuneen GDPR-asetuksen vaatimusten mukaisesti Canonin sähköiseen dokumentinhallintajärjestelmään jää lokitieto myös siitä, että kaikki sopimustiedot on poistettu asianmukaisesti.

”Säädöksiä, kuten GDPR-asetusta, pitäisi mielestäni ajatella mahdollisuutena parantaa ja yhtenäistää yrityksen prosesseja niin tietoturvan kuin sopimusten hallinnan kannalta. Kun järjestelmä hälyttää ajoissa, ei jouduta koskaan tilanteisiin, joissa ollaan laittomassa tai kokonaan sopimuksettomassa tilassa. Kenellekään ei mene väärään aikaan ilmoituksia sopimusten päättymisestä tai automaattisesta jatkumisesta, ja kiusallisilta tilanteilta ja raastuvalta vältytään”, kuvailee Pasi Mattila.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa sitä, että sopimusehtojen rauetessa järjestelmä hälyttää tai vaikkapa määräaikaisen työsopimuksen lähetessä loppuaan automaattinen ilmoitus sopimuksen päättymisestä lähtee työnantajalle.

Ei pelkkä järjestelmä, vaan palvelukokonaisuus

Pasi Mattilan mukaan pelkkien järjestelmien ominaisuuksien tuijottaminen on kuitenkin yksistään turhaa, ja dokumentinhallintaa tulisi ajatella laajempana kokonaisuutena.

”Erilaisia dokumentinhallinnan järjestelmiä ei kannata vertailla liikaa keskenään. Yritysten tulisi järjestelmien sijaan pyrkiä valikoimaan pitkäaikaisia kumppaneita, sillä järjestelmät ja niiden toiminnot kehittyvät jatkuvasti. Tärkein neuvoni on, että valitkaa yrityksellenne kumppani, jolla on osaamista, kokemusta ja kykyä toimittaa sekä laitteet, palvelut että ohjelmistot koko liiketoiminnan kehittämiseen. Järjestelmät yksinään eivät paranna liiketoimintaa, vain koko liiketoimintamallin muutos parantaa sitä. Me Canonilla keskitymme nimenomaan auttamaan asiakkaidemme liiketoimintaa kokonaisuutena”. 

Lue lisää ladattavasta oppaastamme, joka tiivistää sähköisen sopimushallinnan keskeisimmät hyödyt.