Tietosuojaseloste Canonin rekrytoinnille
Tämän selosteen tarkoituksena on informoida työnhakijoitamme siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan (jäljempänä myös ”rekrytointitiedot”) rekrytointiprosessin aikana. Suhtaudumme vakavasti siihen, että noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta samoin kuin muuta soveltuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietoja. Huolehdimme myös siitä, että käsittely on tietoturvallista ja että tietosuojakäytäntömme mahdollistavat täysimääräisen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen. Lue tämä seloste huolellisesti, ennen kuin annat henkilötietojasi Canonin verkkorekrytointijärjestelmään.
Tässä selosteessa ”Canon” ja ”me” tarkoittaa Canon Oy:tä ja kaikkia sen kulloinkin olemassa olevia konserniyhtiöitä.
Canon Oy
Y-tunnus: 0114931-7
Canon Europe Ltd,
3 The Square, Stockley Park,
Uxbridge,
United Kingdom
UB11 1ET.
DataProtectionOfficer@canon-europe.com
MITÄ REKRYTOINTITIETOJA KERÄÄMME?
Hakemastasi roolista ja rekrytointiprosessin vaiheesta riippuen voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi:
- Perustietosi: Nimi, yhteystiedot, sukupuoli, syntymäaika, kielitaito, valokuva, henkilötunnus
- Hakemus- ja soveltuvuustiedot: Näiden tietojen perusteella saamme tietää yleisesti sinusta ja voimme muodostaa kuvan kyvyistäsi ja sopivuudestasi tiettyihin työtehtäviin. Näitä tietoja ovat hakemuskirjeessäsi ja CV:ssäsi antamasi tiedot (esim. ammatillinen pätevyys, aiempi työkokemus, koulutus ja suorittamasi tutkinnot, tiedot ja taidot, kiinnostuksen kohteet ja kokemukset, palkkatoiveesi), sosiaalisen median tiliesi tai henkilökohtaisten verkkosivujen tai tilien tiedot (esim. LinkedIn tai Twitter), tieto siitä, mistä kuulit paikasta sekä muut tiedot, joita saatat haluta antaa osana hakemustasi.
- Hakemaasi positiota koskevat tiedot: tehtävän nimi, rooli, palkkahaitari ja aloituspäivä
- Rekrytointiprosessin yhteydessä saadut tiedot: Nämä tiedot kerätään rekrytointiprosessin yhteydessä. Tällaisia tietoja ovat esim. työhaastatteluissa antamasi tiedot sekä suosittelijoiltasi saadut tiedot
- Taustatarkastuksista saadut tiedot: Canon voi teettää taustatarkastuksia ja soveltuvuusarviointeja (”työsuhdetta edeltävät tarkastukset”) kolmansilla osapuolilla ja säilyttää niistä tietoja rekrytointiprosessin aikana. Rikostuomioihin tai terveydellisiin tietoihin liittyviä henkilötietoja kerätään vain, jos sovellettava laki sen sallii.
- Tiedot tulevia työmahdollisuuksia varten: Nämä tiedot kerätään, jotta voimme halutessasi kertoa sinulle tulevista työmahdollisuuksista Canonilla. Tietoihin sisältyvät nimesi, sähköpostiosoitteesi, LinkedIn-profiilisi, sijaintisi, erikoisalasi sekä tehtävä, josta olet kiinnostunut. Voit kieltää tietojesi lisäämisen tähän tietokantaan hakemusprosessisi aikana, jos haluat.
- Rekrytointijärjestelmän käyttöön liittyvät tiedot: järjestelmän käyttäjätunnus ja salasana sekä esimerkiksi IP-osoitteesi. Näitä tietoja voidaan kerätä evästeillä ja vastaavalla tekniikalla.
Jos aiot antaa meille tietoja suosittelijasta tai muusta kolmannesta osapuolesta osana CV:täsi, sinun velvollisuutesi on varmistaa, että kolmas osapuoli on antanut suostumuksensa tietojen jakamiseen.
MISTÄ SAAMME REKRYTOINTITIETOSI?
