Töissä kotona tai toimistolla – pilvipalvelut mahdollistavat paikkariippumattoman työskentelyn

Muuttuva yhteiskunta

Pilvipalvelut toimivat kaupunkien, työpaikkojen, laitosten ja ihmisten toiminnan nykyaikaistamisen liikkeellepanevana voimana, koska ne luovat digitaalisen infrastruktuurin tulevaisuuden älykaupungeille (joissa asuu arvion mukaan 68 % maailman väestöstä vuoteen 2050 mennessä¹). Elinympäristöstämme tulee älykkäämpi, mutta jokainen uusi yhdistetty laite myös luo uutta tietoa, joka täytyy tallentaa ja analysoida. Tämän mittaluokan teknologiaa voidaan ylläpitää ainoastaan yhdistämällä huipputeknologia ja pilvipalvelut. Kun digitaalinen infrastruktuuri on käytössä, älyhissit ja -pysäköintialueet, itseohjautuvat autot ja drone-taksit, junat ja metrot sekä maatilat ja voimalat ovat osa toimivaa arjen verkostoa.

Pilvipalvelut tukevat myös kasvavia teknologioita, kuten tekoälyä, sekä auttavat niiden mukauttamisessa uusiin ympäristöihin. Monissa laitteissa, kuten matkapuhelimissa, on kuitenkin paljon rakenteetonta dataa: sähköposteja, tekstiviestejä ja valokuvia. Rakenteettoman datan analysointi vaatii aikaa ja prosessointitehoa, jota useimmissa älypuhelimissa ei ole paikallisesti. Tässäkin pilvipalvelut ovat välttämättömiä arjen kumppaneita, joiden ansiosta puhelimistamme voi tulla entistäkin älykkäämpiä.

Vaikka pilvipalvelut eivät ole uusi asia, uusia ja mielenkiintoisia sovelluksia kehitetään jatkuvasti. Elämämme on yhä mobiilimpaa ja viime aikoina on käynyt selväksi, että tieto on oltava saatavilla mistä ja milloin tahansa: etäkonttoreilta, tien päältä ja toimistolta – kaikkialta yhtä helposti. Aiemmin pääsy tietoon aika- ja paikkariippumattomasti oli yrityksille suuri mahdollistaja, mutta lisääntynyt etätyön määrä on muuttanut tämän pakolliseksi vaatimukseksi, joka varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden.

Toistaiseksi on hyväksyttävä, että monelta osin elämme yhä hybridiajassa. Yrityksillä on tarve käyttää sekä paperisia että sähköisiä dokumentteja käyttötarkoituksen mukaan. Esimerkiksi kiinteistökaupassa kauppakirja saatetaan allekirjoittaa paikan päällä perinteisesti kynällä, vaikka sähköisen allekirjoituksen suosio koko ajan kasvaakin. Paperiset asiakirjat on kuitenkin saatava kaikkien ulottuville ja liiketoimintaprosesseihin, ja on tärkeää, että ne käsitellään ja arkistoidaan samoin kuin sähköiset asiakirjat. Etätyöskentely on entisestään lisännyt tätä tarvetta. Digitoimalla dokumenteista saadaan helposti löydettäviä eli hakukelpoisia: digitoidessa pystytään tulkitsemaan asiakirjan sisältöjä ja käsittelemään, jakelemaan ja arkistoimaan ne automaattisesti halutulla tavalla, ilman manuaalisia vaiheita.

Vaikuttavaa tietoa

Jokaisen yrityksen ytimenä on tieto. Se, miten pääsemme käsiksi tietoon, hyödynnämme ja jaamme sitä, on läheisesti sidoksissa siihen, miten menestyvä kustakin organisaatiosta voi tulla. Ja juuri tähän pilvipalveluilla on ollut suuri vaikutus. Pilvipalveluiden ansiosta yritysten työntekijät eivät ole enää sidottuja toimistoihin, vaan he pääsevät käsiksi tietoihin ja voivat työstää hankkeita yhdessä muiden kanssa kaikkialla maailmassa reaaliaikaisesti. Tämä on mullistanut yritysten toimintamallit. Esimerkiksi eurooppalainen yritys OpenDesk lataa huonekalujen luonnoksia pilvipalveluun ja antaa asiakkaidensa ladata niitä ja teettää huonekalun asuinalueensa paikallisella valmistajalla. Tämä pienentää toimitus- ja varastokustannuksia sekä yrityksen hiilijalanjälkeä.

Pilvipalveluiden ansiosta yritykset voivat myös toimia tehokkaammin. Yritysten kasvaessa niistä tulee helposti entistä siiloutuneempia, ja eri tiimit kehittävät omia tapojaan työskennellä ja jakaa tietoa. Pilvipalvelut auttavat yrityksiä kaventamaan näitä kuiluja, jolloin työntekijät saavat yhdestä paikasta kaiken tarvitsemansa. Tämä helpottaa yritysten välisten työnkulkujen luomista, kun aikaisemmin työntekijöiden tiedostojen määrä saattoi kaksinkertaistua tai tiedostoja hävisi töiden edetessä. Pilvipalveluiden ansiosta työskentely ei rajoitu yhteen paikkaan, vaan tieto kulkee mukana paikasta toiseen ja on jaettavissa nopeasti kollegoille heidän etätoimistoilleen.