Tietosuojaseloste Canonin rekrytoinnille

Tämä seloste kuuluu Canonin ulkoisesti tarjoamaan verkkorekrytointijärjestelmään, jota käytetään rekrytointitarkoituksiin. Selosteessa kerrotaan työnhakijoillemme (”sinä” eri muodoissaan) yleisiä tietoja siitä, miten Canon käsittelee henkilötietoja, sekä määritetään tietosuojalain sinulle tarjoamat oikeudet. Tässä selosteessa viitataan tällaisiin tietoihin ”rekrytointitietoina”. Lue tämä seloste huolellisesti, ennen kuin annat henkilötietojasi Canonin verkkorekrytointijärjestelmään.

”Canonilla” tarkoitetaan Canon Europa N.V:tä ja kaikkia sen kulloinkin olemassa olevia tytäryhtiöitä ja sivukonttoreita. Canoniin viitataan tässä selosteessa myös sanalla ”me” eri muodoissaan.

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme rekrytointitietoja hallitaksemme hankinta- ja rekrytointitoimiamme sekä organisaation suunnittelun tarkoituksiin. Näin ollen saatamme kerätä sinulta seuraavia tietoja:

• Hakemustiedot: Näiden tietojen perusteella saamme tietää yleisesti sinusta ja voimme muodostaa kuvan kyvyistäsi ja sopivuudestasi tiettyihin työtehtäviin. Tällaisia tietoja voivat olla nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, muut yhteystietosi sekä haluamasi yhteydenottotavat. Näitä tietoja voivat olla myös hakemuskirjeessäsi ja CV:ssäsi antamasi tiedot (esim. ammatillinen pätevyys, aiempi työkokemus, koulutus, tiedot ja taidot, nykyinen peruspalkka, lisäbonukset ja/tai komissio ja omat kiinnostuksen kohteet ja kokemukset), sosiaalisen median tiliesi tai henkilökohtaisten verkkosivujen tai tilien tiedot (esim. LinkedIn tai Twitter), tieto siitä, mistä kuulit paikasta ja millaisten työtehtävien ja projektien parissa olet toiminut, sekä muut tiedot, joita saatat haluta antaa osana hakemustasi.
• Tiedot rekrytointiprosessista: Nämä tiedot kerätään rekrytointiprosessisi tuloksena, kuten arviointikeskuksissa tai haastattelussa käyntien yhteydessä sekä suosittelijoiden antamista tiedoista.
• Tiedot tulevista työmahdollisuuksista: Nämä tiedot kerätään, jotta voimme kertoa sinulle tulevista työmahdollisuuksista Canonilla. Tietoihin sisältyvät nimesi, sähköpostiosoitteesi, LinkedIn-profiilisi, sijaintisi, erikoisalasi sekä tehtävä, josta olet kiinnostunut. Voit kieltää tietojesi lisäämisen tähän tietokantaan hakemusprosessisi aikana, jos haluat.
• Käyttäjätunnus ja salasana sekä muut vastaavat tiedot, jotka liittyvät sinun todentamiseesi.
• Canonin verkkorekrytointijärjestelmän sivustotiedot: Nämä tiedot liittyvät verkkoportaalimme käyttöön, ja niihin kuuluu esimerkiksi IP-osoitteesi. Näitä tietoja voidaan kerätä evästeillä ja vastaavalla tekniikalla. Lisätietoja evästeiden ja vastaavan tekniikan käytöstämme on Evästekäytännöissämme.

Canon voi myös tehdä taustatarkastuksia ja arviointeja kolmansilta osapuolilta ja säilyttää niistä tietoja rekrytointiprosessin aikana (”työsuhdetta edeltävät tarkastukset”). Rikostuomioihin tai terveydellisiin tietoihin liittyviä henkilötietoja kerätään vain, jos sovellettava laki sen sallii.

Jos aiot antaa meille tietoja suosittelijasta tai muusta kolmannesta osapuolesta osana CV:täsi, sinun velvollisuutesi on varmistaa, että kolmas osapuoli on antanut suostumuksensa tietojen jakamiseen. Jos lähetät tällaiset tiedot, Canon olettaa sinun tehneen niin.

Ilmoitamme, ovatko pyytämämme tiedot pakollisia vai vapaaehtoisia. Kerromme myös, mitä seuraamuksia on odotettavissa, ellet anna pakollisiksi määrittämiämme tietoja. Joissakin olosuhteissa seurauksena saattaa olla, että emme pysty käsittelemään hakemustasi.

