Ota tieto haltuun ja lisää kilpailukykyä
Jatkuvasti etenevä digitalisaatio muuttaa informaation roolia organisaatioiden toiminnan ohjaamisessa.
ASIAKASTARINA Keuruun kaupunki
Keuruun kaupunki
sähköisti arkistonsa
Canon kiritti Keuruun kaupungin siirtymistä sähköiseen dokumentinhallintaan
Tavoitteet
- Luopuminen paperisesta säilytyksestä ja tiedon keskittäminen yhteen paikkaan helposti löydettävässä muodossa
- Kaupungin liikelaitokset halutaan liittää osaksi sähköistä arkistoa siten, että liikelaitosten tiedonkulku voidaan linkittää osaksi sähköistä arkistoa ja dokumentinhallintaa
Haasteet
- Tieto on ollut pirstaloituneena eri järjestelmiin ja paperiarkistoon
- Yhteistä tiedonjakamisen kanavaa ei ole
- Liikelaitosten käytössä ei ole ollut kunnollista dokumentinhallintaa tai sähköistä arkistoa
Ratkaisu
- Kirjanpitolain vaatimukset täyttävä sähköinen arkistointijärjestelmä Säilö
- Sähköinen allekirjoitus
- Sopimushallinnan ratkaisut liikelaitosten käyttöön
Hyödyt
- Koko kaupungin käyttöön skaalautuva järjestelmä
- Entistä vahvempi tietoturva ja käyttäjähallinta
- Hyvä liitettävyys erilaisiin operatiivisiin järjestelmiin sekä yhteinen tiedon jakamisen kanava helpottavat kaikkien arkea
Mari Komonen, palkkapalvelusihteeriNYKYINEN, AUTOMATISOITU SÄHKÖINEN PROSESSI ON HELPOTTANUT PALKKAHALLINNON SEKÄ KIRJANPIDON TYÖTÄ JA TIEDON LÖYDETTÄVYYTTÄ VALTAVASTI.
Kohti sujuvaa dokumentinhallintaa
Julkinen sektori tuottaa yhä enemmän ja enemmän sähköisiä palveluja käyttäjilleen. Sähköisten palveluiden taustalla on kuitenkin harmillisen usein yhä aikaa vieviä prosesseja sekä epäselviä työnkulkuja. Keuruun kaupungille olikin tärkeää tarttua juuri näihin ongelmiin. ”Haluamme edesauttaa henkilökunnan jaksamista vähentämällä rutiininomaisia ja työvoittoisia tehtäviä”, sanoo Keuruun kaupungin systeemisuunnittelija Markku Majaniemi.
Keuruulla tieto oli pirstaloituneena useisiin järjestelmiin, eikä käytössä ollut yhtenäistä tiedon jakamisen kanavaa. Myös manuaaliset allekirjoitukset olivat edelleen arkipäivää. Liikelaitoksilla puolestaan ei ollut käytössä kunnollista dokumentinhallintaa tai sähköistä arkistoa. Esimerkiksi Keuruun Vesilaitoksen sopimuskanta siis saatava sähköiseen muotoon.
Laki ja asetukset luovat tiukat raamit loppuarkistolle ja dokumenttien säilytykselle. Sujuvuuden ja helppokäyttöisyyden lisäksi loppuarkiston on täytettävä Sähke2-standardi. Nyt Keuruulle hankittu Canon Säilö on sekä vaatimustenmukainen että täysin tietoturvallinen, ja toimii luonnollisena lisänä entiseen dokumentinhallinnan ratkaisuun. Keuruulla on käytössä myös suuri määrä Canonin monitoimilaitteita, jotka ovat turvatulostuksen piirissä ja tukevat näin osaltaan myös hyvin uutta GDPR-asetusta.
Keuruulla tieto oli pirstaloituneena useisiin järjestelmiin, eikä käytössä ollut yhtenäistä tiedon jakamisen kanavaa. Myös manuaaliset allekirjoitukset olivat edelleen arkipäivää. Liikelaitoksilla puolestaan ei ollut käytössä kunnollista dokumentinhallintaa tai sähköistä arkistoa. Esimerkiksi Keuruun Vesilaitoksen sopimuskanta siis saatava sähköiseen muotoon.
