Sopimusten elinkaaren varrelle kuuluu valmistelun lisäksi sopimuskauden aikaisia toimenpiteitä. Kun sopimuksia hallitaan tehokkaan sähköisen järjestelmän kautta, myös niiden hävittäminen saadaan automatisoitua. Sopimushallinnan järjestelmän avulla sopimuksia voi etsiä ja löytää niin kuvailutiedoilla kuin sisällönkin perusteella. Mobiilikäyttö mahdollistaa sopimusten käytön ja työnkulkuihin osallistumisen mistä päin maailmaa tai mihin tahansa vuorokauden aikaan.
Organisaation sopimukset ovat usein hajautettuna eri toimintoihin. Yhdessä sovittu toimintamalli ja sitä tukeva sähköinen järjestelmä on läpinäkyvyyden ja mielenrauhan kannalta tärkeää. Sopimushallinnan ratkaisumme avulla voit hallinnoida kaikkia sopimushallinnan prosesseja ja toimintamalleja, jolloin keskitetyn toimintamallin mukainen toimiminen toteutuu. Järjestelmä myös varmistaa, että tärkeät päivämäärät eivät unohdu.
Organisaation keskeiset sopimukset tuovat mukanaan velvoitteita ja riskejä, joihin liittyy usein myös sanktioita. Yleinen tietosuoja-asetus asettaa selkeitä vaatimuksia henkilötietoja sisältävien dokumenttien käsittelylle, ja lisäksi organisaatioilla on omia sisäisiä ja toimialakohtaisia velvoitteita sopimuksiin liittyen. Määrämuotoinen sopimustenhallintatyökalu varmistaa, että kaikki vaatimukset otetaan huomioon ja että toiminta pysyy täysin vaatimustenmukaisena.
Järjestelmä mahdollistaa automaattiset poistokäytännöt, mikä takaa myös tietosuoja-asetuksen noudattamisen.
Tietoturvan taso nousee merkittävästi, kun sähköisen järjestelmän avulla käyttöoikeuksia ja kirjausketjuja voidaan hallinnoida tehokkaasti. Lisäksi voit asettaa sopimusten toimenpiteille automaattisia muistutuksia. Tällöin myös liiketoimintariskit pysyvät hallinnassa ja varmistat, että tärkeät tehtävät eivät unohdu.
Sopimusosapuolet edustavat usein eri organisaatioita, ja siksi saumaton asiointikokemus on ensiarvoisen tärkeää. Moderni sopimushallinnan ratkaisu takaa käyttäjilleen miellyttävän käyttökokemuksen ja tarjoaa selkeän raportoinnin. Sähköisen järjestelmän avulla voit varmistua siitä, että käsittelet aina sopimuksen viimeisintä versiota, ja allekirjoitetut sopimukset tallentuvat helposti käytettävään arkistoon.
Ratkaisu tarjoaa mahdollisuuden MS Teams integraatioon, jolloin esimerkiksi sopimuksen hyväksyvä henkilö saa herätteen omaan viestivirtaansa.
Moderniin sopimushalllintaan sähköinen allekirjoitus kuuluu olennaisena osana. Ratkaisumme osaksi integroituu mutkattomasti useita eri allekirjoitusratkaisuita. Asiakaskokemus pysyy korkealla tasolla, kun voit huolehtia sopimuksen allekirjoittamisesta modernilla ja nykyaikaisella tavalla.
Halusimme ”old school” -tyylin sopimushallinnasta eroon ja toimintamalliin, jossa käyttökokemus on miellyttävä, prosessi on automaattinen sekä paikkariippumaton. Tietoturva paranee ja homma toimii vaatimustenmukaisesti. Canonin kanssa tekeminen oli rivakkaa ja olemme todella tyytyväisiä.
Tutustu alla Canon dokumentinhallinnan ratkaisuihin