Henkilötietojen käyttö

Käytämme näitä tietoja hakijoiden arviointiin ja valintaan. Tyypillisiä käyttöesimerkkejä:

• hakemuksesi tukeminen ja käsittely, jotta voimme esimerkiksi arvioida, täytätkö vaatimukset, valita parhaiten sopivat ehdokkaat ja tarkistaa hakijoiden antamat suositukset ja ammattipätevyydet
• haastattelujen ja testien järjestäminen ja suorittaminen
• työpaikkojemme turvallisuuden hallitseminen muun muassa sen varmistamiseksi, että tilamme, omaisuutemme, tietomme, työntekijämme ja muu henkilöstömme ovat turvassa
• haastattelujen ja testien tulosten arviointi sekä
• mikäli muutoin on tarpeen rekrytointiprosessin aikana, lopullinen rekrytointivalinta mukaan lukien.

Voimme käyttää rekrytointitietoja myös noudattaaksemme lakien ja säädösten, terveys- ja turvallisuusvaatimusten sekä muiden lakisääteisten tai verotuksellisten velvoitteiden vaatimuksia. Tietoja voidaan käyttää myös oikeudenkäynneissä tai sisäisen tutkinnan tai auditoinnin yhteydessä sekä varmistaaksemme käytäntöjemme noudattamisen rahanpesun, lahjonnan ja korruption vastaisissa asioissa sekä yhtäläisten mahdollisuuksien valvonnassa.

Kun tarkistamme meille annettuja rekrytointitietoja rekrytointiprosessin aikana osana työsuhdetta edeltäviä tarkastuksia, sinulle kerrotaan etukäteen, mitä rekrytointitiedoistasi tarkistetaan ja miten työsuhdetta edeltävä tarkistus tehdään. Tietoja rikostuomioista (jos kerätään) tai lääketieteellisiä tiedoista kerätään vain virallisesti valtuutettujen lähteiden kautta ja sovellettavan lain mukaisesti.

Käsittelemme rekrytointitietojasi vain silloin, kun meillä on siihen oikeusperuste. Yleisesti ottaen käsittelemme tietoja, jotta voimme päättää työsopimuksen solmimisesta kanssasi. Muina aikoina käsittelemme rekrytointitietojasi, koska olet antanut siihen suostumuksesi. Siinä tilanteessa voit perua suostumuksesi milloin tahansa.

Voimme käsitellä rekrytointitietojasi myös noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksiamme tai siksi, että se on oikeutetun liiketoimintaetumme mukaista (jos se on esimerkiksi tarpeen voidaksemme ymmärtää hakijoitamme riittävän tarkasti rekrytointiprosessin tehokkuuden kannalta).

Henkilötietojen luovuttaminen

(a) Canonin sisällä

Rekrytointitietoihin on pääsy vain niillä konsernimme yrityksissä työskentelevillä henkilöillä, jotka tarvitsevat näitä tietoja. Esimerkiksi tietyt Canonin henkilöt pääsevät käsiksi rekrytointitietoihisi voidakseen käsitellä hakemuksesi ja hallita rekrytointiprosessia (tähän voivat sisältyä rekrytointitiimimme jäsenet sekä henkilöt, joille raportoit, jos hakemuksesi hyväksytään).

(b) Canonin ulkopuolelle

Canon tekee yhteistyötä meille palveluja tarjoavien kolmansien osapuolien kanssa. Saatamme esimerkiksi jakaa rekrytointitietosi tällaisten palveluntarjoajien kanssa verkkorekrytointialustamme hoitamiseksi sekä seuloaksemme ja tarkistaaksemme hakemuksesi ja meille antamasi tiedot. Tähän sisältyy tutkintotodistusten ja ammatillisen pätevyyden tarkistaminen. Yleensä luovutamme rekrytointitietojasi toimittajillemme ja muille kolmansille osapuolille vain seuraavissa olosuhteissa:

• lain edellyttäessä
• vastataksemme poliisin tai muiden lainvalvontaviranomaisten pyyntöön (mukaan lukien maat, joissa Canon tai sen alihankkijat ja edustajat toimivat, sekä maat, joihin henkilötietosi on siirretty tämän selosteen mukaisesti), ja/tai
• saadaksemme lakiopillisia neuvoja ulkoisilta lakimiehiltä tai kolmannen osapuolen kanssa käytävään oikeudenkäyntiin liittyen.

Canon toteuttaa tarvittavat tekniset, organisatoriset ja juridiset toimenpiteet turvatakseen henkilötietosi.

Henkilötietojesi tallentaminen

Canon on maailmanlaajuinen organisaatio, jonka tytäryhtiöt, liiketoimintaprosessit, hallintorakenteet ja tekniset järjestelmät ylittävät kansalliset rajat. Siksi Canon voi käyttää resursseja ja palvelimia, jotka sijaitsevat useissa maissa EMEA-alueella. Vastaavasti henkilötietosi voidaan siirtää ja niitä voidaan käsitellä sen maan ulkopuolella, jossa käytät Canonin verkkosivustoa tai muutoin annat Canonille henkilötietojasi. Tähän sisältyy Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisia maita, joiden lait eivät edellytä erityistä henkilötietojen suojelua.