Saamme tiedot pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.
Jättämällä työhakemuksesi yhteydessä linkin ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemaasi profiiliin (esim. LinkedIn) annat luvan kerätä tietoja tällaisesta profiilistasi siinä laajuudessa, kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy soveltuvuutesi arviointiin huomioiden haettava tehtävä.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta. Tällainen tietojen kerääminen suoritetaan vain lain sallimissa rajoissa ja lähtökohtaisesti siihen pyydetään aina suostumustasi.
MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME REKRYTOINTITIETOJASI?
Käsittelemme rekrytointitietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- hakemuksesi käsittely ja arviointi
- soveltuvuutesi, ammattipätevyytesi ja kelpoisuutesi arviointi, suositustesi tarkistaminen ja rekrytointivalinnat
- haastattelujen ja testien järjestäminen ja suorittaminen sekä niiden tulosten arviointi
- rekrytointiprosessin hallinnointi ja tilanteen seuranta
- avoimien työpaikkojen ja sopivien hakijoiden yhdistäminen
- sopivien potentiaalisten työnhakijoiden hakeminen ja kontaktointi (headhunting)
- työympäristön turvallisuudesta huolehtiminen muun muassa sen varmistamiseksi, että tilamme, omaisuutemme, järjestelmämme, tietomme, työntekijämme ja muu henkilöstömme ovat turvassa
Emme käytä automaattista päätöksentekoa emmekä suorita tietosuoja-asetuksessa tarkoitettua profilointia rekrytointiprosessimme yhteydessä.
Voimme käyttää rekrytointitietoja myös noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteita, terveys- ja turvallisuusvaatimuksia sekä muiden lakisääteisiä tai verotuksellisia velvoitteita. Tietoja voidaan käyttää myös oikeudenkäynneissä tai sisäisen tutkinnan tai auditoinnin yhteydessä sekä varmistaaksemme käytäntöjemme noudattamisen rahanpesun, lahjonnan ja korruption vastaisissa asioissa sekä yhtäläisten mahdollisuuksien valvonnassa.
Kun tarkistamme meille annettuja rekrytointitietoja rekrytointiprosessin aikana osana työsuhdetta edeltäviä tarkastuksia, sinulle kerrotaan etukäteen, mitä rekrytointitiedoistasi tarkistetaan ja miten työsuhdetta edeltävä tarkistus tehdään. Tietoja rikostuomioista (jos kerätään) tai lääketieteellisiä tiedoista kerätään vain virallisesti valtuutettujen lähteiden kautta ja sovellettavan lain mukaisesti.
KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE Käsittelemme rekrytointitietojasi vain silloin, kun meillä on siihen oikeusperuste.
Yleisesti ottaen käsittelemme tietojasi perustuen oikeutettuun etuumme arvioida työnhakijoita ja valita tehtävään sopivin henkilö.
Voimme tietyissä tilanteissa käsitellä henkilötietojasi myös suostumuksesi perusteella (esim. henkilötietojesi käsittely soveltuvuuskokeissa sekä tietojesi säilyttäminen mahdollisia muita avautuvia positioita varten).
Jos sinut valitaan hakemaasi tehtävään, voimme lisäksi käsitellä tietojasi työsopimuksesi tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Voimme käsitellä rekrytointitietojasi myös noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksiamme.
KENEN KANSSA REKRYTOINTITIETOSI JAETAAN?
(a) Canonin sisällä
Rekrytointitietojasi voidaan jakaa Canon-konsernin sisällä. Annamme pääsyn rekrytointitietoihin vain sellaisille konsernimme yrityksissä työskenteleville henkilöille, jotka tarvitsevat näitä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Esimerkiksi tietyt Canonin työntekijät pääsevät käsiksi rekrytointitietoihisi voidakseen käsitellä hakemuksesi ja hallita rekrytointiprosessia (tähän voivat sisältyä rekrytointitiimimme jäsenet sekä henkilöt, joille raportoit, jos hakemuksesi hyväksytään).
