Canonin toteuttaman tutkimuksen mukaan jopa kolmannes organisaatioista toimii vailla määrämuotoisia sopimushallinnan prosesseja. Suomalaisten organisaatioiden sopimushallinnan tilaa kartoittavaan tutkimukseen vastasi 150 vastaajaa teollisuuden, kaupan ja julkishallinnon toimialoilta. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että digitalisaatio on nopeuttanut sopimusdokumenttien hallintaa sähköisten työkalujen avulla. Samalla tutkimus paljasti, että noin viidennes organisaatioista on kohdannut liiketoimintariskejä koska sopimushallinnan prosessit eivät ole olleet kunnossa.
”Sopimusten hallinta on yksi yleinen dokumentinhallinnan järjestelmien käyttötarkoitus ja viimeisten vuosien aikana kysyntä sopimusten vaatimustenmukaiseen hallintaan on kasvanut. Tietosuoja-asetuksen mukaantulo on ilahduttavasti saanut yritykset kehittämään prosessejaan, mutta työtä on vielä paljon käyttötarkoitus ja viimeisten vuosien aikana kysyntä sopimusten vaatimustenmukaiseen hallintaan on kasvanut. Usein kokonaiskuvaa yrityksen kaikista sopimuksista on hankala muodostaa ja jokaisella osastolla on omansa. Tällöin on erittäin tehokasta, että niitä hallitaan saman järjestelmän kautta ja työnkulut voidaan rakentaa järjestelmään. Samalla varmistetaan, että toimitaan vaatimuksenmukaisesti ja riskit pysyvät hallinnassa”, kertoo liiketoimintajohtaja Pasi Korpela, Canon Oy.
Canonin tutkimuksen mukaan tehoton sopimushallinta on riski yritysten liiketoiminnalle
Tietosuoja-asetuksen mukaantulo on ilahduttavasti saanut yritykset kehittämään prosessejaan" kertoo Canonin liiketoimintajohtaja Pasi Korpela
Digitalisaatio on edistänyt sopimushallintaa
Canon Oy toteutti vuonna 2020 sopimushallinnan tutkimuksen viimeksi samalle kohderyhmälle. Yleisesti voidaan todeta, että digitalisaation loikka on heijastunut sopimusdokumenttien hallintaan. Toimialojen erot määrämuotoisten prosessien määrittelyssä ovat selvät ja sopimusdokumenttien hallinta on paremmalla tolalla sekä julkishallinnossa että kaupan aloilla. Vastaavasti teollisuuden vastaajat ovat edelleen kauimpana tavoitteestaan.
Sopimusten säilyttämisen osalta digitaaliset työtavat ovat vaikuttaneet positiivisesti. Paperilla sopimuksia säilytetään enää 26 %, vuonna 2020 yli puolet vastasivat sopimuksia säilytettävät paperilla. Tallennuspaikkojen hajanaisuudesta voidaan edelleen olla huolissaan esimerkiksi tietoturva ja GDPR näkökulmista katsottuna sillä 34 % organisaatioista kertoo, että sopimuksia säilytetään joko kahdessa tai useammassa paikassa.
Sopimusten haku ja tarkastelu on tärkeää mutta huonosti toimivaa
Tutkimuksessa sopimushallinnan prosessi jaettiin valmistelu-, sopimuskausi-, ja päättymisvaiheisiin. Tutkimme sitä mitkä vaiheiden sisällä olevista toiminteista olivat tärkeimpiä ja mitkä merkityksellisiä. Tärkein osa-alue sopimuskauden sisällä koettiin olevan sopimusten hyväksyntä ja allekirjoitusvaihe. Tämä nähtiin sekä toiminnaltaan että merkitykseltään suurimpana. Hieman yllättäen vaihe, joka liittyy sopimusten hakuun ja tarkasteluun koettiin huonoiten toimivana mutta erittäin tärkeänä. Dokumentinhallinnan järjestelmien keskeisenä etuna voidaan sanoa olevan tiedon hyvä löydettävyys ja haku useilla eri tavoilla, esimerkiksi metatietojen ja sisältöhaun perusteella. Myös sopimusten hakemiseen liittyvät haasteet nostettiin tutkimuksessa esiin ja 32 % vastaajista koki, että sopimuksiin palaaminen vie liikaa aikaa ja on hankalaa.
Tietosuoja-asetus sekä lukuisat toiminto- ja toimialakohtaiset regulaatiot ja säännöt määrittelevät dokumenttien hallinnan käytäntöjä monipuolisesti. Sopimushallinnassa sopimuskauden päättymisen tehtäviksi voidaan nostaa esimerkiksi automaattiset muistutukset sopimuskauden tai muun muutoksen koettaessa. Positiivista kehitystä on tapahtunut vaikka 40 % vastaajista sanoo, ettei saa automaattisia muistutuksia päättymisestä. Tietosuoja-asetuksen näkökulmasta esimerkiksi sopimusten automaattinen poistaminen määräajan umpeuduttua on keskeistä.
Tiedonhallinnan ratkaisut
Canonilla on yli 30 vuoden kokemus erilaisista tiedonhallinnan palveluista ja ratkaisuista. Ratkaisut auttavat yrityksiä tehostamaan tiedon hallintaa ja työnkulkuja koko organisaatiossa. Canonin tiedonhallinnan ratkaisut tarjoavat organisaatioille teknologiaa, palveluita ja konsulttiapua, joiden avulla organisaatiot voivat digitalisoida ja automatisoida liiketoimintaprosessinsa.
Canon palvelee useita eri toimialoja. Tämän ansiosta yrityksellä on riittävän laajaa ja syvällistä asiantuntemusta, jotta se voi tarjota luotettavia end-to-end-ratkaisuja moniin erilaisiin tiedonhallintatarpeisiin. Tällä hetkellä Canonilla on EMEA-alueella yli 300 tiedonhallinta-asiantuntijaa, jotka auttavat yli 2 000 eurooppalaista asiakasta.
Sopimushallinnan tila 2024-tutkimuksen raportti kokonaisuudessaan verkkosivullamme: https://canon.a.bigcontent.io/v1/static/sopimushallinnan-tila-2024-canon-2_10175f7693bd4cb38faae1b72bb89c38
Haluatko kuulla lisää uunituoreesta tutkimuksesta? Tervetuloa webinaariimme keskiviikkona 9.10. klo 9.00. Ilmoittauduthan ystävällisesti mukaan tästä linkistä, https://register.gotowebinar.com/register/8633811045503504217
Lisätietoja: Canon Oy, liiketoimintajohtaja Pasi Korpela, pasi.korpela@canon.fi, p. +358 105444498
* Taustatietoa toimittajille: Mikromedia Oy on toteuttanut kyselyn Canon Oy:n toimeksiannosta. Siihen osallistui 150 vastaajaa teollisuuden, kaupan ja julkishallinnon toimialoilta.