Paperista digitaaliseen – Dokumentinhallinnan automaatio helpottaa päivittäistä työtä

"Dokumenttien hallinta oli aiemmin meillä hyvin manuaalista ja aikaa vievää. Halusimme ratkaisun, joka ei ainoastaan digitalisoi nykyisiä prosessejamme, vaan luo pohjan tulevaisuuden kehitykselle", kertoo Antti Kari, Versowoodin tietohallintopäällikkö.

Versowoodin tuotanto- ja hallintoprosessit synnyttävät huomattavan määrän dokumentaatiota, jonka hallinta oli aiemmin manuaalista ja työlästä. Paperiaineiston käsittely vaati paljon tilaa ja oli aikaa vievää. Myös tietojen hakeminen arkistoista oli hidasta ja tehotonta.

Yrityksellä oli tarve siirtyä modernimpaan toimintamalliin, jossa tiedot ja dokumentit voitaisiin säilyttää, hallita ja käsitellä digitaalisesti. Liiketoimintaprosesseissa syntyvälle aineistolle haluttiin saada yhteinen säilytyspaikka. Tämän lisäksi ratkaisun piti tukea lakisääteisiä vaatimuksia ja mahdollistaa uusien toiminnallisuuksien lisääminen tulevaisuudessa.

"Suurin haasteemme oli paperidokumenttien suuri määrä ja niiden hallintaan kuluvat resurssit. Tavoitteemme oli yksinkertaistaa prosesseja ja vähentää virheitä automaation avulla", Kari toteaa.

Markkinoiden kartoitusvaiheessa Versowood määritteli tavoitteensa ja tarpeensa tiiviissä yhteistyössä tilintarkastajakumppanien kanssa.

Useiden toimittajien ja tuotteiden arvioinnin jälkeen yritys päätyi Canonin tarjoamaan Therefore-dokumentinhallintajärjestelmään. Canon valikoitui toimittajaksi, koska sen ratkaisu oli erittäin kilpailukykyinen ja vastasi tarkasti Versowoodin tarpeisiin.

"Valitsimme Canonin siksi, että heidän järjestelmänsä vastasi hyvin tarpeitamme modernin teknologian, helppokäyttöisyyden ja integroitavuuden osalta. Myös aiempi positiivinen kokemus yhteistyöstä vaikutti valintaan", Kari kuvailee, ja jatkaa:

”Meille perheyrityksenä on myös tärkeää toimittajan paikallisuus ja kasvollisuus. Tässä projektissa molemmat toteutuivat projektiorganisaation nimettyjen henkilöiden kautta.”

Canon toimitti Versowoodille Therefore-järjestelmän, joka mahdollistaa dokumenttien sähköisen tallentamisen, hallinnan ja hakemisen. Järjestelmä integroitiin saumattomasti olemassa oleviin liiketoimintajärjestelmiin, kuten kirjanpitoon, laskutukseen ja toiminnanohjaukseen.

”Dokumenttityyppeinä kirjanpitoaineisto, laskuaineisto ja sopimukset ovat hyviä esimerkkejä säilytettävästä materiaalista. Tietosuojan ja tietoturvan näkökulmasta on myös tärkeää, että vain oikeutetut henkilöt pääsevät käsiksi dokumentteihin ja tällä ratkaisulla täytämme tämän vaatimuksen hyvin”, Kari toteaa.

Projektityötä tehtiin tiiviissä yhteistyössä Canonin arkkitehtien ja Versowoodin oman projektitiimin kanssa.

"Projektin toteutus oli sujuvaa. Canonin asiantuntijat ymmärsivät tarpeemme hyvin ja rakensivat ratkaisun, joka sopii juuri meille. Loppukäyttäjät olivat aktiivisesti mukana testaamassa, mikä varmistaa ratkaisun käytettävyyden", kertoo Kari.

Therefore-järjestelmän ominaisuudet ovat mahdollistaneet dokumenttien tehokkaan hallinnan reaaliaikaisen datan avulla, parantaen tiedon läpinäkyvyyttä ja nopeuttaen työskentelyä. Hakutoiminnallisuudet nopeuttavat huomattavasti tarvittavan tiedon löytämisessä. Järjestelmän integrointimahdollisuudet tukevat tiedon yhdenmukaisuutta ja automaation lisäämistä. Käyttöliittymän helppokäyttöisyys on saanut loppukäyttäjiltä positiivista palautetta, ja järjestelmä tukee uusien toiminnallisuuksien lisäämistä tulevaisuuden tarpeisiin.

Hanke oli Versowoodille merkittävä toimintatapamuutos. Projektin tuloksena Versowood pystyi siirtymään paperipohjaisista prosesseista sähköiseen maailmaan. Järjestelmä mahdollisti dokumenttien säilytyksen keskitetysti, tiedon tehokkaan haun ja automaation lisäämisen. Fyysisten dokumenttien hallintaan liittyvän manuaalisen työn ja tulostamistarpeen väheneminen, kustannussäästöt ja toimitilojen vapautuminen muuhun käyttöön ovat merkittäviä saavutuksia.

“Automaatio dokumenttien arkistoinnissa on sujuvoittanut työtämme ja vähentänyt virheitä. Tämä on ollut meille suuri askel eteenpäin”, kiteyttää Kari (delete the first sentence).

Projekti valmistui suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa, ja järjestelmä on toiminut erinomaisen vakaasti. Tänä päivänä Therefore-järjestelmä on kiinteä osa Versowoodin ICT-arkkitehtuuria ja tukee yrityksen tiedonkäsittelyä kaikilla tasoilla.

Canonin kanssa on tehty yhteistyötä monta vuotta ja yhteistyö jatkuu tulevaisuudessakin.

”Yhteistyötä Canonin kanssa tullaan jatkamaan järjestelmän käyttöön liittyen ja työpöydällä on jo tälläkin hetkellä suunnitteilla järjestelmän käytön laajentamiseen liittyviä kehityshankkeita”, Kari kertoo lopuksi jatkokehityssuunnitelmista.