YRITYSRATKAISUT

Julkishallinnon dokumentinhallinta

Julkishallinnon organisaatioiden dokumentinhallinnan ratkaisut ovat tärkeässä roolissa digitalisaation matkalla. Arkistoratkaisu Canon Säilö joka perustuu Kansallisarkiston SÄHKE2 -suositukseen on ketterä ja vaatimustenmukainen pitkäaikaissäilytyksen järjestelmä jonka alusta on monikäyttöinen ja on hyödynnettävissä moneen dokumentinhallinnan tarpeeseen
Pyydä lisätietoja
IMS Web Imagery

Yleiskatsaus

ARKISTOT HALLINTAAN JA VAATIMUKSENMUKAISIKSI CANON SÄILÖN AVULLA

Kansallisarkiston SÄHKE2 -suositukset ohjaavat julkishallinnon toimijoiden pitkäaikaisarkistointia. Arkistoratkaisun SÄHKE2 sertifiointi takaa että ratkaisu on turvallinen ja vaatimustenmukainen kun säilytetään tietoa jota ei enää käsitellä tai muokata. Arkistointi tulee ajankohtaiseksi aiheeksi myös muun vaatimuksenmukaisuuden osalta ja ratkaisumme avulla voit varmistua siitä, että arkistointi on automaattista ja auktorisoidut henkilöt pääsevät tietoihin käsiksi missä ja milloin vain.

SÄHKE 2 -suositusten mukainen päivittyvä ratkaisu

Pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisu joka on suunniteltu julkishallinnon organisaatioiden tarpeeseen ja sertifioidaan säännöllisesti vastaamaan SÄHKE2 suosituksia. Ratkaisu noudattaa määriteltyjä toiminnallisuuksia ja metatietomalleja sertifioidulle järjestelmälle.

Three work professionals walking and laughing togther
Female activist sorting paperwork in office

Arkistointiratkaisu joka on laajennettavissa myös SÄHKE2 kokonaisuuden ulkopuolelle

Organisaatiot tuottavat paljon arkistoitavaa dokumentaatiota myös operatiivisista järjestelmistään. Ratkaisumme on laajennettavissa myös käyttöarkistoksi johon arkistoidaan kaikki keskeiset dokumentit operatiivisista järjestelmistä. Järjestelmään voidaan asettaa myös automaattiset poistokäytännöt, jolloin varmistutaan esimerkiksi tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesta toiminnasta. Ratkaisu on laajennettavissa myös HR- ja laatudokumentaation arkistointiin.

Minimoi fyysisesen tilan tarve arkistolle

Kun paperidokumenteille tulee digitointitarve, ne kannattaa säilyttää arkistoratkaisussa josta ne on helposti löydettävissä ja tieto hyödynnettävissä. Digitaalisessa muodossa arkiston sisältö on käytettävissä ja fyysisten riskien uhka arkistolle poistuu

Graphic Design Software
Men in suits shaking hands – Canon UK

Löydä kaikki dokumentit helposti

Kun dokumentit ovat arkistoituna keskitetyssä järjestelmässä, kaikki dokumentit löytyvät helposti ja organisaation riippuvuus operatiivisten järjestelmien erilaisista arkistointimahdollisuuksista laskee. Järjestelmä on laajennettavissa myös organisaation muihin dokumenttityyppeihin jolloin tehokkaan dokumentinhallinnan hyödyt saadaan käyttöön koko organisaatioon.

Olemme tyytyväisiä ratkaisuun ja sen tuomiin hyötyihin. Arkistoitava materiaalimme on turvassa vaatimuksenmukaisesti ja digitaalisena, toimintamme on myös tehokkaampaa ja tietoturvallista ratkaisun avulla

Asiakastarina

Canon ja Istekki ratkaisivat sotealan arkistointihaasteen

Istekki toteutti Canon kanssa arkistointiprojektin, jolla haettiin ratkaisua hyvinvointialueiden dokumentaation arkistointiin. Arkistoratkaisun avulla eri järjestelmistä tuodut dokumentit ja data pystyttiin tallentamaan yhteen paikkaan, mikä helpottaa tietojen hallintaa ja säilytystä.

Videolla Istekin ratkaisuarkkitehti Jarno Paavola kertoo, miten järjestelmää kehitettiin ja miten yhteistyö Canonin kanssa mahdollisti keskitetyn ratkaisun, joka toimii monen asiakkaan tarpeisiin.

Canon Säilö 2024 versio sisältää SÄHKE2-vaatimusten säilytysjärjestelmää koskevien vaatimuksien v 2.0-2 (22.6.2022) mukaiset ominaisuudet. Versio 2024 on tuotettu ja sitä ylläpidetään SÄHKE2-sertifiointivaatimusten mukaisesti.

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Tutustu alla Canon dokumentinhallinnan ratkaisuihin

  • RATKAISU

    Dokumentinhallinta

    Tutustu Canonin tapaan hallinnoida koko dokumentin elinkaarta

  • RATKAISU

    Taloushallinnon arkisto

    Ratkaisumme taloushallinnan dokumenttien arkistointiin mahdollistaa tiedon automaattisen arkistoitumisen ja mielenrauhan.

  • ARTIKKELI

    Sopimushallinnan hyvät ja huonot käytännöt

    Tutustu asiantuntija-artikkeliimme sopimushallinnan käytännöistä ja parannusehdotuksista

  • RATKAISU

    Canon digitointipalvelu

    Paperisen arkiston digitointi on tärkeää tiedon hyödynnettävyyden kannalta, digitaalisessa muodossa tietoturvasta voidaan myös varmistua. Tutustu Canon digitointipalveluun ja sen hyötyihin

OTA YHTEYTTÄ 

Otamme mielellämme koppia arkistoinnin haasteistanne