Tutustu digitointi- ja skannausratkaisuihimme, jotka helpottavat organisaatiosi yhteistyötä ja tiedonjakamista, tehtiinpä sitten etätyötä tai työtä keskitetysti toimistossa.
Digitalisaatio muuttaa jokaisen yrityksen toimintaa. Työelämässä perinteiset toimintatavat ja uusi kohtaavat. Työtä tehdään eri paikoista käsin ja liiketoiminnassa on prosesseja, joissa on käytössä niin paperisia kuin digitaalisia asiakirjoja. Tarvitsemme ratkaisuja hydridiympäristössä selviytymiseen, jotta työ on jatkossakin mahdollisimman tuottavaa.
Mitä riskejä tehottomat asiakirjaprosessit aiheuttavat?
Benefits
Puutteellinen pääsy tietoon
Puutteelliset toimintatavat ja säännöt aiheuttavat monia eri tapoja arkistoida. Tällöin tärkeät asiakirjat eivät ole kaikkien saatavilla.
Benefits
Sekava nimeäminen ja väärät tallennustavat
Jos asiakirjojen skannausprosessissa ei ole huomioitu löydettävyyttä mm. nimeämisen ja tekstintunnistuksen avulla, asiakirjat eivät ole helposti saatavilla.
Benefits
Hitaat ja virhealttiit prosessit
Arkistointivirheet, jatkuva asiakirjojen etsiminen, puutteellinen ja hidas tiedonkulku vievät aikaa tuottavalta työltä sekä vaikuttaa mm. asiakaspalvelun nopeuteen.
Benefits
Heikentynyt tietoturva
Luottamuksellinen tieto voi joutua vääriin käsiin, jos toimintatavoissa ja ratkaisuissa ei ole huomioitu vaatimustenmukaisuutta ja pääsyä tietoon ei hallita.
Ota yhteyttä, kun haluat optimoida organisaatiosi asiakirjaprosessit.
Jokaisella organisaatiolla on useita eri liiketoimintaprosesseja, joita on mahdollista tehostaa. Niiden tunnistaminen ja tavoitetilan määrittely onkin tärkeää. Tehostamalla prosesseja organisaatiot voivat saavuttaa merkittäviä säästöjä ja varmistaa tietoturvallisen toiminnan myös hybridi- ja etätyössä.
Mitä hyötyjä asiakirjojen skannaus ja digitointi tuo liiketoiminnallesi?
Ajan ja kustannusten säästö
Yksinkertainen, automaattinen arkistointi ja indeksointi säästää aikaa.
Parempi löydettävyys
Yhdenmukainen arkistointi ja nimeäminen helpottaa löydettävyyttä.
Virheiden minimointi
Manuaalisten työvaiheiden poistaminen vähentää käsittelyvirheitä.
Vahvempi tietoturva
Yhdenmukaiset ja automatisoidut prosessit varmistavat vaatimuksenmukaisuuden ja tietoturvan.
Työnkulkujen uudistamisen prosessi
Kun organisaatio uudistaa dokumenttikeskeisiä prosesseja, on tärkeää, että kaikki asianosaiset ja käsittelyyn osallistuvat työntekijät ovat mukana. Näin pystytään varmistamaan, että uusissa työnkuluissa ja toimintatavoissa huomioidaan kaikki nykyiset ja tulevat tarpeet. Yrityksille tyypillisiä dokumenttikeskeisiä prosesseja ovat esimerkiksi sopimusten ja matkalaskujen luonti- ja hyväksymisprosessit.
Ota yhteyttä, kun haluat optimoida organisaatiosi asiakirjaprosessit
Työn tekeminen muuttuu, eikä työ ole enää aikaan tai paikkaan sidottua. Haasteet asiakirjojen hallinnassa kasvavat nopeasti suuriksi – mistä aloittaa ja miten valita paras kumppani toteuttamaan digitointi?
Paperiasiakirjojen digitointi, nopea tiedon jakaminen ja pääsy tarvittavaan tietoon ajasta ja paikasta riippumatta on tämän päivän toimistotyössä kriittistä, tehtiinpä työtä sitten kotona etätyössä tai toimistossa. Pilvialusta yhdistää nämä tarpeet.
Tiedonhallinnan tehokkuus vaikuttaa paljon toimistotyön arkeen. On väitetty, että asiakirjojen etsimiseen ja tekstien uudelleen kirjoittamiseen saattaa tuhrautua jopa seitsemän tuntia työaikaa viikossa. Kuinka löydettäviä sinun yrityksesi asiakirjat ovat?
Työelämässä etätyö on entistä tärkeämpää. Siksi sen tueksi tarvitaan myös etätyötä tukevaa tekniikkaa ja ratkaisuja. Ilman oikeita työkaluja asiakirjojen käsittely mobiililaitteilla on hidasta ja virheille altista, ja siihen liittyy myös erilaisia tietoturvariskejä.
Asiantuntijamme Riitta Mölsä ja Mika Heinonen kertovat webinaarissa, miten toimiston paperiasiakirjat saadaan helposti siirrettyä pilviarkistoon ja etätyöntekijöiden ulottuville.
Miten tehostat työtäsi uuden ajan PDF-työkalulla ja saat PDF-formaatista kaiken hyödyn irti? Asiantuntijamme Hanna Lumenkoski ja Leo Wikholm jakavat parhaat vinkit webinaarissamme.
Asiantuntijamme Leo Wikholm kertoo havainnollisesti, miten esimerkiksi sopimukset, laskut, kuitit tai rahtikirjat on helppo digitoida ja tallentaa arjessa – sekä mitä etuja eri toimintatavoilla on.
)
)
)
)
