Automaatio ei ole uusi ilmiö. Koska tuottavuutta on ollut tarve parantaa, ihmiset ovat keksineet teknologioita, jotka suorittavat tehtäviä ilman apua. Automaatio on auttanut vapauttamaan työntekijöitä toistuvista tehtävistä ja tehostamaan työpaikkoja jo vuosisatojen ajan, aina höyrykäyttöisistä kutomakoneista autojen kokoonpanolinjoihin¹.

Toimistotyössä automaatio on kuitenkin erilaista. Tietotyöntekijät tuottavat lisäarvoa luomalla ja jakamalla tietoa, joten näiden töiden tehostaminen parantaa kilpailukykyä huomattavasti.

Teimme hiljattain tutkimuksen siitä, miten työpaikkojen prosessit muuttuvat – ja miten organisaatiot hallitsevat asiakirjoja ja tietoja – ja saimme tietää, että organisaatioissa aletaan nyt käyttää automaatiota eri tavoin. Tämä puolestaan on tuonut hyötyjä, jotka menevät paljon tehokkuutta pidemmälle, esimerkiksi asiakaskokemuksen parantamisessa ja tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitämisessä.

Huomasimme kuitenkin myös sen, että monilla organisaatioilla on vaikeuksia edetä automaation perusmuodoista kehittyneempiin tyyppeihin. Kysyimme sitten, miksi näin oli.

Vaikka automaatio oli nopeasti kasvava ala jo ennen pandemiaa, sen käyttö on kasvanut parin viime vuoden aikana, ja maailmanlaajuiset liiketoimintaprosessien automaation markkinat ovat kasvaneet 5,1 miljardista dollarista vuonna 2016 12,7 miljardiin dollariin vuonna 2021² . Pandemia nopeutti tätä prosessia, koska se pakotti monet yritykset digitalisoimaan suuria osia toiminnastaan³. McKinseyn mukaan teknologian käyttöönotto tapahtui noin 25 kertaa nopeammin kuin ennen pandemiaa⁴.

Tulos? Yritykset ottivat merkittäviä edistysaskelia automatisoimalla aiemmin huomiotta jääneitä liiketoimintoja, kuten asiakaspalvelun, henkilöstöhallinnon ja laskujen käsittelyn, joissa on toistuvia prosesseja, jotka sopivat hyvin automatisoitaviksi, vaikka monet organisaatiot eivät pystyneetkään asettamaan tätä aiemmin etusijalle.

McKinsey havaitsi myös, että tämän kehityksen myötä asenteet ovat muuttuneet niin, että automaatiota ei käytetä kustannusten vähentämiseen vaan kilpailuedun hankkimiseen⁵. Kun automaatio kehittyy pidemmälle ja sitä käytetään entistä monimutkaisemmissa liiketoimintaprosesseissa, se tuo enemmän strategisia hyötyjä.

Tutkimuksessamme kysyttiin IT-päättäjiltä heidän kokemuksiaan automaatiosta. Löysimme vastauksista kolme keskeistä aluetta, joilla nähtiin jatkuvasti hyötyjä:

Tuottavuus on yksi hyödyistä, jotka liitetään useimmiten automaatioon, ja se tuli esiin tutkimuksessamme. 37 % IT-päättäjistä sanoi sen tehostavan tiimien työskentelyä, mikä tekee siitä tärkeimmän hyödyn.

32 % IT-päättäjistä huomasi, että investointi automaatioon helpotti vaatimustenmukaisuuden hallintaa ja kriittisten tietojen suojaamista.

34 % IT-päättäjistä sanoi automaation auttaneen parantamaan asiakaskokemusta – tämä hyöty kuuluu kolmen tärkeimmän joukkoon.

IT-päättäjät ovat selvästi tyytyväisiä automaatioon, joka heillä on käytössä. Onko kuitenkin olemassa alueita, joilla he voisivat jatkaa pidemmälle ja saada enemmän automaation hyötyjä organisaatioilleen?

