Fyysisten arkistojen digitointi mahdollistaa vaatimustenmukaisen toiminnan sekä tuottavuuden kohottamisen parantamalla tiedon saatavuutta, helpottamalla tiedon jakamista ja pienentämällä tilantarvetta. Paperisia asiakirjoja on kallista säilyttää ja hankala etsiä tai jakaa. Niiden hidas käsittely myös tekee liiketoiminnasta tehotonta.
Canon -digitointipalvelun avulla saat asiakirjojen digitoinnin saumattomana kokonaisuutena ulkoistettuna kokonaan meille. Toimintamallimme perustuu vuosien kokemukseen, saumattomaan osaamiseemme sekä huipputeknologioihimme.
Palvelun sisältö
Konsultointi
Kartoitamme apunasi digitoitavan materiaalin ja parhaan tavan käsitellä aineistoa jatkossa. Digitointiprojekti ei lopu fyysisen arkiston muuttamiseen digitaaliseen muotoon. Myös toimintatavat tulee muuttaa ja varmistaa, että uusi saapuva ja syntyvä aineisto tallennetaan uuteen digitaaliseen arkistoon.
Digitoinnissa hyödynnettävä teknologia
Hyödynnämme digitointiprojekteissa omaa huipputeknologiaamme, joka mahdollistaa erilaisten aineistojen tehokkaan ja tarkan käsittelyn ja skannauksen
Tiedon jalostamisen ohjelmistot
Hyödynnämme omaan teknologiaamme pohjautuvia nykyaikaisia ohjelmistoja dokumenttien käsittelyyn, automaattiseen lajitteluun sekä indeksointiin.
Dokumentinhallintajärjestelmä
Digitoitu tieto vaatii älykkään säilytyspaikan. Voimme toimittaa osana projektia Therefore dokumentinhallintajärjestelmän, jonne tieto voidaan tallentaa.
Projektinhallinta
Varmistamme laadukkaan muutosprojektin johtamalla sitä parhaiden käytäntöjen mukaisesti.
Näin toimimme
Digitointiprojektiin valmistautuminen
Autamme tunnistamaan digitoitavan aiheiston. Onnistunut kartoitus on avain onnistuneeseen projektiin.
Aineiston kuvailutietojen määrittely
Digitoitava materiaali toimitetaan Canonille ja poimittava kuvailutieto määritellään aineistosta. Näin tieto on löydettävissä ja tehokkaasti hyödynnettävissä digitointiprojektin päätyttyä.
Tiedon haltuunotto ja tietoturvallinen toimittaminen
Aineisto skannataan määritellyllä tavalla ja toimitetaan tietoturvallisia menetelmiä käyttäen asiakkaalle. Digitoitu aineisto voidaan toimittaa suoraan esimerkiksi Therefore -dokumentinhallintajärjestelmään.
Kuinka asiakirjojen digitointi hyödyttää liiketoimintaasi?
Benefits
Nopeampi työskentely
Kun tieto on digitaalisessa muodossa, se on helpompi löytää ja siihen pääsee käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta
Benefits
Tehokkaampi jakelu
Tarkastele tietoja missä vain haluamassasi muodossa
Benefits
Säästä kuluissa
Vähennä tulostus- ja paperinsäilytyskuluja
Benefits
Vahvempi turvallisuus
Käsittele, hallitse ja tallenna tietoja turvallisemmin. Digitaalisessa muodossa tieto on myös suojassa fyysisiltä uhilta.
Tutustu, mitä etuja saat Canon Digitointipalveluista.
Työn tekeminen muuttuu, eikä työ ole enää aikaan tai paikkaan sidottua. Haasteet asiakirjojen hallinnassa kasvavat nopeasti suuriksi – mistä aloittaa ja miten valita paras kumppani toteuttamaan digitointi?
Työelämässä etätyö on entistä tärkeämpää. Siksi sen tueksi tarvitaan myös etätyötä tukevaa tekniikkaa ja ratkaisuja. Ilman oikeita työkaluja asiakirjojen käsittely mobiililaitteilla on hidasta ja virheille altista, ja siihen liittyy myös erilaisia tietoturvariskejä.
Tutustu nopeampiin työnkulkuihin, jotka tehostavat käsittelyä ja helpottavat mobiilikäyttöä.
Kellarin kätköistä digitaalisen arkiston aikaan
Monitilatyöympäristön ja arkistojen digitoinnin myötä mekaaninen työ on vähentynyt. Arkistojen digitoinnilla Lehto Groupilla päästiin haluttuihin tavoitteisiin, joista tärkeimpänä oli tilan tehokkuus ja tätä kautta syntyvät säästöt.
)
)
)
)