Laki ja asetukset luovat tiukat raamit loppuarkistolle ja dokumenttien säilytykselle. Sujuvuuden ja helppokäyttöisyyden lisäksi loppuarkiston on täytettävä Sähke2-standardi. Nyt Keuruulle hankittu Canon Säilö on sekä vaatimustenmukainen että täysin tietoturvallinen, ja toimii luonnollisena lisänä entiseen dokumentinhallinnan ratkaisuun. Keuruulla on käytössä myös suuri määrä Canonin monitoimilaitteita, jotka ovat turvatulostuksen piirissä ja tukevat näin osaltaan myös hyvin uutta GDPR-asetusta.
Sähköisen arkiston käyttöönotto
”Referenssit sähköisen arkistoinnin osalta erityisesti Keski-Suomessa vahvistivat luottamustamme Canoniin. Uskomme, että kun kyse on koneoppimisesta tai tekoälyn hyödyntämisestä, Canonilta löytyy riittävän leveät hartiat viemään Keuruun kaupunkia eteenpäin tällä kehityspolulla”, Markku Majaniemi toteaa. ”Nyt myös Keuruun Vesi on liitetty osaksi sähköistä arkistoa niin, että tiedonkulku voidaan linkittää osaksi sähköistä arkistoa, dokumentinhallintaa ja sähköistä asiointia. Asianhallinnan prosessin tuottama dokumentti voidaan allekirjoittaa sähköisesti mobiilivarmenteella tai pankkivarmenteella.”
Suurin haaste Säilön käyttöönotossa olivat tiedostot eri järjestelmissä ja niiden tuominen keskitettyyn tiedonhallintaan. ”Järjestelmätoimittajat eivät tiedon siirron kannalta mielellään aukaise näitä rajapintoja, mutta Canonin järjestelmäasiantuntija Hannu Korja auttoi meitä todella merkittävästi omalla ammattitaidollaan. Sovellustasolla taas käytössämme oleva Canonin avoimen rajapinnan Therefore-dokumentinhallintajärjestelmä vauhditti prosessia huomattavasti.”
Säilön käyttöönottoa laajennetaan Keuruulla koko ajan, ja tässä vaiheessa arkistoon on alettu viedä esimerkiksi taloushallinnon dokumentaatiota automaattista metatietojen poimintaa hyödyntäen.
Toimiva yhteistyö takaa parhaat tulokset
”Yhteistyö Canonin kanssa on sujunut loistavasti. Projekti on laaja, ja meidän on täytynyt edetä askel kerrallaan. Olemme kuitenkin todella tyytyväisiä kokonaisuuteen ja kumppanuuteemme Canonin kanssa.”
Tulevaisuudensuunnitelmatkin ovat jo Keuruulla hyvin selvillä. Koska paperiarkistoon kohdistuu edelleen kohtalaisen paljon hakuja, luvassa on muun muassa koko arkiston digitointi älykkäästi louhimalla lähitulevaisuudessa. Myös tietoturvallista tulostamista on tarkoitus laajentaa.
”Mietimme myös yhteistyötä lähikuntien kanssa tiedonhallinnan näkökulmasta. Uskomme, että Canon on koko toimistoympäristömme kehittämisessä loistava kumppani Keuruulle. Haluamme jatko kehittää myös tietoturvaa. Näihin tarpeisiin Canonin Therefore on oivallinen työkalu.”
Hannu Mars, Keuruun kaupunginjohtajaKEURUUN KAUPUNKI HAKEE AKTIIVISESTI MARKKINOIDEN PARHAITA RATKAISUJA TIEDON LÖYDETTÄVYYDEN PARANTAMISEKSI JA TEHOSTAAKSEEN SISÄISTÄ TIEDONKULKUA.
Aiheeseen liittyvät ratkaisut
Therefore
Therefore-dokumentinhallintajärjestelmän avulla voit hallita ja käsitellä sähköisiä asiakirjoja ja luoda rutiineja tehostavia työnkulkuja.
Dokumentinhallinta julkishallinnolle
Canon Säilö on Arkistolaitoksen sääntöjen mukainen SÄHKE2-sertifioitu sähköinen arkisto ja säilytysjärjestelmä.
Kiinnostuitko sähköisen dokumentinhallinnan ratkaisusta?