Jos siirrämme rekrytointietojasi ETA-maiden tai Ison-Britannian ulkopuolelle, toteutamme lakien edellyttämät toimet varmistaaksemme riittävien suojatoimien noudattamisen henkilötietojesi suojelemiseksi ja varmistaaksemme, että niitä käsitellään turvallisesti ja tämän selosteen mukaisesti. Jos sijaitset ETA-maassa tai Isossa-Britanniassa, voit pyytää meiltä kopiota suojatoimista, jotka olemme toteuttaneet rekrytointitietojesi ja tietosuojasi suojelemiseksi näissä olosuhteissa.

Henkilötietojesi säilyttäminen

Säilytämme rekrytointitietoja sisäisten säilytyskäytäntöjemme ja menetelmiemme mukaisesti. Canon säilyttää henkilötietojasi 12 kuukautta lähetyspäivästä tai tietojesi/tilitietojesi viimeisestä päivityksestä. Jos kuitenkin päätät, että et halua enää meidän ottavan sinua huomioon rekrytoinnissa myöhemmin, voit valita tämän vaihtoehdon hakemusprosessin aikana. Silloin poistamme tietosi prosessin päätyttyä. Henkilötietosi anonymisoidaan 12 kuukauden kuluttua lähetyksestä tai profiilisi viimeisestä päivityksestä, eikä niitä voi sen jälkeen enää tarkastella tai jäljittää. Ennen anonymisointiprosessia Canon voi lähettää sinulle muistutuksen, jossa saat mahdollisuuden pitää tietosi hakijatietokannassamme. Jos haluat pitää henkilötietosi hakijatietokannassamme edellä mainitun kauden jälkeen, voit vastata muistutukseen, jolloin Canon voi säilyttää tietojasi vielä 12 kuukauden kauden.

Jos sinut valitaan Canonin rekrytointiprosessissa ja sinusta tulee työntekijä, henkilötietosi voidaan lisätä työntekijätietoihisi, niitä voidaan käyttää muihin työsuhteeseen/työhön liittyviin tarkoituksiin ja Canon voi säilyttää ne hakijatietokannassaan mahdollisia tulevia työtehtäviä varten. Henkilötietoihisi saattaa myös kohdistua muita Canonin työntekijöihin liittyviä tietosuojakäytäntöjä.

Oikeutesi

Yksityishenkilönä, jonka henkilötietoja Canon käsittelee, sinulla voi olla oikeus pyytää pääsyä hallussamme oleviin rekrytointitietoihisi tai pyytää niiden oikaisemista tai poistoa. Sinulla voi myös olla oikeus vastustaa tai rajoittaa rekrytointitietojesi tietynlaista käsittelyä ja pyytää koneellisesti luettavissa olevaa kopiota meille antamistasi rekrytointitiedoista.

Jos huomaat hakemuksessasi virheen, jonka haluat korjata, päivitä tiedot verkkojärjestelmäämme tai ota meihin yhteyttä jäljempänä annettuihin yhteystietoihin.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyden seuraavassa osiossa annettuihin yhteystietoihin. Arvioimme tapauskohtaisesti pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen. Joissakin olosuhteissa emme ole velvollisia noudattamaan pyyntöäsi lakien tai sovellettavan tietosuojalainsäädännön vapautusten nojalla.

Jos jokin arveluttaa sinua rekrytointitietojesi käsittelyssä, ota ensisijaisesti yhteyttä meihin. Jos olet vieläkin tyytymätön, sinulla on oikeus valittaa tietosuojaviranomaisellesi.

Voimme poistaa henkilötietosi milloin tahansa (CV:si mukaan lukien) ilman erillistä ilmoitusta. Säilytä siksi oma kopio meille antamistasi henkilötiedoista.

Yhteyden ottaminen meihin

Canon on sitoutunut henkilötietojesi suojeluun asianmukaisten tietosuoja- ja yksityisyyslakien mukaisesti. Voit ottaa yhteyttä Canonin tietosuojavastaavaan osoitteeseen DataProtectionOfficer@canon-europe.com tähän selosteeseen liittyvissä asioissa. Voit myös ottaa yhteyttä Canon Europe Ltd:hen seuraavaan osoitteeseen:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
United Kingdom
United Kingdom UB11 1AF.

Tämän selosteen päivitykset

Saatamme ajoittain muuttaa tätä selostetta lakien, lakisääteisten ohjeiden tai tietosuojakäytäntöjemme muutosten vuoksi lakeja noudattaaksemme. Jos näin tapahtuu ja jos laki niin edellyttää, toimitamme sinulle uuden tai päivitetyn selosteen, jossa kerrotaan, miten rekrytointitietojesi käyttö muuttuu sekä mitä toimenpiteitä sinulta mahdollisesti odotetaan.

Tätä selostetta päivitettiin viimeksi 26.4.2018.