Vaisalan ja Canonin yhteistyö alkoi jo 90-luvulla ja hiljalleen tulostuksen- ja dokumentinhallinnan ratkaisuja on kehitetty tarpeiden muuttuessa. Tällä hetkellä Canonin turvatulostusratkaisut ovat käytössä Suomen lisäksi ympäri maailmaa ja IT Service Delivery -tiimin vetäjän, Tomi Kallion, mukaan yksi yhteinen tulostusympäristö ja sen hallintapalvelu helpottavat työnkulkuja ja ihmisten arkea merkittävästi.

– Canonin ratkaisun globaali käyttöönotto on poistanut toimistoista turhia printtereitä sekä kaikin puolin haasteellisia tulostuskäytäntöjä. Yhteinen ratkaisu helpottaa myös paljon matkustavien asiantuntijoidemme elämää, kun tulostaminen toimii samalla tavalla esimerkiksi Australian, Ranskan tai Yhdysvaltojen konttorilla. Näin aikaa ei mene aina uuden laitteen tai järjestelmän opetteluun ja lisäksi yhteistyö Canonin proaktiivisen tiimin kanssa toimii hienosti. Missä ikinä tarvitaankaan tukea tai optimointia, apua saadaan nopeasti.

Tulostusratkaisuiden lisäksi Vaisalassa on käytössä Canonin tiedon haltuunoton ratkaisu, jonka myötä huoltoliiketoiminnan työnkulut on saatu viritettyä uudelle tasolle. Helsingin huoltopisteen Service Center Manager Klaus Ahlfors näkee, että ero aikaisempaan tiedon käsittelyyn, tallentamiseen ja jakamiseen on iso.

– Ennen kaikki huoltoon, kalibrointiin ja sertifiointiin liittyvää dokumentaatiota hallittiin perinteisen ja digitaalisen mallin sekoituksella. Asiakkaalle lähteviä dokumentteja oli aika monessa paikassa ja käytännössä arkisto oli niin sanottu pahvilaatikkomalli. Huoltoraportit ja sertifikaatit lähetettiin asiakkaalle paperiversioina ja jos asiakas sattui hävittämään paperit, niin sitten niitä kyseltiin ja etsittiin meiltä. Kun esimerkiksi sertifikaatti lopulta löytyi, jouduimme sen aina uudelleen generoimaan, printtaamaan, allekirjoittamaan, skannaamaan ja lähettämään asiakkaalle sähköisessä muodossa. Eli aikaa paloi aivan turhaan ja se oli pois ydintoiminnasta.

Canonin tiedon haltuunoton IRIS-ratkaisulla Vaisala pystyi järkeistämään huollon dokumentaatioprosessia ja käyttöön saatiin uusi toimintamalli.

– Halusimme tallentaa kaikki huollossa syntyvät tärkeät dokumentit yhdellä kertaa ja päädyimme ratkaisuun, jossa asiakkaalle lähtevät asiakirjat ja todistukset skannataan ennen niiden toimitusta huollosta lähettämöön. Skannausvaiheessa ratkaisu erottelee dokumenttimassasta asiakkaalle lähtevät dokumentit ja pakkaan ne omaksi tiedostokseen, joka lähtee suoraan asiakkaan sähköpostiin. Lisäksi koko dokumenttipaketti numeroidaan huoltonumerolla, joten asiakkaan kaikki tiedot ovat turvassa ja helposti löydettävissä.

Vaisala tunnetaan korkean teknologian osaamisesta ja yrityksen valmistamia antureita löytyy tällä hetkellä myös Mars-mönkijästä. Ahlforsin mukaan kyseisen kaltaiset ratkaisut asettavat hyvän tavoitteen myös päivittäisen huollon toimivuudelle ja laadulle.

– Me pyrimme varmistamaan huoltokeskuksen kilpailukyvyn kansainvälisillä markkinoilla hakemalla uusia innovaatioita yhteistyökumppaneiden, kuten Canonin kanssa. Euroopassa olemme mukana Aalto yliopiston kautta globaalissa projektissa, jossa pyritään luomaan standardi digitaaliselle sertifikaatille. Suomessa taas olemme huomanneet, että laadukkaasti haltuun otettu ja helposti hyödynnettävä tieto antaa mahdollisuuden kehittää meidän ja asiakkaiden välistä yhteistyötä vieläkin pidemmälle.