Tietoa on helpompi prosessoida, analysoida ja poistaa kun se on sähköisessä muodossa, mutta sähköisyyskään ei kuitenkaan riitä – tiedon pitää olla myös oikeiden ihmisten hallittavissa ja saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan. Usein kaikkea järjestelmissä olevaa sähköistä tietoa ei olla tähän mennessä osattu vielä hyödyntää tai käsitellä, sillä tehokas hyödyntäminen vaatii järjestelmiltä nopeuden lisäksi myös kehittyneitä algoritmeja ja monimutkaisiakin data-analyysimalleja.

Canonin kutsumuksena on tarjota näihin ongelmiin ratkaisu, ja Canon onkin vuosien saatossa kehittänyt teknologia- ja palvelutarjoamaansa ekosysteemiajattelun kautta. Canonin luoma tiedon arvon ekosysteemi on kokonaisuus, joka auttaa dokumenttien elinkaaren hallinnassa ja tehostaa organisaatioiden viestintää. Canon puhuu myös hybridiviestinnästä, joka on yhdistelmä sähköistä ja perinteisempää, painettua viestintää tilanteeseen sopivalla tavalla.

Arvokkaampaa tietoa, parempia asiakaskokemuksia

Usein ajatellaan, että digitalisaatio on johtanut tilanteeseen, jossa koneet käsittelevät kaiken tiedon ja dokumentit puolestamme. Canonin markkinointijohtajan Markus Winnettin mukaan dokumenttikeskeinen työ kuitenkin elää ja voi hyvin, ja tarvitsee tuekseen hyvää dokumentinhallintaa. Hyvä tiedon- ja dokumentinhallinta on kokonaisuus, jossa otetaan huomioon sekä yrityksen, työntekijöiden että asiakkaiden tarpeet järjestelmien luomia haasteita unohtamatta. Kun tiedonhallinta on suunniteltu hyvin, ihmiset pääsevät helposti käsiksi tärkeisiin tietoihin, asiakaspalvelu on joustavaa ja sujuvaa sekä tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen.

”Ymmärrämme Canonilla asiakkaidemme muutostarpeen ja etsimme paikat, joissa toimintaa voidaan tehostaa suunnittelemalla tiedonhallinta ja siihen liittyvät prosessit uudelleen. Tuomme asiakasyrityksiimme ratkaisut ja teknologiat, joiden avulla tiedonhallinnan haasteisiin voidaan parhaiten vastata. Olemme sitoutuneet auttamaan asiakkaitamme siinä, että he ymmärtävät tiedon arvon merkityksen liiketoimintansa moottorina”.

Yritysten päätöksenteko perustuu faktaan ja johtaminen tarvitsee tuekseen myös paljon tiedon analysoimista. Vanha sanonta ”mitä et voi mitata, et voi myöskään johtaa” pitää edelleen paikkansa. Päätöksentekijöiden on elintärkeää myös miettiä missä ja miten asioista viestitään, ja mikä merkitys tiedolla on. Sama pätee myös asiakasviestintään ja palveluiden kehittämiseen arvokkaammalla ja yhä pidemmälle jalostetulla tiedolla.

”Viime aikoina olemme saaneet nähdä isojen toimijoiden, kuten vaikkapa Netflixin, hyviä esimerkkejä siitä, miten tiedon arvoa kasvatetaan tehokkaasti ja kuinka sillä voidaan konkreettisesti parantaa asiakaskokemuksia. Nämä yritykset ovat jatkuvasti kehittäneet toimintaansa niin, että he pystyvät keräämään ja käsittelemään tietoa sen arvoa kasvattavalla tavalla ja tarjoamaan ihmisille oikeita, juuri heille kohdennettuja sisältöjä. Samat lainalaisuudet pätevät myös yritysten sisäiseen tietoon, mutta etenkin pienemmät yritykset eivät välttämättä ole vielä heränneet mahdollisuuksiin, joita tiedon parempi hallinta ja tiedon analysointi voivat tuoda esimerkiksi työn tehostumisen, viestinnän ja resurssien paremman käytön muodossa”, Winnett toteaa.

Kun järjestelmät keskustelevat keskenään, niin tekevät myös ihmiset

Kun valtavien tietomäärien käsittelyyn on käytössä liikaa erillisiä järjestelmiä, tieto siiloutuu ja hukkuu. Canonin toimitusjohtajan Harry Nyströmin mukaan monissa yrityksissä on herätty tiedon kasvavaan siiloutumiseen digitaalisaation myötä, vaikka tavoite oli päinvastainen. ”Jos esimerkiksi asiakastyytyväisyyttä mitataan yhdessä järjestelmäsiilossa ja asiakaspalvelua kehitetään toisessa järjestelmäsiilossa ilman kollaboraatiota, ei tiedosta ole käytännössä toivottavaa hyötyä liiketoiminnalle. Nykyaikaisten kollaboraatiotyökalujen avulla kaikki tieto saadaan yhdistettyä, analysoitua ja toimitettua tavoitteen mukaisille sidosryhmille. Tiedon arvo kasvaa, ja näin prosessista tulee osallistava ja toimiva”, Nyström tiivistää. Yksilön tasolla tämä tarkoittaa työn tehostumista ja sen merkityksellisyyden kasvamista. Koko liiketoiminnan tasolla toimivat järjestelmät ja tiedon parempi hallinta vähentävät kuluja ja vapauttavat resursseja, mutta suurin hyöty saadaan kuitenkin sekä johdon, työntekijöiden että asiakkaiden vahvasta sitoutumisesta toimintaan ja sen kehittämiseen.