Tietojen suojaus on IT-päättäjille jatkuva huolenaihe, ja kun virtuaaliset ja hybridimuotoiset työskentelytavat lisääntyvät, organisaatioiden on entistä vaikeampaa seurata työntekijöiden toimintaa. 36 % IT-päättäjistä sanoi tietävänsä tai uskovansa, että työntekijät eivät noudata vaatimustenmukaisuuden prosesseja – näin ollen ei ole yllätys, että päättäjät investoivat jo digitaaliseen asiakirjanhallintateknologiaan organisaation tiedonkulun parempaa näkyvyyttä ja valvontaa varten.

Esimerkiksi 53 % IT-päättäjistä käyttää automaattisia käyttöoikeuksia, jotta luvattomat työntekijät eivät voi käyttää arkaluonteisia asiakirjoja. 51 % käyttää automaattisia säilytysaikarajoja, jotta arkaluonteiset asiakirjat poistetaan GDPR:n mukaisesti.

Kaiken kaikkiaan noin puolet IT-päättäjistä sanoo toteuttaneensa edes osan mahdollisista digitaalisen asiakirjanhallinnan toiminnoista, joista kysyimme.

Kun tutkimme monimutkaisempia toteutuksia, jotka kattoivat kokonaisia työnkulkuja, huomasimme, että IT-päättäjillä on tämäntasoisen automaation käyttöönottoja huomattavasti vähemmän. Tärkeää on, että tässä on kyse kaikkein vaikuttavammista automaatiotyypeistä, jotka voivat muuttaa työntekijöiden ja asiakkaiden kokemuksen.

Esimerkiksi vain 29 % IT-päättäjistä on automatisoinut asiakasviestinnän, ja vain 30 % pystyy toimittamaan asiakkaille automaattisia tilapäivityksiä.

Mikä sitten menee vikaan – ja miten IT-päättäjät voivat kuroa eron kiinni, jotta he eivät jää muista jälkeen?

Työnkulkujen automatisoinnin käyttöönotto on vain monimutkaisempaa. Tutkimuksemme aikana kävi kuitenkin selväksi, että näin laajan automaation käyttöönotto voi olla pelottavaa toisesta syystä – uuden ja olemassa olevan teknologian välisten yhteensopivuusongelmien takia. Tästä syystä IT-päättäjät ilmoittivat, että uuden teknologian valinnassa kaikkein tärkein asia oli yhteensopivuus organisaation olemassa olevan IT-infrastruktuurin kanssa.

Koska organisaatiot käyttävät yhä monimutkaisempia teknologiaekosysteemejä, ei ole yllätys, että päivittäminen ja innovointi ei ole helppoa. Tutkimuksemme mukaan 27 % IT-päättäjistä koki viiveitä viimeisimmässä teknologian käyttöönotossa, ja 23 % asensi teknologian, mutta havaitsi, että toiminnot eivät vastanneet tarkoitusta. Se, minkä piti tehostaa yrityksen tiedonhallintaa, voi väärin käsiteltynä tuottaa päinvastaisen vaikutuksen.

Monissa tapauksissa oikean kumppanin valinta uuden teknologian käyttöönoton aikana ratkaisee hankkeen onnistumisen. Tutkimuksemme mukaan yhteistyö väärän kumppanin kanssa voi pahentaa yhteensopivuushaasteita. Siksi se, että valitaan kumppani, jolla on kokemusta ratkaisujen integroinnista ja organisoinnista, voi auttaa IT-päättäjiä minimoimaan häiriöt ja epävarmuustekijät.

Olemme nähneet, että digitalisaatioasteen parantaminen tarjoaa yrityksille välineet ketterämpään toimintaan. Automaatio on tämän vaiheen olennainen osa, joka parantaa työntekijä- ja asiakaskokemusta ja tarjoaa IT-päättäjille paremmat mahdollisuudet valvoa ja nähdä organisaatioiden tietoja kuin koskaan aiemmin.

Jotta yritykset saavat automaatiosta parhaan hyödyn, niiden on kuitenkin oltava valmiita laatimaan kasvusuunnitelma, joka ohittaa yhteensopivuusesteet. Kun oikea kumppani löytyy, kehitys kohti automaatiota ei ole niin pelottava.

ataa raportti nyt ja lue IT-päättäjien nykyisistä haasteista, vertaa yrityksesi digitalisaatioastetta muihin ja tutustu alueisiin, joille investoimalla voit luoda käytännöllisen automatisointistrategian.