Olemme todella tyytyväisiä siihen, että tiedot löytyvät nyt digitaalisina ja ovat haettavissa sekä metatiedoilla että sisältönsä perusteella. Paperiarkiston digitointi mahdollistaa myös tietojen hyödynnettävyyden
Työeläkemuutoksenhakulautakunnan ratkaisupäällikkö Kimmo Kangasjärvi jakaa kokemuksia paperiarkiston digitoinnista ja sen tuomista eduista. Canonin kanssa toteutetun digitointiprojektin myötä arkistotila väheni merkittävästi ja TELK pääsi siirtymään paperisista asiakirjoista digitaaliseen järjestelmään.
Paperilla olevaan dokumentaatioon on usein hankala kohdistaa hakuja ja selkeää kokonaiskuvaa tiedosta ei ole. Pahimmillaan paperiarkisto on alttiina sekä fyysisille riskeille kuten tulipalo ja tulva kuin tietoturvariskeille kun arkistoon pääsyn rajoittaminen on hankalaa. Paperidokumenteissa olevaa tietoa ei myöskään voida hyödyntää ja vaatimuksenmukainen toiminta mm. tietojen tietosuoja-asetuksen vaatima poistaminen on vaikeaa. Parhaimmillaan paperilta digitoitu tieto saa uuden elinkaaren ja päätyy hyödynnettäväksi laajasti organisaatiossa tehokkaan dokumentinhallinnan avulla. Sokerina pohjalla, tiedon löydettävyys ja saavutettavuus mahdollistetaan, kun tiedolle annetaan uusi digitaalinen mahdollisuus.
Canon -digitointipalvelun avulla saat asiakirjojen digitoinnin saumattomana kokonaisuutena ulkoistettuna kokonaan meille. Toimintamallimme perustuu vuosien kokemukseen, saumattomaan osaamiseemme sekä huipputeknologioihimme.
Dokumentteja on edelleen paljon paperilla ja usein paperiarkistossa olevaa tietoa on hankalaa käyttää. Hakujen kohdistaminen siihen on manuaalista ja aikaa vievää ja tietopyyntöihin vastaaminen vie aikaa. Digitaalisessa muodossa olevaa tietoa on helppo hallita valitun dokumentinhallinnan ratkaisun kautta. Tiedon ja dokumenttien sisällön ja kuvailutiedon perusteella voidaan tehdä hakuja mistä ja milloin vain.
Paperiarkiston tietoturvaa voi olla hankala toteuttaa ja ylläpitää. Käyttöoikeuksien läpinäkyvyys ja kirjausketjujen seuraaminen on miltei mahdotonta ja näin ollen tieto voi olla auktorisoimattoman henkilöstön saatavilla. Tietoa, joka on digitaalisessa muodossa, pystytään hallinnoimaan dokumentinhallinnan ratkaisun kautta, jolloin käyttöoikeuksien antaminen ja muokkaaminen on nopeaa ja helppoa. Myös vaatimuksenmukainen toiminta mahdollistuu, kun digitaalista tietoa voidaan esimerkiksi poistaa tiettyjen määräaikojen täyttyessä automaattisesti arkistosta.
Organisaatioiden eri toiminnoissa voi olla huomattavakin määrä tietoa paperiarkistoissa. Kun näitä joudutaan käyttämään arjessa, työntekijöiden tyytyväisyys ja tehokkuus on haasteen edessä. Digitoidut dokumentit, joihin päästään helpon käyttöliittymän kautta käsiksi nostaa työntekijöiden työn mielekkyyttä ja manuaaliset työvaiheet jäävät pois
Canonilla on useiden vuosikymmenien kokemus digitointipalvelun tuottamisesta kaikille toimialoille. Digitointipalvelumme avulla saat asiakirjojen digitoinnin mutkattomana kokonaisuutena ja ulkoistettuna voit keskittyä olennaiseen. Kokemuksemme perusteella osaamme opastaa asiakkaitamme oikeassa digitointiprojektiin valmistautumisessa.
Tutustu alla Canon dokumentinhallinnan ratkaisuihin
Miten Canonin dokumentinhallintaratkaisut voivat auttaa sinua saavuttamaan tiedon ja dokumenttien maksimaalisen potentiaalin helppokäyttöisyyttä ja intuitiivisuutta unohtamatta
Canonin tiedonhallinnan ratkaisut auttavat sinua matkalla tiedon elinkaaren täydellistä hallintaa
Arkistoratkaisut ovat tärkeitä ja automatisoimalla dokumenttivirrat operatiivisista järjestelmistä keskitettyyn arkistoon voit keskittyä ydinliiketoimintaan
Canonin pilvipohjainen dokumentinhallinnan ratkaisu on skaalautuva organisaatiosi tarpeisiin ja ratkaisee tiedonhallinnan haasteet tarjoten modernin ja intuitiivisen käyttökokemuksen ja pääsyn dokumentaatioon
Syvenny Canon dokumentinhallintaan asiantuntijasisältöjen avulla