Canonin dokumentinhallintaratkaisut tuovat selkeyttä ja helpotusta esimerkiksi julkishallinnon tiedonsäilytyshaasteisiin ja eri kokoisten yritysten sopimushallintaan. Myös toukokuussa 2018 voimaan astunut GDPR-asetus on tuonut mukanaan yllättäviäkin ongelmia. Canon pystyy tarjoamaan esimerkiksi näihin yrityksille pulmia aiheuttaviin prosesseihin kaiken tarvittavan teknologian ja osaamisen aina digitointipalveluista, tiedon haltuunottoon tarkoitetuista kameroista ja skannereista dokumentinhallintajärjestelmiin ja asiantuntijapalveluihin.

Canonilla on lisäksi käytössä laaja verkosto kumppaneita, jotka täydentävät Canonin ratkaisuvalikoimaa. Therefore-järjestelmä on suunniteltu erityisesti parantamaan ja nopeuttamaan työnkulkuja sekä tuomaan ratkaisuja tiedonhallinnan yleisimpiin ongelmiin. Therefore auttaa tietoa kulkemaan eri järjestelmien ja osastojen välillä, säilyttää ja arkistoi tiedon oikein sekä muistuttaa oikeista asioista oikeaan aikaan. Järjestelmän tehtävänä on täydentää muiden järjestelmien, kuten CRM- ja ERP-järjestelmien jättämiä aukkoja, varmistaen näin tiedon helpon saatavuuden ja prosessien sujuvuuden. Tähän yhdistettynä hybridiviestinnän tarkoitus on kohdentaa viestejä entistäkin paremmin ja tuoda niille huomioarvoa – digitaalisten viestien lisäksi huomioarvoa voidaan tehostaa esimerkiksi näyttävillä suurkuvatulosteilla, kirjoilla, lehdillä tai muilla vaikuttavilla julkaisuilla.

Sujuvat prosessit tuottavat voittojen lisäksi tyytyväisiä työntekijöitä ja asiakkaita

Usein yksilön suurin haaste kasvavan tiedon määrän keskellä on saada oma ääni kuuluviin, niin työntekijänä kuin asiakkaanakin. Yritysten järjestelmissä on paljon tietoa, mutta usein työntekijän on analysoitava itse, mikä on enemmän ja mikä vähemmän oleellista ja mikä mahdollisesti jopa vanhentunutta tai turhaa tietoa. Tieto pitää myös saada sujuvasti tuotua yrityksen prosesseihin, minkä takia on oleellista luoda järjestelmiin automatisoituja työnkulkuja huolehtimaan aikatauluista ja tiedon jakelusta. Tehokkaissa työnkuluissa vanha tieto poistuu automaattisesti, mikä helpottaa tuoreen tiedon etsintää.

Yritystasolla suurimpia haasteita ovat siis valtavan tietomäärän ottaminen käyttöön oikein, hyödyntäminen ja jakaminen oikeille ihmisille oikeita järjestelmiä käyttäen, näiden järjestelmien väliset integraatiot sekä tietoarkkitehtuurin suunnittelu. Usein unohdetaan katsoa kokonaisuutta, ja prosesseja ja ongelmakohtia aletaan optimoida vain pieni palanen kerrallaan esimerkiksi osastoittain. Työn arvoketju on kuitenkin hyvä suunnitella yhtenä kokonaisuutena hyödyntäen ja yhdistäen mahdollisimman paljon olemassa olevaa.

Dynaaminen dialogi avaimena liiketoiminnan kehittämiseen

Dynaaminen dialogi työntekijöiden kesken mahdollistetaan poistamalla tiedon järjestelmäriippuvaiset raja-aidat. Canon haluaakin muuttaa yritysten liiketoimintamalleja sekä työntekijöiden että asiakkaiden osalta jatkuvan dialogin suuntaan. Kvartaalittainen tai puolivuosittainen kehittäminen ei toimi – kun dialogi on jatkuvaa, myös kehittämisen pitäisi olla jatkuvaa.

”On päivänselvää, että liiketoiminta tehostuu jalostamalla tieto ymmärrettävään muotoon. Turha, vanhentunut, siiloutunut tai puuttuva tieto on arvotonta, eikä kehitä liiketoimintaa. Sen sijaan ihmisten jatkuva osallistaminen toiminnan kehittämiseen tiedon avulla motivoi innovoimaan”, Nyström kiteyttää.

Nyström painottaa, että Canon on laaja-alainen palveluintegraattori, joka voi tarjota ratkaisun moniin tiedonhallinnan prosesseihin koko tiedon elinkaarelle. Markkinoilla ei ole toista toimijaa, joka voisi samassa laajuudessa tarjota valikoiman uskottavia palveluita koko tiedon elinkaaren hallintaan ja tiedon arvon kasvattamiseen.

”Suomalaisissa yrityksissä digitalisaatio etenkin asiakkaan näkökulmasta on jo pitkällä – nettikaupat ja digitaaliset viestintäkanavat ovat jo arkipäivää, mutta taustajärjestelmissä ja prosesseissa olevat tiedot ovat 2000-luvun alun tasolla tiedon käytettävyyden näkökulmasta. Me haluamme auttaa asiakkaitamme siirtymään uudelle tasolle”, Nyström visioi.