Canon-tulostuspalvelu Kouvolan kaupunginkirjastoihin

Kouvolan kaupunginkirjaston toimipisteissä otettiin keväällä 2022 käyttöön Canonin tulostus-, skannaus- ja kopiointijärjestelmä. KOHA-kirjastojärjestelmään integroitu tulostuspalvelu kehitettiin vastaamaan nykyaikaisia tietoturvavaatimuksia, helppoutta unohtamatta. Samalla myös monitoimilaitteiden valikoima uusittiin.

Pilottikirjastona tulostuspalvelun käyttöönotossa toimi Kuusankosken kirjasto. Kuusankoski oli luonnollinen valinta hankkeen pilotointiin, sillä kirjasto on sopivan kokoinen sekä asiakasmäärältään että henkilökunnaltaan. Pilottijakson aikana palvelua päästiin koeponnistamaan erilaisilla käyttäjillä ja erilaisissa tilanteissa hallitusti niin, että pilotointi ei vaikuttanut kirjaston muuhun toimintaan.

Tulostusmahdollisuus oli jo pitkään ollut Kouvolassa tärkeä osa kirjastojen tarjoamia palveluita. Tehdyn uudistuksen tarkoituksena olikin sujuvoittaa tulostamista entisestään ja helpottaa myös kirjastojen henkilökunnan arkea sekä vähentää turhaa resurssien haaskausta toimivammilla tulostusratkaisuilla. – Etsimme helppokäyttöistä järjestelmää sekä palvelu- että omatoimikirjastoissa tapahtuvaan tulostamiseen sekä kopiointiin. Ja nyt helppous on taattu, sillä asiakas tarvitsee tulostamiseen vain kirjastokortin, johon on ladattu tulostussaldoa. Tulostaminen onnistuu myös asiakkaan omalta laitteelta mihin tahansa Kouvolan kirjastoon, mikä lisää palvelun sujuvuutta entisestään, kertovat kirjastopalvelujohtaja Selja Kunttu ja Kuusankosken lähikirjastovastaava Elissa Soikkeli.

Uusi tapa tulostaa on otettu hyvin vastaan ja erityistä kiitosta ovat saaneet etenkin tietoturvallisuuden parantuminen sekä yhtenäistyneet maksukäytännöt. Aikaisemmin osassa kirjastoja monitoimilaitteiden käytöstä on maksettu asiakaspalvelupisteissä joko käteisellä tai kortilla. Joissain paikoissa käytössä on puolestaan ollut kolikkoautomaatti, ja itsepalvelukirjastoissa maksaminen on tapahtunut puhtaasti omantunnon mukaan. Erilaiset järjestelmät ja käytännöt ovat hämmentäneet asiakkaita, työllistäneet henkilökuntaa turhaan sekä aiheuttaneet piilokuluja.

Nykyisessä tulostuspalvelussa asiakas lataa itselleen saldoa asiakaspalvelupisteellä. Työt lähetetään tulostukseen omalta koneelta, mobiililaitteelta tai kirjaston yhteiskäyttökoneelta syöttämällä kirjastokortin numero. Tämä voidaan korvata yhteiskäyttökoneilla tarpeen mukaan myös viivakoodin lukijalla. Monitoimilaitteella asiakas vapauttaa kirjastokortillaan työn tulostumaan. Tulostustyön voi vapauttaa mistä tahansa Kouvolan kirjastossa ja miltä tahansa järjestelmässä mukana olevasta laitteesta. Oma tulossaldo on luettavissa monitoimilaitteelta, ja tulevaisuudessa maksamisprosessia on tarkoitus helpottaa entisestään asiakkaiden tarpeiden mukaan.
– Turisteja ja muita kirjastokortittomia varten olemme varanneet kirjastoihin vierailijakortteja, joita voidaan lainata tarpeen tullen. Korteille on ladattu saldoa etukäteen, ja tulosteet maksetaan erikseen asiakaspalvelussa. Kaikki ovat siis tervetulleita tulostamaan Kouvolan kaupunginkirjastoihin, Kunttu kertoo.

Kouvolan arvot puhuvat paremman, digitaalisen tulevaisuuden puolesta, ja Kouvolan kaupungin missiona on tukea yhteistä toimintaa elinvoiman ja hyvinvoinnin kasvuun. Tämä sekä asiakkaiden toiveet ovat ohjanneet tarvetta uudenlaisille moderneille ja toimiville tavoille tulostaa. Kouvolassa halutaan panostaa kasvuun ja tähdätä samalla innovatiivisen ja digitaalisen kaupungin luomiseen tarjoamalla asukkaille uusia ratkaisuja yritysten, organisaatioiden, kuntien ja kaupunkilaisten yhteistyöllä. Canonin älykkäät tulostusratkaisut sopivatkin täydellisesti näihin tavoitteisiin.

Canon on tehnyt palvelun kehitysvaiheessa tiivistä yhteistyötä Kouvolan kaupungin ICT-palveluista vastaavan Kymijoen ICT:n kanssa, mutta myös kirjastot ovat päässeet aktiivisesti mukaan kehitystyöhön ja suunnitteluun. Henkilökunnan näkökulmasta ongelmatapausten määrä on vähentynyt huomattavasti, ja aikaa ja resursseja jää paljon entistä enemmän kirjaston ydintehtävien tekemiseen ja muuhun asiakaspalveluun. Canon on hoitanut myös vanhojen laitteiden kierrätyksen, mikä on ollut erityisen suosittu palvelu kirjastojen keskuudessa, kun vanhojen laitteiden poistoon ei ole tarvinnut varata kirjaston omia resursseja.

Rekisteröityneiden tulostuspalvelun käyttäjien määrä kasvaa Kouvolassa jatkuvasti ja palvelu on laajentunut kaikkiin Kouvolan kaupunginkirjastoihin. Uuden järjestelmän ansiosta saadaan talteen tärkeää tietoa, jonka pohjalta tulostuspalveluita voidaan entisestään kehittää vastaamaan asiakkaiden muuttuvia tulostustarpeita.