Tiedonhallinnan potentiaali vastuullisuuden ajurina on hyödyntämättä

Tiedonhallinnan vastuullisuutta voidaan tarkastella monesta näkökulmasta. Tieto on jokaisen organisaation keskeistä pääomaa ja vastuullisuus konkretisoituukin usein toiminnan tasolla. Tehokkaat työkalut tiedon elinkaaren hallintaan nostavat merkittävästi tiedon arvoa, jolloin hyödyt näkyvät toiminnan laadussa ja tehokkuudessa sekä vaatimuksenmukaisuudessa.

Digitalisaation edetessä myös vastuulliseen tiedonhallintaan tarjoutuu uusia mahdollisuuksia. Esimerkiksi taloushallinnon digitalisoituminen on vastuullisuuden näkökulmasta hyvä asia, mutta työtä tarvitaan vielä käytäntöjen yhtenäistämisen ja tehokkaiden työkalujen osalta.

- Digitalisaatiosta on yleensä unohdettu käyttäjäystävällisyys, kerättävän tiedon elinkaari ja tietopääoman kokonaisvaltainen hyödyntäminen, kertoo Canon Oy:n toimitusjohtaja Tommi Laitinen.

-Vastuullisuus on laaja käsite ja sen soveltaminen tiedonhallinnassa tarkoittaa kokonaisvaltaista toiminnan tarkastelemista. Saattaa olla, että intuitiivisesti tai jopa maalaisjärjellä ajateltu ratkaisu on vastuullisuuden näkökulmasta heikkotasoinen, Laitinen jatkaa.

Canonin informaatioteknologian tuotteet, kuten kamerat ja monitoimilaitteet, ovat edelleen yhtiön ydinliiketoimintaa, mutta samanaikaisesti rinnalle on rakentunut vankka tiedonhallinnan ohjelmistoliiketoiminta. Laitinen puhuu digitalisaation ”toisesta aallosta”.

- Kun pystymme jalostamaan tietoa ja parantamaan sen arvoa myöhemmässä käytössä, olemme oikean asian äärellä. Tilanne on samankaltainen, kun verrataan, että tehdäänkö joku matka lentokoneella tai junalla vai tehdäänkö matkaa lainkaan. Kalleinta on tehdä hyvin ja tehokkaasti jotain sellaista, mitä ei välttämättä tarvitse tehdä lainkaan. Todellinen vastuullisuus syntyy siitä, että vältetään turhaa tietoa, päällekkäisyyksiä ja parannetaan tiedon arvoa ja löydettävyyttä.

Tarkoituksenmukainen tiedonhallinta on kokonaisprosessi, jossa oikea tieto on oikeassa muodossa ja helposti saatavilla. Samalla tieto on turvallista ja elinkaareltaan hallittua. Vastuullisuutta lisää myös se, että sama tieto on säilöttynä vain kerran, mutta siihen on tarvittaessa erilaisia näkymiä.

-Jos tieto tai asiakirja tarvitaan paperilla, silloin se on syytä tulostaa. Se ei ole itsetarkoitus, ja tulostus pitää tehdä niin energiatehokkaasti kuin mahdollista, mutta ei se mikään ilmastosynti ole, Laitinen summaa.

Vastuullisuus tiedonhallinnassa tarkoittaa myös lakien ja asetusten mukaista toimimista.

- Organisaatioiden on tärkeää suojata asiakas- ja työntekijätietoja asianmukaisilla dokumentinhallintajärjestelmillä, jolloin salaus, rajoitettu pääsy ja tietoturvalliset tallennusjärjestelmät tulee ottaa keskusteluun. Näiden asioiden huomioiminen myös vähentää tietomurtojen ja -vuotojen riskiä, Laitinen tiivistää.

Tulevaisuudessa vastuullisuuden vaatimukset koskevat EU-asoisesti raportointia mm. sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyen. Raportointia ei voida tehdä ilman tietoa organisaation tilasta.

Canon on jo vuosikymmeniä huomioinut sekä yhteiskunnan, ympäristön ja sosiaalisen vastuun osalta. Canon on rakentanut erilaisia vastuullisuusohjelmia ja innovaatioita, joiden avulla pyrimme tekemään konkreettisia tekoja niin yksilöiden kuin yhteiskunnan tasolla. Laitinen kertoo olevansa erityisen ylpeä Canonin viimeaikaisista aktiviteeteista, jotka keskittyvät kiertotalouteen sekä paikallisiin kampanjoihin.

-Olemme viime metreillä sertifioidussa kierrätettävien käytettyjen laitteiden uusimisprosessissa. Pian voimme uudistaa merkittävän osan monitoimilaitteistamme uuden veroisiksi tuotteiksi, joista yli 90 % perustuu kierrätysosiin. Toinen käynnissä oleva projekti on Young People -ohjelma, jossa oululaiset nuoret pääsevät oppimaan valokuvauksen perusteita ja kertomaan omia tarinoitaan yhteiskuntaan ja ympäristöön liittyvistä aiheista ammattivalokuvaaja Harri Tarvaisen ja kuvajournalisti Meeri Koutaniemen ohjaamina. Kumpikin näistä projekteista ovat meille merkittäviä. Yritystoiminnan ja vastuullisen ajattelumallin taustalla on japanilainen Kyosei-filosofia, joka tarkoittaa elämistä ja työskentelyä yhdessä yhteisen hyvinvoinnin eteen. Kyosei luo tärkeät suuntaviivat yrityksen liiketoiminnalle niin paikallisesti kuin maailmanlaajuisestikin.

-Canonilla on vankka perusta, jonka päälle rakentaa. Vastuullisuus on meille jokapäiväistä työskentelyä ja parantamista, Laitinen summaa omaa lähestymistään vastuullisuuteen.