(b) Canonin ulkopuolelle
Canon tekee yhteistyötä meille palveluja tarjoavien kolmansien osapuolien kanssa. Tällaiset kolmannet osapuolet toimivat yleensä Canonin henkilötietojen käsittelijöinä ja käsittelevät henkilötietoja Canonin puolesta ja lukuun (esim. IT-toimittajat ja rekrytointikumppanit). Joissakin tapauksessa kumppanimme saattavat kuitenkin toimia myös itsenäisinä rekisterinpitäjinä (esim. headhunterit) – tällaiset kumppanimme informoivat sinua henkilötietojesi käsittelystä erikseen.
Voimme lisäksi luovuttaa rekrytointitietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:
- lain edellyttäessä henkilötietojen luovutusta esim. viranomaisille
- vastataksemme poliisin tai muiden lainvalvontaviranomaisten pyyntöön (mukaan lukien maat, joissa Canon tai sen alihankkijat ja edustajat toimivat, sekä maat, joihin henkilötietosi on siirretty tämän selosteen mukaisesti)
- oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- liittyen liiketoimen myyntiin, ostoon tai fuusioon.
Canon on maailmanlaajuinen organisaatio, jonka tytäryhtiöt, liiketoimintaprosessit, hallintorakenteet ja tekniset järjestelmät ylittävät kansalliset rajat. Siksi Canon voi käyttää resursseja ja palvelimia, jotka sijaitsevat useissa maissa niin Euroopan talousalueella (ETA) kuin sen ulkopuolella. Henkilötietojasi voidaan tämän vuoksi käsitellä ETA:n ulkopuolisissa maissa.
Jos siirrämme rekrytointitietojasi ETA-maiden ulkopuolelle, toteutamme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämät toimet varmistaaksemme henkilötietojen asianmukaisen suojan tason. Voit pyytää meiltä kopiota suojatoimista, jotka olemme toteuttaneet rekrytointitietojesi ja tietosuojasi suojelemiseksi näissä olosuhteissa.
KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME REKRYTOINTITIETOJASI?
Säilytämme rekrytointitietoja sisäisten säilytyskäytäntöjemme ja menetelmiemme mukaisesti. Canon säilyttää henkilötietojasi 12 kuukautta lähetyspäivästä tai tietojesi viimeisestä päivityksestä. Jos kuitenkin päätät, että et halua enää meidän ottavan sinua huomioon rekrytoinneissa tuona aikana, voit ilmoittaa siitä hakemusprosessin aikana. Silloin poistamme tietosi tämän ensimmäisen hakuprosessin päätyttyä.
Muussa tapauksessa henkilötietosi anonymisoidaan 12 kuukauden kuluttua lähetyksestä tai profiilisi viimeisestä päivityksestä, eikä niitä voi sen jälkeen enää tarkastella tai jäljittää. Ennen anonymisointia Canon voi lähettää sinulle muistutuksen, jossa saat mahdollisuuden pitää tietosi hakijatietokannassamme. Jos haluat pitää henkilötietosi hakijatietokannassamme edellä mainitun kauden jälkeen, voit vastata muistutukseen, jolloin Canon voi säilyttää tietojasi vielä seuraavan 12 kuukauden ajan.
Jos sinut valitaan Canonin rekrytointiprosessissa ja sinusta tulee työntekijä, rekrytointiprosessissa antamasi henkilötietosi voidaan lisätä työntekijätietoihisi, niitä voidaan käyttää muihin työsuhteeseen ja työhön liittyviin tarkoituksiin ja Canon voi säilyttää ne hakijatietokannassaan mahdollisia tulevia työtehtäviä varten. Henkilötietoihisi saattaa työsuhteen aikana kohdistua muita Canonin työntekijöihin liittyviä tietosuojakäytäntöjä. Lisätietoja Canonin työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä saat Canonin työntekijöiden tietosuojaselosteesta.
MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOSI?
Canon toteuttaa tarvittavat tekniset, organisatoriset ja juridiset toimenpiteet turvatakseen henkilötietosi
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Olemme allekirjoittaneet järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltäviä henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään lukituissa säilytystiloissa.
OIKEUTESI HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELYYN LIITTYEN
Työnhakijana sinulla on seuraavat henkilötietojasi koskevat oikeudet:
Säilytämme rekrytointitietoja sisäisten säilytyskäytäntöjemme ja menetelmiemme mukaisesti. Canon säilyttää henkilötietojasi 12 kuukautta lähetyspäivästä tai tietojesi viimeisestä päivityksestä. Jos kuitenkin päätät, että et halua enää meidän ottavan sinua huomioon rekrytoinneissa tuona aikana, voit ilmoittaa siitä hakemusprosessin aikana. Silloin poistamme tietosi tämän ensimmäisen hakuprosessin päätyttyä.
Muussa tapauksessa henkilötietosi anonymisoidaan 12 kuukauden kuluttua lähetyksestä tai profiilisi viimeisestä päivityksestä, eikä niitä voi sen jälkeen enää tarkastella tai jäljittää. Ennen anonymisointia Canon voi lähettää sinulle muistutuksen, jossa saat mahdollisuuden pitää tietosi hakijatietokannassamme. Jos haluat pitää henkilötietosi hakijatietokannassamme edellä mainitun kauden jälkeen, voit vastata muistutukseen, jolloin Canon voi säilyttää tietojasi vielä seuraavan 12 kuukauden ajan.
Jos sinut valitaan Canonin rekrytointiprosessissa ja sinusta tulee työntekijä, rekrytointiprosessissa antamasi henkilötietosi voidaan lisätä työntekijätietoihisi, niitä voidaan käyttää muihin työsuhteeseen ja työhön liittyviin tarkoituksiin ja Canon voi säilyttää ne hakijatietokannassaan mahdollisia tulevia työtehtäviä varten. Henkilötietoihisi saattaa työsuhteen aikana kohdistua muita Canonin työntekijöihin liittyviä tietosuojakäytäntöjä. Lisätietoja Canonin työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä saat Canonin työntekijöiden tietosuojaselosteesta.
MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOSI?
Canon toteuttaa tarvittavat tekniset, organisatoriset ja juridiset toimenpiteet turvatakseen henkilötietosi
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Olemme allekirjoittaneet järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltäviä henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään lukituissa säilytystiloissa.
OIKEUTESI HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELYYN LIITTYEN
Työnhakijana sinulla on seuraavat henkilötietojasi koskevat oikeudet:
|
Oikeus |
Missä tilanteissa |
|
Tarkastaa itsestäsi tallennetut tiedot |
Aina |
|
Vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista |
Aina |
|
Vaatia tietojen poistamista |
Kun työnhakija on peruuttanut suostumuksensa tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
|
Peruuttaa suostumus |
Kun käsittely perustuu suostumukseen |
|
Vastustaa tietojen käsittelyä |
Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja kyseessä on erityinen henkilökohtainen tilanne tai jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten |
|
Pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (esim. siksi ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua) |
Jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
|
Siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään |
Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, käsittelyä suoritetaan automaattisesti ja siirto on teknisesti mahdollinen ja jos tieto koskee työnhakijan itse toimittamiaan tietoja |
Jos sinulla herää kysymyksiä tähän selosteeseen liittyen, voit saada lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi olemalla yhteydessä privacy.office@canon-europe.com.
Edellä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt, kiellot ja peruutukset voidaan tehdä toimittamalla ne privacy.office@canon-europe.com. Pyynnön tulee sisältää nimesi, henkilötunnuksesi ja yhteystietosi. Tietosuojan varmistamiseksi sinun on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytesi. Vastaamme esittämiisi tietosuojaoikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja tiedusteluihin kuukauden sisällä.
Edellä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on aina oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa tämä viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
TÄMÄN SELOSTEEN PÄIVITYKSET
Saatamme ajoittain päivittää tätä selostetta. Mahdollisista selosteen päivityksistä ilmoitetaan tällä verkkosivustolla. Selosteen lopusta näet, milloin tätä selostetta on päivitetty viimeksi.
Tätä selostetta päivitettiin viimeksi 7.1.2025.
